Automatyzacja wzbudza emocje
Automatyzacja to zdecydowanie temat, który wzbudza emocje i to nie tylko w kontekście HR. Jednak gdy mowa właśnie o obszarze Human Resources, zasadne staje się pytanie o to na ile warto automatyzować procesy, w obszarze gdzie w centrum naszego zainteresowania powinien być przede wszystkim człowiek.
Naturalne jest bowiem, że ludzie mogą się obawiać automatyzacji, gdyż może się ona kojarzyć z takim “odczłowieczeniem” pewnych obszarów. Skoro bowiem pewne zadania zostaną powierzone różnego rodzaju automatom, to nie będzie tam miejsca na empatię i spojrzenia na ludzkie potrzeby.
Czy te obawy są słuszne? Wiele obaw wynika z tego, że automatyzacja nadal nie jest czymś w pełni zrozumiałym i poznanym a strach przed nieznanym jest czymś naturalnym. Faktem jest również, że źle wdrażana automatyzacja może przynieść więcej szkody niż pożytku.
Dlatego właśnie tak ważne jest, aby o automatyzacji dyskutować i lepiej ją poznawać zarówno z perspektywy zalet, jak i potencjalnych wad oraz wyzwań, jakie mogą stanąć nam na drodze przy jej wdrażaniu. Idealną okazją do takiej rozmowy i skonfrontowania swoich przekonań na temat automatyzacji z innymi był właśnie panel dyskusyjny podczas ROCday Warszawa.
W automatyzacji potrzebny jest balans
Już na samym początku wyraźnie wybrzmiało to, że kluczowy w tym wszystkim jest odpowiedni balans. Tak się bowiem składa, że myśląc o automatyzacji, zdarza nam się myśleć o skrajnościach i rozpatrywać to w kategoriach: automatyzujemy HR lub nie automatyzujemy, a temat ten jest znacznie bardziej złożony.
Pojawia się zatem pytanie: “jak daleko możemy pójść w automatyzacji?”. Warto się naprawdę dobrze nad tym zastanowić bowiem łatwo się “zachłysnąć” takim trendem jak automatyzacja i zacząć bezkrytycznie ją wdrażać gdzie tylko się da. z góry zakładając, że skoro automatyzujemy, to musi to przynieść przecież realne oszczędności choćby czasu, a jak wiemy czas to pieniądz.
Czy dane zadanie trzeba automatyzować?
Myślenie o automatyzacji powinniśmy zatem zacząć od wyodrębnienia sobie konkretnych zadań i procesów, które są elementem pracy w rekrutacji czy szeroko rozumianym HR. Przy każdym z takich zadań warto zatrzymać się na chwilę i przemyśleć na spokojnie czy naprawdę dane zadanie trzeba automatyzować.
Musimy być bowiem świadomi tego, że nadmiar narzędzi, które mogą być potrzebne do automatyzacji konkretnego zadania czy procesu generuje dodatkowe obowiązki. Obowiązki te związane choćby z ich odpowiednią konfiguracją, a to finalnie zabiera nasz cenny czas, który chcemy przecież oszczędzać dzięki automatyzacji.
Co i jak automatyzować?
Są określone typy zadań, które gdy mowa o automatyzacji powinniśmy brać pod lupę w pierwszej kolejności. Mowa tutaj o zadaniach powtarzalnych a przykładem takiego zadania w przypadku rekrutacji może być choćby umawianie spotkań z kandydatami. W kwestii sprawnego umawiania spotkań przychodzą nam bowiem z pomocą narzędzia takie jak:
- Calendly
- Microsoft Bookings
Dzięki nim możemy udostępnić nasz kalendarz wraz z oznaczonymi wolnymi terminami a kandydatka lub kandydat mogą sami wybrać odpowiedni dla siebie termin.
Automatyzacja komunikacji?
Automatyzację można również z powodzeniem wykorzystać w procesie wyszukiwania kandydatów i komunikacji z nimi. Szczególnie kwestia automatyzacji komunikacji może budzić pewne wątpliwości, będąc dla wielu świetnym przykładem tego, że poprzez automatyzację porzucamy human touch na rzecz oszczędności czasu.
W pierwszej chwili można byłoby pomyśleć, że faktycznie tak jest, ponieważ komunikacja z kandydatem to przecież jeden z ważniejszych punktów styku człowieka z człowiekiem. Prawda jest jednak taka, że ze względu na specyfikę pracy często wiadomości i tak pisane są według pewnego schematu i masowo wysyłane.
Gdy się bowiem spojrzy się na liczbę potencjalnych kandydatów i to ile procesów rekrutacyjnych prowadzi się w tym samym czasie, to trudno byłoby działać inaczej. Oczywiście wiele zależy tutaj również od branży, w jakiej się rekrutuje, dostępnej puli kandydatów, organizacji własnej pracy czy choćby selekcji kandydatów.
Biorąc pod uwagę te wszystkie czynniki, zapewne mogą być takie osoby, które z powodzeniem znajdują czas na bardziej spersonalizowaną komunikację kierowaną do kandydatów już na wstępnym etapie.
Podczas dyskusji słusznie zauważono, że tak naprawdę wykorzystanie bota do wysyłania wiadomości może być ok, ale wszystko zależy od tego, jak go użyjemy.
Kreatywna wiadomość to podstawa
Pierwsza niezwykle istotna kwestia to samo przygotowanie kreatywnej wiadomości, nawet gdy mowa o późniejszym automatyzowaniu jej wysyłania. W końcu, gdy chce się automatyzować wysyłkę, to jakiś szablon wiadomości trzeba będzie przygotować na początek. Jeśli piszemy sztampowe wiadomości, które nijak nie wyróżniają się z tłumu innych jakie może otrzymywać kandydat to przecież, nawet gdy będziemy wysyłać je ręcznie, to niewiele to zmieni.
Zastanów się do kogo wysyłasz
Druga kwestia to do kogo wysyłamy te wiadomości, bo gdy nie przyłożymy się odpowiednio do sourcingu i wyselekcjonowania odpowiednich kandydatów to choćbyśmy nie wiem jak twórczo pisali, to też nam to nie pomoże.
Odpowiednie wiadomości do odpowiednich osób to klucz sukcesu i automatyzacja wcale nie stoi tutaj na przeszkodzie w drodze do tego sukcesu. Trzeba tylko tej automatyzacji właściwie użyć. Jak to zostało dobrze ujęte podczas dyskusji: “automatyzować warto, ale trzeba to robić z głową”.
Sprawdzaj efekty zmian, które wdrażasz
Koniecznie powinniśmy analizować efekty zmian, które wprowadzamy, automatyzując pewne zadania. Konkretne dane mogą dać nam odpowiedź na pytanie, czy faktycznie automatyzacja przynosi oczekiwane efekty, czy niekoniecznie. Dlatego warto zastosować podejście iteracyjne i wdrażać automatyzację małymi krokami mierząc po każdym z nim rezultaty wdrożonych usprawnień.
To pozwoli nam skutecznie zweryfikować nasze wyobrażenia w zderzeniu z realiami. Nasze pomysły bowiem to jedno a rzeczywistość to drugie i pewne projekty na papierze mogą się wydawać fantastyczne. Jednak po wdrożeniu tych projektów celem zautomatyzowania wybranych zadań może się okazać, że w praktyce to nie ułatwia nam pracy, tak jak zakładaliśmy.
Czasem coś może pójść nie tak
Podczas dyskusji został podany dobry przykład tego, do czego może prowadzić wprowadzanie automatyzacji w zbyt spontaniczny sposób, bez zastosowania podejścia iteracyjnego i odpowiedniego analizowania jak działa. Mieliśmy okazję posłuchać o przykładzie firmy, gdzie maksymalnie zautomatyzowano proces aplikowania przez kandydatów tak, aby docelowo wpadali do ATSa.
Jednak nikt nie zorientował się, że na którymś etapie coś poszło nie tak i dane się nie zbierały. Gdyby analizowano odpowiednio cały proces i to jak działa wdrożona automatyzacja, to z pewnością wcześniej wychwycono by, że coś jest nie tak. Przy odpowiednim podejściu i stopniowym wdrażaniu być może już na etapie samego wprowadzania automatyzacji zorientowano by się, co działa, nie tak jak powinno i wdrożono automatyzację już z odpowiednimi poprawkami.
Automatyzacja wspiera human touch w rekrutacji
Automatyzacja powinna nam pozwolić zaoszczędzić czas oraz energię tak, abyśmy mogli je wykorzystać tam, gdzie naprawdę potrzeba tytułowego human touch. Tak więc, mimo tego, że automatyzowanie bywa kojarzona jako potencjalne ograniczenie, jeśli chodzi o kontakt z człowiekiem to tak naprawdę ma w tym pomóc.
W końcu jeszcze długo będą takie zadania, w których kluczowe są emocje i kontekst i właśnie na realizację takich zadań zyskamy czas dzięki wdrożonej z głową automatyzacji.
Automatyzację trzeba dobrze zrozumieć i odpowiednio wykorzystać
Gdy tylko zaczniemy myśleć o wykorzystywaniu automatyzacji, przede wszystkim trzeba sobie zupełnie szczerze odpowiedzieć na pytanie, po co nam to. Odpowiedź na zasadzie “bo inni też wdrażają” nie jest dobrym fundamentem do myślenia o skutecznym wykorzystaniu automatyzacji.
Nie warto więc ślepo podążać za nowinkami i trzeba zrozumieć, że automatyzacja nie jest dla wszystkich i nie rozwiąże też wszystkich naszych problemów. Automatyzacja opiera się bowiem na konkretnych narzędziach, a na samym początku całego tego systemu zawsze jest człowiek, który wszystko planuje, konfiguruje i wdraża.
Tak więc od człowieka zależy tak naprawdę czy automatyzacja będzie dobra i zostanie wykorzystana, aby mieć więcej czasu na realną pracę z ludźmi czy też będzie zła i będzie jeszcze bardziej ograniczała human touch w procesach rekrutacyjnych.
Warto już teraz inwestować czas w poznawanie automatyzacji
Zatem pomysł na to, co możemy zoptymalizować w ramach prowadzonych rekrutacji do dopiero początek. Musimy dobrze poznać narzędzia, które służą do automatyzacji i zrozumieć jak działają. Dopiero gdy zaczniemy dobrze “wgryzać” się w ten temat i testować różne rozwiązania przekonamy się, co się sprawdza w naszym przypadku a co nie. Wtedy zaczniemy dostrzegać plusy i minusy, rozumiejąc lepiej, kiedy warto sięgać po automatyzację.
Tak czy inaczej, pociąg do automatyzacji ruszył i tylko od nas zależy czy wsiądziemy do niego na początku trasy, gdy swobodnie można wybrać sobie miejsce. Jedni widzą w automatyzacji szansę, a inni nadal podchodzą do niej bardzo nieufnie, jednak fakt jest taki, że automatyzacja będzie się powoli stawać naturalnym skillem rekruterów. Warto więc już teraz inwestować czas w jej poznawanie i zrozumienie.
Narzędzia wspomniane podczas dyskusji
- Waalaxy
- Phantom Buster
- Calendly
- Microsoft Bookings
- Zapier
- Power Automate
- IFTTT
- Merge.dev
