Obcokrajowcy na polskim rynku pracy: Od procesu rekrutacji po skuteczną integrację – rozmowa z Anetą Bugańską

Rekrutacja obcokrajowców staje się coraz ważniejszym elementem polskiego rynku pracy. W sytuacji rekordowo niskiego bezrobocia i rosnących trudności w znalezieniu wykwalifikowanych pracowników, firmy coraz częściej kierują swoją uwagę poza granice kraju. W tym wywiadzie poruszamy kompleksowo temat zatrudniania obcokrajowców – od motywacji stojących za decyzją o rekrutacji międzynarodowej, przez wyzwania prawne i legalizacyjne, aż po praktyczne wskazówki dotyczące skutecznej integracji pracowników z różnych kultur.

Swoim doświadczeniem w tym obszarze dzieli się z nami Aneta Bugańska – Prezeska Zarządu w Ecojob, specjalizująca się w leasingu, outsourcingu i rekrutacji pracowników z Europy Wschodniej oraz Azji. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie zawodowe w agencji pracy tymczasowej, gdzie realizowała kontrakty w branżach: automotive, medycznej, farmaceutycznej, kosmetycznej, horeca, e-commerce i callcenter.

Z rozmowy z Anetą Bugańską dowiesz się między innymi, że:

• 72% polskich pracodawców ma problem ze znalezieniem pracowników, co prowadzi do zwiększonego zainteresowania rekrutacją międzynarodową
• Najczęściej rekrutowani są pracownicy blue-collar, do prostych prac niewymagających znajomości języka polskiego
• Główne kraje źródłowe to Ukraina, Białoruś, Mołdawia, Indie, Bangladesz, Nepal i Kolumbia
• Proces legalizacji pracy może trwać nawet kilkanaście miesięcy i stanowi największe wyzwanie w rekrutacji obcokrajowców
• Najskuteczniejszym kanałem pozyskiwania kandydatów są rekomendacje własnych pracowników
• Odpowiednie wdrożenie i opieka nad obcokrajowcami w pierwszym miesiącu pracy są kluczowe dla sukcesu projektu
• Dywersyfikacja krajów pochodzenia pracowników jest rekomendowaną strategią dla firm
• Zatrudnianie obcokrajowców to trend, który będzie się rozwijał ze względu na demografię i potrzeby rynku pracy w Polsce

Zapraszamy do lektury inspirującego wywiadu!

1. Co skłania polskie firmy do zatrudniania obcokrajowców? Jakie potrzeby biznesowe stoją za takimi decyzjami?

Aktualnie w Polsce mamy rekordowo niskie bezrobocie, co się przekłada bezpośrednio na braki kadrowe. 72% Polskich pracodawców ma problem ze znalezieniem pracowników, a 59% ma trudności z rekrutowaniem pracowników o określonych kwalifikacjach i doświadczeniu. Firmy nie mają już wyjścia i muszą sięgać po pracowników z innych krajów Europy Wschodniej, Azji, czy Ameryki.

2. Jakie grupy zawodowe są najczęściej rekrutowane spośród obcokrajowców? Czy są to pracownicy blue-collar, white-collar, czy obie grupy?

W większości rekrutowani są pracowników z blue-collars, do prostych prac, w których nie wymagane jest posiadanie specjalistycznego doświadczenia, czy kwalifikacji. Również nie jest wymagana znajomość języka polskiego.

3. Jakie kraje są głównymi źródłami kandydatów dla polskich firm?

Ukraina, Białoruś, Mołdawia, Indie, Bangladesz, Nepal, Kolumbia.

Proces rekrutacyjny

4. Jak wygląda typowy proces rekrutacji obcokrajowców? Czy różni się od rekrutacji polskich pracowników?

Proces rekrutacji nie różni się szczególnie od rekrutacji prowadzonej w Polsce. Kandydaci w pierwszym etapie aplikują na wybraną ofertę pracy, dział rekrutacji analizuje ich CV i kontaktuje się z wybranymi osobami. Następnie prowadzona jest rozmowa rekrutacyjna z kandydatem, na temat jego doświadczenia zawodowego, dostępności, chęci i motywacji wyjazdu za granicę. Po rozmowie przygotowujemy profil danego kandydata, który przedstawiany jest pracodawcy użytkownikowi w Polsce. Po akceptacji kandydata uruchamiany jest proces legalizacji pobytu i pracy kandydata.

5. Jakie kanały są najskuteczniejsze w pozyskiwaniu kandydatów zza granicy (np. agencje rekrutacyjne, platformy internetowe, rekomendacje)?

Z mojego wieloletniego doświadczenia mogę stwierdzić, że najlepiej działają rekomendację własnych pracowników. Kandydaci z takich rekomendacji zazwyczaj znają już projekt, wynagrodzenie, możliwości wsparcia agencji. Rekrutacja takich osób jest prostsza i szybsza. Drugim źródłem pozyskiwania kandydatów są działania w SM przez naszą agencję lub partnera biznesowego. Dodatkowo oferty pracy są zamieszczane w lokalnych portalach z ogłoszeniami pracy.

6. Jakie wyzwania pojawiają się podczas rekrutacji obcokrajowców w porównaniu do lokalnych kandydatów?

Największym wyzwaniem jest legalizacja pobytu i pracy w Polsce, która w zależności od kraju pochodzenia kandydata może być wieloetapowa. Tym samym czas oczekiwania na pracownika może być bardzo długi. W czasie oczekiwania na dokumenty pobytowe kandydat, jak i pracodawca użytkownik mogą zrezygnować z projektu. Jako agencja również jesteśmy zależni od wydawania decyzji przez Urząd Wojewódzki oraz ambasady.

Legalizacja zatrudnienia

8. Jakie dokumenty muszą zostać przygotowane przed rozpoczęciem pracy przez obcokrajowca w Polsce?

Sytuacja jest zależna od tego, czy kandydat już jest w Polsce, czy dopiero chce po raz pierwszy wyjechać do naszego kraju. Po pierwsze obcokrajowiec przystępujący do rekrutacji musi posiadać ważny paszport lub paszporty. Jeżeli przebywa już pewien okres czasu w Polsce, musi też udokumentować swój pobyt okazując rekruterowi wydane wcześniej oświadczenia, zezwolenia, złożone wnioski, wydane wizy itp.. Po analizie pobytowej kandydata, agencja podejmuje decyzję jaką formę legalizacji pobytu wybrać.

9. Ile trwa proces uzyskiwania niezbędnych pozwoleń, takich jak zezwolenie na pracę, wiza pracownicza lub karta pobytu?

Czas oczekiwania na dokumenty uzależniony jest pracy Urzędu Wojewódzkiego, zazwyczaj wydanie zezwolenia na pobyt i pracę to 1-3 miesiącę, następnie kandydat na podstawie zezwolenia wnioskuje do polskiej ambasady o wydanie wizy pracowniczej. Tutaj czas oczekiwania może trwać od 3-12 miesięcy. Karta pobytu to ostatni etap legalizacji dla osób, które już są w Polsce i które już pracują. Proces uzyskiwania karty pobytu może trwać nawet do dwóch lat.

10. Jakie trudności pojawiają się podczas legalizacji pracy? Czy są jakieś szczególne bariery w polskim systemie prawnym?

Legalizacja to długi proces. Na etapie wniosków o zezwolenie, każdy urzędnik może poprosić o dodatkowe dokumenty, które zawsze wydłużają proces decyzyjny. Drugą przeszkodą dla kandydata jest możliwość elektronicznej rejestracji wniosku o wizę. Terminów jest niewiele, a zainteresowanych bardzo dużo. Następnie mamy etap złożenia wniosków o wydanie wizy. Dokumenty kandydata nie mogą zawierać braków formalnych. Sporadycznie konsul generalny może poprosić kandydata na rozmowę, która zazwyczaj jest w języku angielskim. Innym aspektem jest afer wizowa, która sparaliżowała funkcjonowanie ambasad i płynne wydawanie wiz obcokrajowcom. Te wszystkie powyższe aspekty generują czas oczekiwania i niepewność, czy zrekrutowany kandydat przyjedzie na projekt do Polski i kiedy.

11. Czy proces legalizacji różni się w zależności od stanowiska, np. dla pracowników blue-collar i white-collar?

Proces legalizacji uzależniony jest od kraju pochodzenia kandydata. Jest grupa krajów, których kandydatów możemy szybciej zatrudnić na oświadczenie, bez konieczności wydawania wizy pracowniczej i są to m.in. obywatele: Armenii, Białorusi, Gruzji. W przypadku innych krajów musimy jako agencja ubiegać się o zezwolenie i wizę. Dodatkowo są listy zawodów deficytowych w Polsce, dla których proces legalizacji jest szybszy i nie wymaga uzyskiwania opinii starosty.

Koszty i organizacja procesu

12. Jakie są koszty związane z zatrudnieniem obcokrajowców, zarówno te rekrutacyjne, jak i związane z legalizacją pobytu i pracy?

Na początkowym etapie współpracy z pracodawcą użytkownikiem, to agencja inwestuje w projekt swój czas, zasoby i środki finansowe. Agencja ponosi koszty opłat urzędowych rejestrowania wniosków na oświadczenie, czy zezwoleń. Kandydat zaś ponosi koszty związane z wydaniem wizy, przyjazdem do Polski, czy ubezpieczeniem.

13. Czy polskie firmy same zajmują się procesem legalizacyjnym, czy zlecają to wyspecjalizowanym firmom?

Ze względu na sytuację na rynku pracy, coraz więcej firm i wewnętrznych HR-ów zajmuje się legalizacja obokrajowców na potrzeby własnej firmy. Jeżeli firma decyduje się na współpracę z agencją pracy, to proces odpowiedzialności prawnej i legalizacji pobytu i pracy spoczywa na agencji.

14. Czy istnieją rozwiązania, które ułatwiają i przyspieszają proces zatrudniania obcokrajowców?

Nie ma kilku „magicznych” sposobów na przyspieszenie legalizacji. Na pewno agencje lub firmy, które już legalnie zatrudniły obcokrajowców, są kontrolowane i weryfikowane przez urząd wojewódzki, mają opłacone wszelkie ZUS-y i podatki mogą szybciej uzyskiwać dokumenty, niż firma która po raz pierwszy wnioskuje. Drugim aspektem jest rekrutacja kandydatów z krajów, z których nie jest wymagana wiza pracownicza.

Wdrożenie i integracja

15. Jak wygląda proces wdrażania obcokrajowców do pracy? Czy istnieją specjalne programy szkoleniowe lub onboardingowe?

Opieka i wdrożenie nowych pracowników często odbywa się jeszcze zanim przyjadą do Polski. Kandydat otrzymuje informator na temat agencji oraz pracodawcy użytkownika. Rozpisaną specyfikację logistyki przyjazdu do Polski – gdzie przyjeżdża/ przylatuje, kiedy, kto go odbierze, gdzie będzie zakwaterowany, jakie ma warunki noclegowe i gdzie. Również do każdego projektu agencja ma dedykowanego koordynatora, który komunikuje się z kandydatem ich ojczystym języku. W informatorach również opisany jest pierwszy dzień pracy, który zazwyczaj jest dniem administracyjno – wdrożeniowym. Obcokrajowcy, jak i inny kandydaci przechodzą szkolenia BHP, stanowiskowe, poznają szczegóły projektu, produkcji, otrzymują swoje grafiki pracy. Często ten pierwszy miesiąc dla nowych osób, które dopiero co przyjechały do Polski jest najważniejszy. Odpowiednia opieka i wyrozumiałość pracodawcy, szkolenia, wdrożenie to klucz do sukcesu projektu.

16. Jakie wyzwania pojawiają się podczas integracji obcokrajowców w zespołach? Czy bariery kulturowe lub językowe są częstym problemem?

Bariery kulturowe, językowe pojawiają się sporadycznie na projektach. Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że czasami na projektach obcokrajowcy nadużywali, że ktoś ich „dyskryminuje” ze względu na pochodzenie. Po analizie sytuacji okazywało się, że pracownik nie wykonywał swojej pracy – norm stanowiskowych, a zwrócenie uwagi przez przełożonego kończyło się zarzutem dyskryminacji. Sporadycznie dochodziło w weekendy do incydentów na mieszkaniach pracowniczych, jeżeli mieliśmy zakwaterowanych obcokrajowców z różnych krajów, które nie sympatyzowały ze sobą.

17. Czy firmy wspierają obcokrajowców w sprawach związanych z zakwaterowaniem, nauką języka polskiego lub adaptacją w nowym środowisku?

Tak bardzo często. Tak jak wspominałam powyżej, na etapie przyjazdu kandydata do Polski i w zależności od ustaleń projektu, często agencja organizuje i nadzoruje mieszkania pracownicze, pomaga w załatwieniu spraw urzędowych m.in. wnioskowanie o nr pesel, rezydencję podatkową, założenie konta bankowego.

Regulacje i trendy

18. Czy obserwujesz zmiany w polskim prawodawstwie, które ułatwiają lub utrudniają rekrutację obcokrajowców?

Zmiany w polskim prawodawstwie zmieniają się w zależności od potrzeby rynku i sytuacji, a tych jest wiele. Po wybuchu wojny w Ukrainie w jednym czasie mieliśmy 3 ustawy, na podstawie których mogliśmy zatrudniać obywateli Ukrainy, więc sytuacja zewnętrzna wpłynęła na zmianę prawa. Dla przykładu w sierpniu 2024r. mieliśmy zmianę przepisów dotyczącą obywateli Kolumbii, którzy do pracy potrzebują wiz pracowniczych. Czasami zmiany w prawie usprawniają nam procesy rekrutacyjne, a w innych utrudniają.

19. Jak pandemia COVID-19 wpłynęła na procesy rekrutacyjne i legalizacyjne związane z zatrudnianiem obcokrajowców?

Pandemia COVID-19 wpłynęła globalnie na rynek pracy i na jego stagnację. Poszczególne przepisy między krajami oraz kontynentami ograniczały swobodne przemieszczanie kandydatów,a tym samym skuteczną rekrutację.

20. Jakie trendy dostrzegasz w rekrutacji obcokrajowców? Czy zainteresowanie zatrudnianiem ich w polskich firmach rośnie?

Polska jako kraj, w którym mamy niski przyrost naturalny, trudności i wyzwania związane z rekrutacją personelu, bogaty pakiet dodatków socjalnych te wszystkie aspekty skłaniają firmy do poszukiwania kandydatów poza granicami Polski i ten trend na pewno będzie wzrostowy.

Doświadczenia i przyszłość

21. Czy masz jakieś przykłady sukcesów lub porażek związanych z rekrutacją obcokrajowców, które mogłyby posłużyć jako lekcja dla innych?

To co mogłabym doradzić innym agencją, czy polskim pracodawcą to zatrudnienie pracowników z różnych krajów. Dywersyfikacja zawsze się opłaca. Przepisy prawa dotyczące legalizacji szybko się zmieniają, a bazowanie na pracownikach tylko z jednego kraju, jak np. na Ukrainie może być niebezpieczne. Dodatkowo zainwestowałabym w kursy językowe dla team lederów, managerów, koordynatorów, aby móc zarządzać grupą obcokrajowców w firmach.

Jako agencja ciągle analizujemy rynki, z których moglibyśmy pozyskiwać kandydatów. Właśnie w styczniu byłam w Wietnamie, aby osobiście spotkać się z różnymi partnerami, poznać specyfikę kraju, możliwości pozyskiwania wykwalifikowanych kandydatów, ustalić sposób współpracy i wspólne oczekiwania.

22. Jak widzisz przyszłość zatrudniania obcokrajowców w polskich firmach? Czy ten trend będzie się rozwijał?

Trend na pewno będzie rosnący, bo już teraz widzimy, że brakuje nam rąk do pracy. Kwestia tylko analizy, skąd i jak szybko możemy pozyskać nowe nacje do pracy w Polsce.

23. Jakie rekomendacje dałabyś innym firmom, które dopiero zaczynają proces rekrutacji obcokrajowców?

Rekrutacja obcokrajowców to wymóg, przed którym firmy będą musiały stawić czoła. Na pierwszy rzut oka wydaje się trudna i skomplikowana, ale po odpowiednim wdrożeniu można działać szablonowo. To co bym rekomendowała to zatrudnienie osoby specjalizującej się, która zna się na przepisach legalizacji i pobytów obcokrajowców w Polsce. Poszukałabym również osoby, która ma doświadczenie w rekrutacji kandydatów z różnych krajów.