Strategia zamiast gaszenia pożarów – jak zmienia się współczesny HR – rozmowa z Patrycją Samsonowicz

Współczesny HR działa dziś na styku kilku światów. Z jednej strony oczekuje się od niego szybkości działania, efektywności kosztowej i twardych danych wspierających decyzje biznesowe. Z drugiej – to właśnie HR pozostaje odpowiedzialny za jakość relacji w organizacji, bezpieczeństwo psychologiczne pracowników i stabilność zespołów w czasach ciągłej zmiany. W efekcie działy personalne znalazły się w samym centrum najważniejszych napięć współczesnych firm – między automatyzacją a człowiekiem, między procesami a doświadczeniem pracownika, między strategią a codzienną operacją.

Nie jest więc przypadkiem, że coraz więcej organizacji zaczyna postrzegać HR nie jako funkcję wspierającą, ale jako partnera współodpowiedzialnego za rozwój biznesu. Warunkiem tej zmiany staje się jednak uporządkowanie procesów, dostęp do wiarygodnych danych oraz wykorzystanie technologii, które pozwalają ograniczyć pracę administracyjną i odzyskać przestrzeń na działania strategiczne.

O tym, jak wygląda ta transformacja w praktyce i w jakim kierunku zmierza współczesny HR, rozmawiamy z Patrycją Samsonowicz, HR Business Partnerką w Worksmile. To rozmowa o wyzwaniach codziennej pracy HR, roli technologii oraz o tym, dlaczego przyszłość tej funkcji zależy od umiejętnego połączenia systemów, danych i ludzi.

Z perspektywy ostatnich lat – w jakim momencie znajduje się dziś HR jako funkcja w organizacjach?

HR jako funkcja znajduje się dziś w kluczowym momencie przejścia: od roli „obsługowej” i procesowej do roli, która realnie współtworzy zdolność organizacji do działania w niepewności. Ostatnie lata – pandemia, praca hybrydowa, presja na efektywność, zmiany na rynku pracy oraz gwałtowny rozwój technologii (w tym AI) – sprawiły, że HR jednocześnie musi dowozić twarde wyniki biznesowe i dbać o jakość relacji, bezpieczeństwo psychologiczne oraz odporność organizacji. W praktyce HR jest dziś „w środku” najważniejszych napięć w firmach: między oczekiwaniem szybkości i redukcji kosztów a potrzebą sensu, zaangażowania i stabilności; między automatyzacją a człowiekiem; między decyzjami a emocjami, które te decyzje uruchamiają.

Jakie wyzwania najczęściej dziś słyszycie od zespołów HR, niezależnie od branży czy wielkości firmy?

Najczęściej powtarza się problem rozproszonych narzędzi i danych: część rzeczy jest w mailach, część w Excelu, część w kilku systemach, a potem trudno o spójność i kontrolę. Drugie wyzwanie to przeciążenie administracją i „gaszenie pożarów” zamiast pracy strategicznej. Trzecie: nieskuteczna komunikacja wewnętrzna – informacja „wysłana” nie znaczy „przeczytana”, szczególnie w organizacjach rozproszonych i hybrydowych. Dochodzą rosnące wymagania compliance (dokumenty, polityki, akceptacje) oraz potrzeba szybkiego raportowania dla biznesu. Wreszcie, HR chce narzędzi, z których realnie korzystają wszyscy pracownicy, bo bez adopcji nawet najlepszy proces nie działa.

Coraz częściej mówi się o przeciążeniu HR operacjami. Co w praktyce najbardziej „zjada” czas HR-owców?

W codzienności HR najwięcej czasu pochłania nie pojedynczy „duży” projekt, ale ciągły napływ spraw operacyjnych, które wymagają natychmiastowej reakcji. To setki drobnych zapytań, doprecyzowań i wyjątków w procesach, koordynowanie rekrutacji oraz onboardingu, a także prowadzenie trudnych tematów pracowniczych, gdzie oprócz treści liczy się bezpieczny przebieg rozmowy i dobra dokumentacja. Do tego dochodzi praca na danych – aktualizacje w systemach, zestawienia i raporty – często wykonywana ręcznie, pod presją czasu i zgodności z procedurami. W rezultacie HR bywa przeciążony rolą „centrum operacyjnego”, co ogranicza przestrzeń na działania rozwojowe i innowacje, których organizacje dziś szczególnie potrzebują.

Jak zmieniają się oczekiwania zarządów wobec HR w kontekście efektywności i decyzji opartych na danych?

Oczekiwania zarządów wobec HR wyraźnie przesuwają się z poziomu dostarczania procesów i dbania o ludzi na poziom zarządzania efektywnością organizacji i wsparcia w podejmowaniu decyzji na podstawie twardych danych. W praktyce oznacza to kilka zmian. Po pierwsze, rośnie presja na mierzalny wpływ HR na wynik. Zarządy chcą widzieć, które działania poprawiają produktywność, ograniczają rotację krytycznych ról, skracają czas obsadzania stanowisk czy stabilizują koszty pracy – i w jakiej skali. Po drugie, HR ma dostarczać nie tylko raporty, ale interpretację i rekomendacje: mniej „ile było szkoleń”, więcej „co to zmieniło” oraz „co robimy dalej i dlaczego”. Po trzecie, dane mają wspierać decyzje trudne i szybkie – np. o strukturze, priorytetach kompetencyjnych, wynagrodzeniach, restrukturyzacjach czy modelu pracy – a HR ma umiejętnie łączyć perspektywę biznesową, ryzyka prawne i konsekwencje społeczne.

Czy Twoim zdaniem HR wchodzi dziś w nową erę – bardziej systemową, technologiczną, strategiczną?

Tak – HR wchodzi dziś w nową erę. Coraz mniej chodzi o pojedyncze inicjatywy i programy, a coraz bardziej o podejście systemowe: projektowanie mechanizmów, które utrzymują organizację w równowadze  i pozwalają jej działać skutecznie mimo napięć i zmian. Równolegle HR staje się bardziej technologiczny, bo automatyzacja i AI przejmują część pracy operacyjnej, a od HR oczekuje się sprawnego zarządzania danymi, spójnych definicji wskaźników, lepszego planowania i decyzji opartych na faktach, nie tylko na intuicji. W efekcie rośnie strategiczność HR, ale też odpowiedzialność: technologia nie zastępuje roli HR w prowadzeniu trudnych decyzji i rozmów – raczej podnosi poprzeczkę, bo organizacje oczekują jednocześnie większej efektywności, przewidywalności procesu i jakości doświadczenia pracownika. Jeśli HR ma dziś być naprawdę strategiczny, musi umieć łączyć system, dane i ludzi w jeden spójny sposób działania.

Worksmile był długo kojarzony głównie z benefitami i wellbeingiem. Co sprawiło, że zdecydowaliście się na tak wyraźny zwrot w stronę HCM?

Ten „zwrot” wyrósł bezpośrednio z tego, jak nasi klienci używali Worksmile i jakie problemy chcieli rozwiązać dalej – benefity były punktem wejścia, ale szybko okazywało się, że największą wartość daje połączenie benefitów z procesami i komunikacją. Zespoły HR mówiły nam wprost: potrzebujemy jednej platformy, która porządkuje operacje HR i jednocześnie jest przyjazna dla pracownika. Dlatego konsekwentnie rozwijaliśmy rozwiązania takie jak łatwy dostęp do danych pracowniczych, elektroniczny obieg dokumentów i e‑podpis, zarządzanie nieobecnościamii, onboarding/offboarding, analitykę oraz integracje z zewnętrznymi systemami. Worksmile łączy operacyjną stronę HR dbając o dobre doświadczenie pracownika w jednej platformie, wykorzystując przy tym AI. To nie odejście od wellbeing i benefitów, tylko osadzenie ich w szerszym, spójnym systemie HCM.

Co w praktyce oznacza dziś stwierdzenie, że Worksmile jest „platformą dla całej organizacji”?

To znaczy, że Worksmile nie jest narzędziem „tylko dla HR”, ale miejscem, w którym pracownik realnie załatwia sprawy firmowe: czyta komunikaty, składa wnioski, podpisuje dokumenty, sprawdza benefity i budżety, korzysta z wirtualnego biura czy bazy wiedzy. HR ma jedno źródło danych i procesów, a managerowie widzą to, czego potrzebują do zarządzania zespołem (np. urlopy, dostępność, wnioski, historię zatrudnienia). Platforma działa jako centrum informacji: porządkuje komunikację, dokumenty, polityki i akceptacje oraz zmniejsza liczbę pytań „na mailu”. Kluczowe jest to, że adopcja nie kończy się na wąskiej grupie – celem jest użyteczność dla 100% pracowników, niezależnie od roli i miejsca w strukturze. Dzięki temu projekty HR mają „zasięg operacyjny”, a nie tylko ładną prezentację.

Jakie procesy HR są dziś najbardziej podatne na automatyzację i największy „quick win” dla zespołów?

Największe szybkie efekty klienci widzą tam, gdzie wcześniej było najwięcej ręcznej pracy i błędów: obieg wniosków (urlopy/nieobecności, świadczenia, sprawy pracownicze) oraz dokumenty z e‑podpisem. Quick win daje też onboarding/offboarding, bo pozwala ustandaryzować checklisty, formalności, komunikację i dostęp do materiałów w jednym miejscu. Kolejny obszar to benefity i budżety – automatyzacja zamówień, reguł, limitów oraz raportów dla dostawców znacząco redukuje czas administracji. W praktyce „szybko wygrywa” też centralizacja komunikacji: targetowane ogłoszenia, wielokanałowe dotarcie (np. e‑mail i Microsoft Teams) oraz analityka docieralności komunikat. A gdy do tego dołożymy AI, który wspiera w sprawnym pozyskiwaniu informacji,  spada liczba powtarzalnych zapytań do HR.

W jaki sposób cyfryzacja procesów HR realnie wpływa na jakość danych i decyzji menedżerskich?

Cyfryzacja procesów HR realnie podnosi jakość danych wtedy, gdy przenosi działania z maili i Exceli do jednego, spójnego miejsca, gdzie dane są zbierane „przy okazji” procesu, a nie dopisywane ręcznie po fakcie. W efekcie rośnie spójność, aktualność i porównywalność danych między działami oraz w czasie, a HR i biznes mogą wreszcie opierać się na jednym źródle. Dla decyzji menedżerskich oznacza to przesunięcie rozmowy z „wydaje mi się” na „widzimy w danych”: można szybciej ocenić, co faktycznie działa, gdzie są trendy, jak planować budżet, zadania i rozwój zespołu w dłuższym horyzoncie. Dodatkowo cyfryzacja poprawia decyzje tam, gdzie wcześniej brakowało mierzalności – np. w komunikacji wewnętrznej. Jeśli platforma dostarcza analitykę docieralności, zaangażowania i sentymentu oraz raporty o efektywności komunikacji, menedżerowie mogą korygować przekaz i działania na podstawie tego, jak organizacja realnie reaguje, a nie tylko na podstawie pojedynczych opinii. W podobnym duchu działa Total Reward Statement: porządkuje dane o elementach pakietu wynagrodzeń i benefitów w jednym miejscu, zwiększając przejrzystość i ułatwiając rozmowy o kosztach i wartości oferty.

Jak HR i managerowie zespołów mogą na tym samym narzędziu realnie współpracować, a nie tylko „przekazywać sobie zadania”?

Realna współpraca zaczyna się od wspólnego kontekstu: tych samych danych pracownika, tej samej historii spraw i tych samych reguł procesu – zamiast „wersji prawdy” w mailach i arkuszach. Manager nie dostaje tylko zadania do kliknięcia, ale ma pod ręką widok zespołu (np. kalendarz urlopów, dostępność, wnioski) i może podejmować decyzje szybciej, zgodnie z polityką firmy. HR z kolei projektuje proces i jego zasady (workflow, limity, akceptacje, dokumenty), a potem widzi statusy i wąskie gardła bez dopytywania. Do tego dochodzi warstwa komunikacji i intranetu: ogłoszenia, kampanie, grupy i feedback, które domykają temat po stronie ludzi, nie tylko administracji. W efekcie to jedno narzędzie wspiera zarówno operacje HR, jak i codzienne zarządzanie zespołem – w jednym, spójnym doświadczeni

Skąd pomysł na ogólnopolski cykl spotkań stacjonarnych w czasach, gdy większość wiedzy jest online?

Po pierwsze, stawiamy na formułę warsztatową. Pokazujemy platformę od środka, w realnych scenariuszach operacyjnych. Chcemy, aby każdy uczestnik mógł zobaczyć, jak w praktyce może wyglądać zarządzanie procesami HR, które na co dzień spędzają sen z powiek – od automatyzacji wniosków po generowanie raportów płacowych. To buduje pewność, że technologia jest intuicyjna i gotowa do wdrożenia od zaraz. Po drugie, wierzymy w siłę lokalnych społeczności. HR to branża oparta na relacjach. Spotykając się w Łodzi, Krakowie i innych miastach, tworzymy przestrzeń do szczerej wymiany doświadczeń między managerami z danego regionu. 

Co Waszym zdaniem dzieje się na spotkaniach offline, czego nie da się osiągnąć w webinarze?

Standardowy webinar trwa zazwyczaj 45-60 minut, co pozwala jedynie na „liznęcie” tematu. Nasze spotkania trwają od 9:00 do 13:30. To ponad cztery godziny intensywnej, merytorycznej pracy, której nie da się odtworzyć przed ekranem monitora. Nie pokazujemy tylko slajdów, ale zapraszamy uczestników „do środka” platformy Worksmile. Każdy uczestnik otrzymuje dostęp do platformy demo. W tak szerokim oknie czasowym mamy przestrzeń, by na żywo przejść przez realne procesy – od automatyzacji obiegów wniosków po konfigurację systemów benefitowych. 

Do kogo przede wszystkim kierowana jest Akademia Innowacji HR – i kto najwięcej z niej wyniesie?

Akademia Innowacji HR to wydarzenie zaprojektowane dla osób, które chcą przestać „gasić pożary” w procesach HR, a zacząć budować nowoczesną strategię personalną. Zapraszamy w szczególności:

• Specjalistów i managerów HR – którzy szukają sprawdzonych sposobów na digitalizację i automatyzację codziennych procesów, by odzyskać czas na budowanie relacji.
• Liderów i managerów zespołów – stawiających na zwinność i elastyczność. Pokażemy Wam, jak tworzyć „ludzkie” działy HR, w których technologia odciąża pracownika, a nie go przytłacza.
  Kadrę zarządzającą najwyższego szczebla (C-level) – szukającą innowacji, które realnie przekładają się na wynik biznesowy, optymalizację kosztów i wyższą jakość pracy w całej organizacji.

Jak dobieraliście tematy agendy – jakie problemy HR chcecie realnie „rozbrajać” podczas spotkań?

Skupiliśmy się na trzech największych wyzwaniach, które obecnie blokują rozwój polskich działów HR:

1. „Ręczna robota” i biurokracja – chcemy rozbroić przekonanie, że HR musi tonąć w papierach i Excelach. Pokazujemy, jak automatyzacja wniosków i obiegu dokumentów odzyskuje czas, który managerowie mogą w końcu poświęcić ludziom, a nie tabelkom.
2. Dyrektywa o transparentności wynagrodzeń budzi wiele obaw. My odczarowujemy ten temat. Zamiast straszyć przepisami, pokazujemy narzędzia (jak raporty Total Rewards), które zmieniają ten prawny obowiązek w narzędzie do zatrzymywania talentów w firmie.
3. Obecnie dużo tematów/ narzędzi nas odrywa od pracy, szukamy sposobów na „deep work” w HR. Rozbrajamy chaos komunikacyjny, pokazując, jak jedna, zintegrowana platforma HCM pozwala zarządzać wszystkim z jednego miejsca.

Agenda jest więc prostą odpowiedzią na to, co dziś najbardziej boli branżę. Nie opowiadamy o abstrakcyjnych wizjach – pokazujemy praktyczne rozwiązania, które można zacząć wdrażać w firmie dzień po spotkaniu.

Jaką rolę odgrywają case studies klientów w całej koncepcji Akademii?

Case studies to dla nas najważniejszy element edukacyjny. Pokazujemy, że innowacje, o których mówimy, to nie obietnice, ale sprawdzone rozwiązania. W Łodzi skupiamy się na case study firmy Play. Play to gigant, który musiał spiąć administrację benefitów z obsługą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Pokażemy, jak udało się to połączyć w Worksmile tak, aby skrócić czas obsługi wniosków, a jednocześnie sprawić, by dla pracownika cały proces był prosty, nowoczesny i przyjemny. 

W Krakowie stawiamy na budowanie Employee Experience poprzez samodzielność. Electrolux to przykład tego, jak oddanie pracownikom narzędzi typu „self-service” w obszarze benefitów i wniosków automatycznie odciąża HR. Pokażemy, jak zautomatyzowanie powtarzalnych zadań i usprawnienie administracji pozwoliło zespołowi HR przestać być „biurem podań”, a stać się strategicznym partnerem dla biznesu.

Dzięki tym historiom uczestnicy Akademii nie tylko słyszą „jak coś działa”, ale przede wszystkim widzą konkretne efekty biznesowe: oszczędność czasu, niższe koszty i wyższe zadowolenie pracowników.

Co uczestnicy najczęściej doceniają po takich spotkaniach – wiedzę, inspiracje czy rozmowy z innymi HR-owcami?

• Najwyższe noty zbiera fakt, że platformę Worksmile pokazujemy „na żywym organizmie”. Uczestnicy doceniają możliwość zobaczenia konkretnych modułów od środka i przejścia przez realne procesy (np. jak zautomatyzować wniosek w 3 kliknięcia)
• Uczestnicy wskazują też, że wymiana doświadczeń z innymi managerami HR podczas przerw i warsztatów jest dla nich cenna. To czas na szczere rozmowy o tym, „jak to się robi u innych”, co pozwala uniknąć błędów popełnionych przez innych i zainspirować się sprawdzonymi w Polsce rozwiązaniami.
• Bardzo wysoko oceniana jest dostępność naszych specjalistów przez całe 4,5 godziny trwania eventu. Uczestnicy doceniają, że mogą podejść do przedstawiciela firmy i uzyskać natychmiastową odpowiedź na techniczne lub strategiczne pytanie dotyczące ich konkretnej firmy.

Dlaczego networking i sesje Q&A są dziś tak ważne dla środowiska HR?

Pozwalają HR-owcom poznać autentyczne sposoby na rozwiązywanie problemów, o których rzadko mówi się online wśród wielu uczestników. Rozmowa jest kameralna/ A bezpośrednia rozmowa z ekspertami Worksmile oraz klientami Worksmile to najszybsza droga do zweryfikowania, jak technologia sprawdza się „w boju”. W świecie cyfrowego szumu takie osobiste spotkania budują zaufanie.

Jeśli HR-owiec wyjdzie z Akademii Innowacji HR z jedną myślą lub decyzją do wdrożenia następnego dnia – co chcielibyście, żeby to było?

Chcielibyśmy, aby każdy uczestnik wyszedł z przekonaniem, że technologia nie jest kolejnym skomplikowanym obowiązkiem, ale realnym sprzymierzeńcem, który uwalnia czas na to, co w HR najważniejsze – relacje z ludźmi.

Mamy nadzieję, że tą jedną decyzją będzie odważne postawienie na automatyzację procesów administracyjnych, takich jak obiegi wniosków czy rozliczanie benefitów, by przestać być „biurem podań”, a stać się strategicznym partnerem dla biznesu.

Chcemy, aby HR-owcy poczuli, że dzięki narzędziom takim jak Worksmile, wyzwania typu jawność płac czy cyfryzacja dokumentów to nie problemy do rozwiązania, ale gotowe szanse na zbudowanie nowoczesnego i sprawnego środowiska pracy.