Wypalenie zawodowe nie jest już zjawiskiem sporadycznym. Światowa Organizacja Zdrowia uznaje „wypalenie zawodowe” za stan, który, choć nie jest chorobą, może prowadzić do pogorszenia zdrowia fizycznego i psychicznego. Według badania przeprowadzonego przez American Psychological Association w 2021 r., 3 na 5 pracowników zgłasza stres w miejscu pracy, w tym 26% zgłasza utratę zainteresowania i motywacji, 32% zgłasza wyczerpanie emocjonalne, a 44% zgłasza znaczne zmęczenie fizyczne.
Ale jak pomóc pracownikom zachować produktywność, ale także wypocząć i nabrać energii? Co mają z tym wspólnego szkolenia korporacyjne? I w jaki sposób dział HR może w maksymalnym stopniu uwzględnić interesy pracowników i firmy, nie tracąc przy tym tempa pracy?
O tym i nie tylko przeczytacie w artykule od twórców LMS Collabotator, korporacyjnego systemu e-learningowego, który nie tylko ułatwia szkolenia i rozwój pracowników, ale także pomaga im zarządzać czasem bez utraty efektywności.
Zdjęcie: Tara Winstead, pexels.com
Najpierw należy zmniejszyć rutynę działu HR
Aby zespół działał jak w zegarku, należy poświęcić uwagę działowi HR. HR jest łącznikiem, który pomaga kierownictwu lepiej zrozumieć swoich pracowników i pracuje nad poprawą procesów pracy poprzez automatyzację, indywidualne podejście itp.
1. Wdrożenie systemu LMS w firmie
Dobry system LMS to nie tylko wygodne narzędzie, to prawdziwa „czarodziejska różdżka”, która pomaga usunąć rutynę ze specjalistów, pozostawiając czas i przestrzeń na ciekawe zadania. Przed wyborem systemu LMS warto sporządzić analizę dotychczasowych szkoleń pracowników: pomoże to zrozumieć, czego dokładnie oczekuje się od takiego systemu. Jakie narzędzia powinien zawierać? W czym powinien pomagać: onboarding, szkolenia wspierające lub produktowe, ocena, automatyczne raporty, certyfikacja? Z jakimi zasobami powinien się integrować itp.
Warto wybrać system LMS, który zaspokoi nie tylko bieżące potrzeby, ale także te, które mogą pojawić się z czasem. Dzięki temu nie trzeba będzie zmieniać systemu w miarę rozwoju firmy, a także łatwiej będzie wprowadzać nowych pracowników.
2. Zautomatyzowane informacje zwrotne, raporty i oceny
Wybierając LMS, warto zasugerować specjalistom HR przejście na zautomatyzowane procesy zbierania informacji zwrotnych, raportowania i oceny. Pozwoli to nie tylko zaoszczędzić czas i zasoby (w tym materialne), ale także pomoże działowi pracować z dużą liczbą pracowników w tym samym czasie, co jest szczególnie potrzebne przy skalowaniu firmy. Na przykład LMS Collaborator oferuje różne opcje zbierania opinii od pracowników: anonimowe ankiety, dyskusje na forach firmowych, komentarze do zadań itp.
To samo dotyczy oceny. Zautomatyzowana ocena (na przykład 360) pozwala zachować maksymalną anonimowość i przeprowadzać ją tak często, jak potrzebuje tego firma. A zautomatyzowane raporty pomagają działowi HR szybciej i lepiej reagować na prośby zespołu.
Przykład raportu z oceny w LMS Collaborator
3. Stworzenie platformy komunikacji między działem HR a pracownikami
Dobry HR rozumie, jak bardzo zależy od niego „atmosfera” w zespole, bo to on powinien jako pierwszy zauważać zmiany nastrojów czy zmęczenie pracowników. Aby ułatwić to zadanie, warto stworzyć platformę komunikacyjną: może to być firmowy czat, ogłoszenia czy forum.
Jest to również ważne dla stworzenia atmosfery zaufania. Pracownicy powinni zrozumieć, że zawsze mogą zwrócić się z pytaniami. Pozwoli to zaoszczędzić czas: pracownicy nie muszą rezerwować konkretnej godziny na spotkanie z działem HR, aby rozwiązać kwestie, które można rozwiązać online.
Automatyzacja onboardingu
Jak już wspomniano, odpowiedni system LMS może pomóc zautomatyzować onboarding. Mowa tu o szkoleniu nowych pracowników poprzez e-learning. Automatyzacja tego procesu nie tylko pomaga szkolić pracowników w różnych oddziałach w tym samym czasie, ale także upraszcza proces sprawdzania i oceny personelu. Ale od czego zacząć?
1. Przeprowadzenie ankiety wśród pracowników
Warto zapytać dotychczasowych pracowników, czego brakowało im podczas onboardingu. Pomoże to zidentyfikować luki szkoleniowe i zaoszczędzić czas działu HR podczas opracowywania onboardingu dla nowych pracowników. Ucząc się na własnych błędach, można maksymalnie ulepszyć materiały szkoleniowe, stworzyć wygodne i komfortowe środowisko dla nowych pracowników oraz dokonać przeglądu szkoleń personelu z perspektywy pracowników.
2. Dodawanie danych dla każdego stanowiska do Bazy wiedzy
Aby nie tracić cennego czasu na szukanie potrzebnych informacji, należy wypełnić Bazę wiedzy. Jest to rodzaj korporacyjnej Wikipedii, która zawiera podstawowe informacje o każdym stanowisku: materiały szkoleniowe, wartości, wymagania, instrukcje dotyczące pracy itp. Opracowanie takich materiałów pomoże w rotacji personelu, ponieważ skróci czas poświęcany na onboarding nowych pracowników. Umieszczenie Bazy wiedzy w systemie LMS daje pracownikom możliwość posiadania wszystkiego, czego potrzebują, na wyciągnięcie ręki w dowolnym momencie. A ustawienie dostępu do informacji w zależności od stanowiska pozwoli nie obciążać pracowników zbędnymi informacjami, dodatkowo upraszczając wyszukiwanie za pomocą tagów lub słów kluczowych.
3. Opracowanie ścieżek szkoleniowych
Innym sposobem na zaoszczędzenie czasu podczas szkolenia pracowników jest tworzenie ścieżek szkoleniowych. Są to swego rodzaju stałe schematy, mapy drogowe, dla każdego ze stanowisk, które pomagają wyszkolić osobę na konkretne stanowisko w firmie. Określają one kolejność studiowania informacji, uwzględniają stopniowe poszerzanie wiedzy i pomagają opierać się na specyfice zarówno stanowiska, jak i indywidualnego uczestnika szkolenia.
Możliwość uczenia się podczas pracy
Zapewnienie pracownikom możliwości uczenia się w godzinach pracy nie tylko pozwoli im zaoszczędzić czas (co z kolei pomoże im lepiej wypoczywać i zachować produktywność), ale także pomoże ich zatrzymać. Globalne statystyki pokazują, że zapewnienie dostępu do cyfrowego elastycznego szkolenia zwiększa utrzymanie pracowników o 60%. Co dokładnie mamy na myśli?
1. Wprowadzenie microlearningu
Microlearning to metoda nauczania w małych „porcjach”. Mówimy tu o krótkich, 15-minutowych filmikach, grafikach, zdjęciach, a nawet memach. Wszystko, co może pomóc pracownikom szybko i skutecznie przyswoić nowe i istotne informacje. Korzyści z mikrolearningu są liczne: od oszczędności czasu po ułatwienie procesu szkolenia i poprawę wydajności. Ponadto mikrolearning umożliwia szkolenie pracowników w ciągu dnia pracy.
Jak to wygląda w praktyce? Na przykład LMS Collaborator umożliwia dołączanie do zadań różnych plików multimedialnych (filmików czy zdjęć).
2. Stworzenie Bazy wiedzy
Jak wspomnieliśmy wyżej, Baza wiedzy to swego rodzaju korporacyjna baza danych, ale może być ona wypełniona nie tylko materiałami dotyczącymi konkretnych stanowisk. Może być również źródłem informacji o życiu firmy, jej historii i compliance. Baza wiedzy to korporacyjny mikrouniwersum, w którym można umieścić wszystko, co uważamy za niezbędne dla pracowników.
To biblioteka, wideoteka i Wikipedia — wszystkie potrzebne informacje: od prostych instrukcji pracy po zdjęcia z firmowych wycieczek i seminariów. A dzięki tagom zawsze łatwo i szybko można znaleźć wszystko, czego się potrzebuje. Z kolei wyszukiwanie według słów kluczowych pomoże szybko znaleźć wszystko, czego potrzebują pracownicy.
Baza wiedzy w LMS Collaborator
3. Grywalizacja szkoleń dla zapracowanych pracowników
Grywalizacja szkoleń nie jest niczym nowym, ale jest to technika, która faktycznie działa. Polega ona na prezentowaniu szkoleń w sposób przypominający grę: konkursy, punkty i nagrody, a także bonusy, które można wymienić na prawdziwe prezenty. Grywalizacja, która stała się prawdziwym trendem, pomaga nie tylko uczyć, ale jest także świetną przerwą dla mózgu. Dlatego wdrażając ją w swojej firmie, pozwalamy pracownikom łączyć naukę z relaksem.
Główną zaletą grywalizacji jest to, że pomaga ona uczyć w duchu konkurencyjności. Na przykład LMS Collaborator oferuje możliwość organizowania maratonów certyfikacyjnych — przyjaznej rywalizacji, w której pracownicy muszą wykonywać zadania i konkurować ze sobą o ciekawe bonusy.
Wnioski
— Wypalenie zawodowe stało się powszechne, ale istnieją sposoby na zmniejszenie obciążenia pracowników bez utraty produktywności;
— Przede wszystkim warto zmniejszyć liczbę rutynowych zadań. Pomoże w tym wprowadzenie odpowiedniego systemu LMS;
— Aby pozostać produktywnym, ale także wypoczętym, ważne jest, aby w jak największym stopniu zautomatyzować procesy: na przykład onboarding, zbieranie informacji zwrotnych i ocenę pracowników;
— Jednym z kluczowych punktów ułatwiających pracę działu HR jest stworzenie platformy do komunikacji. LMS Collaborator oferuje firmowy czat i forum, a także komentarze;
— Przy automatyzacji onboardingu warto przeprowadzić ankietę wśród obecnych pracowników, uwzględnić ich doświadczenie przy tworzeniu bazy niezbędnych danych dla każdego stanowiska oraz opracować ścieżki szkoleniowe;
— Aby utrzymać pracowników w dobrej formie i zmniejszyć ich zmęczenie, warto rozważyć inne metody szkoleniowe, takie jak microlearning i grywalizacja;
— Warto wypełnić firmową Bazę wiedzy wszystkimi niezbędnymi materiałami, przypisując im odpowiednie tagi. Pomoże to pracownikom efektywnie wyszukiwać informacje bez marnowania cennego czasu.
