Skąd pomysł na TRAFFIT? Jak doszło do jego powstania?
Można powiedzieć, że wszystko zaczęło się od agencji rekrutacyjnej Jobhouse. To właśnie jej właścicielka zaproponowała naszemu obecnemu CEO, który był wtedy na studiach, stworzenie dedykowanego systemu rekrutacyjnego. Tak powstała pierwsza wersja systemu. Kiedy po studiach nasz CEO zaczął pracę w JIT Solutions, pojawił się pomysł na stworzenie takiego systemu w formie SaaS-a (software-as-a-service). ATS-a, który pozwalałby nie tylko na prowadzenie rekrutacji, ale też budowanie i zarządzanie własną bazą kandydatów. Zarząd JIT Solutions (obecnie JIT.team i członkowie Zarządu TRAFFIT) uwierzył w ten pomysł – postanowił stworzyć spółkę i dać TRAFFITowi szansę. Spółka powstała w 2014 roku. A Jobhouse korzysta z TRAFFITa do dziś! 🙂
Na rynku jest wiele różnorodnych narzędzi HR, czym TRAFFIT wyróżnia się na ich tle?
To prawda, ale ATS ATS-owi nierówny. Wszystkie mają podstawowe funkcjonalności związane z tworzeniem rekrutacji i zarządzanie kandydatami w procesie (stąd wzięła się nazwa ATS, czyli “applicant tracking system” – po polsku “system śledzenia aplikacji”) – ale różnią się dodatkowymi funkcjonalnościami, integracjami, grupą docelową czy nawet sposobem rozliczania. Dlatego zawsze zachęcam do skorzystania z darmowego okresu próbnego, który większość ATS-ów oferuje (TRAFFIT można przetestować bezpłatnie tutaj), aby przekonać się, czy to system właśnie dla nas.
TRAFFIT jest tworzony z myślą o tych rekruterach, którzy chcą budować własną bazę kandydatów i równocześnie dbać o candidate experience. Uważamy, że rozpoczynanie każdego procesu “od zera” jest często niepotrzebne. Członkowie zespołu rekrutacyjnego rozmawiają i spotykają się z wieloma kandydatami każdego dnia, warto więc zachowywać te kontakty w jednej bazie dostępnej dla reszty na przyszłość i wracać do nich, gdy pojawi się rola, do której pasują. Stąd baza danych kandydatów ze wszystkich źródeł (w tym aplikacji spontanicznych), grupy Talentów czy możliwość szukania w treści załączonych do profili kandydatów plików dostępnych w Trafficie, które pozwalają na efektywne korzystanie z własnej bazy kandydatów.
Ważnym wyróżnikiem TRAFFITa jest też możliwość customizacji. Co to oznacza? Zwykle wybierając system rekrutacyjny, na liście mamy do wyboru SaaS lub oprogramowanie dedykowane. SaaS jest niedrogi i szybki do wdrożenia, ale często mocno ogranicza użytkowników – którzy otrzymują gotowe narzędzie. Oprogramowanie dedykowane można mocno dopasować do potrzeb, ale koszt i czas wdrożenia są bardzo wysokie. TRAFFIT, pomimo że jest SaaS-em, pozwala na dużą customizację – czyli dostosowanie do potrzeb. Użytkownicy mogą zdecydować o swoim procesie rekrutacyjnym (liczba i nazwy etapów), układzie profilu kandydata, wyglądzie formularzy aplikacyjnych (liczba, wymagalność i nazwy pól) oraz wielu innych elementach. Mogą też stworzyć własne szablony ogłoszeń czy wiadomości mailowych do kandydatów.
Staramy się również, aby TRAFFIT był swoistym centrum dowodzenia, czyli pozwalał na zarządzanie wszystkimi aktywnościami rekrutacyjnymi w jednym miejscu. Do TRAFFITa można więc podpiąć swoją skrzynkę mailową i kalendarz, zintegrować go ze Slackiem i Zapierem (co daje możliwość powiązania go z 3.000 innych aplikacji) oraz połączyć ze swoją stroną Kariera tak, aby móc jej treścią i ogłoszeniami zarządzać samodzielnie. Możemy się również pochwalić integracją z Facebook Jobs, jako jeden z niewielu ATS-ów na świecie!
Dzięki temu, że to TRAFFIT SaaS w chmurze, mogą korzystać z niego zarówno firmy, jak i freelancerzy – którzy mogą wykupić pojedynczą licencję i mieć dostęp do wszystkich jego funkcjonalności.
Jakie są główne korzyści z wykorzystania narzędzia takiego jak TRAFFIT?
Przede wszystkim dbanie relacje z kandydatami. ATS jest dla rekrutera tym, czym CRM dla sprzedawcy. Zbiera wszystkie informacje o kandydacie w jednym miejscu, wraz z jego plikami, historią korespondencji i aplikacji. Wiemy, czy był już w jakichś procesach, jeśli został odrzucony lub zrezygnował – to dlaczego i jakie były z nim ustalenia. Dlatego, gdy wraca do nas ponownie, nie jest już “czystą kartką”. Wiele firm zapomina o tym, jaką dużą wartość ma kandydat, który był już u nas w procesie. On chciał już dla nas pracować. Jeśli został przeprowadzony przez proces szybko, sprawnie i z szacunkiem, to chętnie do nas wróci.
Wiele osób obawia się automatyzacji, ale automatyzacja dostępna w ATS-ie faktycznie odciąża rekrutera z prostych i powtarzalnych czynności. Na przykład pozwala wysłać spersonalizowanego maila do kandydata w imieniu rekrutera (z jego skrzynki mailowej oraz według przygotowanego przez niego szablonu) kiedy kandydat aplikuje lub jest umieszczany na konkretnym etapie procesu. To nie tylko odciąża rekrutera, ale też usprawnia komunikację z kandydatem, który jest informowany o zmianie statusu swojej aplikacji na bieżąco.
Rekruter to zawód wymagający stałego kontaktu z ludźmi, dlatego zwykle decydują się na niego osoby, które ten kontakt lubią. I zdecydowanie wolą spotykać się i rozmawiać, a nie zakopywać się w Excelach i liczbach. ATS również zdejmuje z nich tę część pracy, jaką jest mierzenie efektywności i postępów prac w prowadzonych rekrutacjach – dając gotowe raporty. Nie wymaga też ręcznego zapisywania każdej aktywności, która jest wykonywana przy procesowaniu kandydata – bo są one zapisywane automatycznie. A członkowie zespołu mają stały i równy dostęp do wszystkich informacji.
Nie zapominajmy o bezpieczeństwie danych kandydatów i kwestiach przetwarzania danych zgodnie z RODO. Dostawca systemu bierze te kwestie na swoje barki, tak jak backupy danych.
W kontekście rekrutacji dużo mówi się o doświadczeniach kandydatów. W jaki sposób TRAFFIT może pomóc organizacji właśnie w obszarze dbania o Candidate Experience?
Candidate experience to chyba najsilniejszy argument za wdrożeniem ATS-a. Chociażby dlatego, że pozwala na tworzenie responsywnych (dostępnych również na urządzeniach mobilnych) formularzy aplikacyjnych, na ustawienie podziękowania na ekranie komputera, widocznego dla kandydata po aplikacji czy automatyzację wiadomości mailowych dla kandydatów przenoszonych między etapami – co sprawia, że zawsze są na bieżąco ze statusem swojej aplikacji w procesie. Oczywiście, najważniejszym elementem candidate experience jest i zawsze będzie rekruter – jego zachowanie, responsywność i szacunek dla kandydata i jego czasu. Ale ATS może być świetnym uzupełnieniem jego działań. Chociażby z funkcją Planera dostępną w TRAFFIT – dzięki połączeniu ze skrzynką i kalendarzem rekruter może wysłać z systemu link, pod którym kandydat sam może wybrać dogodny dla siebie termin spotkania rekrutacyjnego.
Obecnie mamy do czynienia z postępującą automatyzacją w obszarze HR i wykorzystywaniem coraz to nowych technologii. Z perspektywy HR daje to możliwości efektywniejszego działania pozwalając na skupieniu się na tym co najważniejsze a więc na ludziach. Jednak w oczach samych pracowników bazowanie na nowych technologiach kojarzyć się może z działaniem w oparciu o dane.
To z kolei rodzić może obawy, że w oczach działów HR zwłaszcza w dużych firmach ludzie będą tylko pozycjami w bazach danych opisywanymi przez coraz większą liczbę metryk pozwalających określić “jakość” danego pracownika. Jak przekonałabyś pracowników, że wykorzystanie technologii przez działy HR to szansa a nie zagrożenie?
Wszystko zależy od właściwego wyboru narzędzi przez organizacje. Kluczem jest rozsądek. Jestem zwolenniczką cyfryzacji w HR, szczególnie tam, gdzie jest dużo powtarzalnych czynności, które można zautomatyzować – np. informowanie kandydatów o tym, że aplikacja do nas dotarła. Albo tam, gdzie kandydaci i rekruterzy pracują zdalnie, a niezbędny jest sprawny obieg dokumentów, w tym NDA czy umowy o pracę – np. przez korzystanie z rozwiązań typu Autenti. A to realna korzyść zarówno dla kandydatów, jak i pracowników.
Uważam, że organizacje, które będą traktowały pracowników wyłącznie jako zasób i jedną z kolumn w bazie danych, nigdy nie osiągną sukcesu. Polecam serial Black Mirror na Netflixie, który dobitnie pokazuje jak to się kończy 🙂
Dla kogoś z zewnątrz, spoza branży HR proces rekrutacyjny kojarzyć się może przede wszystkim z rolą jaką odgrywa w nim rekruter. To właśnie osoba prowadząca rekrutację często jest dla kandydata twarzą tego procesu.
Dobrze jednak wiemy, że w procesy rekrutacyjne może zaangażowanych być wiele osób po stronie organizacji i między innymi od sprawnej komunikacji między nimi zależy efektywność prowadzonych rekrutacji. Jak zatem TRAFFIT może wspierać procesy rekrutacyjne na tej płaszczyźnie?
To prawda, w procesach – oprócz rekruterów – biorą udział również udział Hiring Managerowie. Dzięki TRAFFIT mogą mieć dostęp do wybranych lub wszystkich kandydatów w danej rekrutacji. Mogą przeglądać aplikacje, komentować je i oceniać. A oceny i notatki wszystkich uczestników procesu znajdują się w jednym miejscu. To usprawnia obieg informacji i daje wszystkim równy do nich dostęp. Dodatkowo użytkownicy mogą oznaczać się w notatkach, dzięki czemu nie muszą wysyłać sobie linków do profili kandydatów innymi drogami, np. mailowo czy na czacie.
Muszę przyznać, że TRAFFIT zwraca uwagę nie tylko jako narzędzie ale również jako pracodawca. W tym kontekście rzuca się w oczy Wasza aktywność w mediach społecznościowych, dzięki którym można dowiedzieć się nieco na temat pracy u Was.
Moją szczególną uwagę w tym wypadku przykuł Wasz projekt TRAFFIT Pathways. Czy możesz powiedzieć coś więcej na jego temat? Dlaczego jest on tak wyjątkowy?
Myślę, że jest on wyjątkowy, bo podczas gdy inni pracodawcy nadal obawiają się podawania oferowanych widełek wynagrodzenia w ogłoszeniu, my poszliśmy o krok dalej i pokazaliśmy dokładne stawki dla wszystkich “poziomów zaawansowania” (24 poziomy) i wszystkich stanowisk naszych pracowników. Niestety nadal w wielu firmach awans to kwestia uznaniowa lub stażowa, bez żadnych uregulowanych zasad. Daje to duże pole do nadużyć i powoduje poczucie nierówności w zespole. Zresztą, uzasadnione. Transparentność wynagrodzeń oraz ścieżek kariery i rozwoju sprawia, że:
- każdy wie co ma zrobić, aby przejść na wyższy poziom,
- aby dostać podwyżkę nie trzeba nikogo przekonywać – tylko przyjść do swojego przełożonego z odhaczoną listą punktów,
- managerowie są umocowani do dawania podwyżki, bez konieczności wcześniejszej konsultacji,
- nasza orientacja czy płeć nie ma żadnego wpływu na wynagrodzenie lub awans.
Ucina to też dyskusje pod tytułem: “Dlaczego on(a) dostał(a) podwyżkę, jeśli ja pracuję tu dłużej?”. Ścieżka jest taka sama dla każdego na analogicznym stanowisku. Zresztą, cały projekt jest publiczny, nasze TRAFFIT Pathways można zobaczyć tutaj. Myślę, że to słuszny kierunek i mam nadzieję, że inne firmy się tym zainspirują.
Przyznam, że o ile sama transparentność w pokazywaniu i pokazywanie firmy od środka nie jest dla mnie czymś nowym to jednak w Waszym przypadku wrażenie robi skala.
Często gdy spotykałem się z firmami, które pokazują jak wygląda praca u nich odnosiłem wrażenie, że jest to takie dość pobieżne i brakuje im takiego spójnego pomysłu na to jaki tak naprawdę chcą dać przekaz. Jakie miałabyś rady dla pracodawców, którzy chcą być naprawdę transparentni i skutecznie otworzyć swój wewnętrzny, firmowy świat dla potencjalnych kandydatów?
Projekt taki jak TRAFFIT Pathways to faktycznie duży krok. Polecam więc zacząć od małych kroków, np. od rezygnacji ze stockowych zdjęć na stronie Kariera 🙂 Kandydaci chcą zobaczyć, z kim będą pracować. Ciężko będzie im utożsamić się z postaciami ze stocka. Warto też usiąść z zespołem i spisać swoje wartości oraz określić EVP. Co mnie, jako pracodawcę wyróżnia? Wiedząc, co chcę zakomunikować, łatwiej jest to zrobić! Nie można też bać się mówienia o wyzwaniach, problemach czy niepowodzeniach. Zbyt cukierkowy obraz odstręcza, bo jest nieprawdziwy i nierealny. Nie bójmy się też pokazywania prawdziwych scen z życia firmy i naszego zespołu – w tej kwestii fajnie sprawdza się Instagram.
Ktoś kto chce się rozwijać w branży HR staje przed wyborem tego w jakim konkretnie kierunku się rozwijać. W końcu Human Resources daje wiele możliwości aczkolwiek jedna z nich nie jest chyba aż tak często rozpatrywana jak inne. Mowa tutaj o pracy w organizacji, która sama działa w branży HR.
Nie mam tutaj nawet na myśli typowych agencji HR ale przede wszystkim firmy takie jak TRAFFIT i wszelkie organizacje z obszaru szeroko pojętego HR Tech. Jakie z Twojej perspektywy są korzyści z obrania takiej ścieżki kariery i pracy dla firmy, która rozwija konkretny produkt w kontekście rozwoju zawodowego w obszarze HR?
Sprzedawcy i marketingowcy od dawna mają ogromny wybór narzędzi cyfrowych wspierających codzienną pracę, mam wrażenie że w przypadku HR technologia dopiero się rozwija. Tak jak wcześniej rozmawialiśmy, HR to taka kategoria, w której człowiek zawsze będzie na pierwszym miejscu – nie wyklucza to jednak wspierania się technologią. Dlatego myślę, że HR Tech będzie rósł w siłę. A tym samym rosnąć będzie zapotrzebowanie na ludzi, którzy pomogą go rozwijać! To świetny kierunek, w którym przydaje się również wiedza z zakresu psychologii, marketingu i sprzedaży. W końcu rekrutacja czy employer branding dużo z nich czerpią!
Praca w HR Techu jest niezwykle satysfakcjonująca, bo ma się poczucia faktycznego wpływu na codzienną pracę rekruterów. I dołożenia małej cegiełki do zdobywania nowej, wymarzonej pracy przez kandydatów 🙂
