Warto samemu zabrać się za weryfikowanie bowiem bez względu na to czy nasza strategia rekrutacyjna działa stosunkowo dobrze czy też nie przynosi oczekiwanych efektów jej przeanalizowanie pozwoli nam lepiej zrozumieć co można zmienić na lepsze.
Na jakie wskaźniki rekrutacyjne warto zwrócić uwagę?
Zobaczmy zatem przez pryzmat jakich wskaźników warto spojrzeć na nasze procesy rekrutacyjne. Jakie konkretnie aspekty powinny zwrócić naszą szczególną uwagę przy ocenie tego na ile nasza strategia rekrutacji okazuje się skuteczna?
Job ads effectiveness – efektywność ogłoszenia o pracę
Skoro już przygotowujemy ogłoszenie rekrutacyjne i publikujemy je nie tylko na zakładce kariera ale też w różnych serwisach z ogłoszeniami o pracy to zapewne chcielibyśmy aby było jak najbardziej efektywne. Pierwszym wskaźnikiem, który może nam powiedzieć co nieco w tym zakresie jest właśnie efektywność ogłoszenia o pracę (job ads effectiveness).
W tym przypadku mowa po prostu o ilości aplikacji jakie otrzymamy w stosunku do tego ile naszego ogłoszenie zanotowało odsłon. Musimy zdawać sobie sprawę z tego, że nie zawsze więcej znaczy lepiej. Fakt, że nasze ogłoszenie będzie bardzo chętnie przeglądane nie znaczy przecież, że automatycznie możemy liczyć na dużą liczbę aplikacji.
Recruitment source effectiveness – efektywność źródeł rekrutacji
Ogłoszenia rekrutacyjne publikujemy w różnych miejscach i różnymi kanałami staramy się dotrzeć do naszych potencjalnych kandydatów. Warto więc umieć określić jak w procesie rekrutacji sprawdzają się poszczególne kanały dotarcia. W tym właśnie celu określa się efektywność kanałów rekrutacji (recruitment source effectiveness). Musimy więc mieć możliwość analizowania jakie rezultaty przynosi nasze ogłoszenie rekrutacyjne w rozbiciu na poszczególne źródła. Kluczowe jest więc aby dysponować danymi choćby na temat tego ile odsłon notuje nasze ogłoszenie na poszczególnych portalach gdzie zostało opublikowane a także na naszej zakładce kariera. To pozwoli nam określić, które miejsca są szczególnie efektywne w docieraniu do ludzi zainteresowanych naszą ofertą pracy.
Channel effectiveness – efektywność kanałów rekrutacji
W tym wypadku mogłoby się wydawać, że , że mówimy w zasadzie o tym samym wskaźniku co chwilę wcześniej, jednak nic bardziej mylnego. Na początek warto pomyśleć nad tym, że przecież ogłoszenie rekrutacyjne nie jest jedynym punktem styku kandydata z naszą marką pracodawcy.
Nie zawsze też ktoś kogo nawet zainteresuje nasze ogłoszenie od razu będzie aplikował. Wiele osób może chcieć najpierw dowiedzieć się czegoś więcej o naszej organizacji, zapoznać się z opiniami i po prostu przemyśleć sobie na spokojnie temat. Finalnie gdy taka osoba już stwierdzi, że aplikuje to wróci do naszego ogłoszenia aby wysłać swoje CV.
Tutaj pojawia się kluczowe pytanie a więc: skąd tak naprawdę przychodzą użytkownicy trafiający na nasze ogłoszenia rekrutacyjne? Czy kluczowe są tutaj reklamy, które zostały przez nas wykupione aby dodatkowo zainteresować aktualną ofertą pracy? Może nasze działania w social mediach tak skutecznie przyciągają do naszych ogłoszeń?
Na te pytania nie będziemy w stanie odpowiedzieć dopóki nie sięgniemy po konkretne dane. Najłatwiej będzie w przypadku naszej zakładki kariera. Jeśli bowiem na naszej stronie firmowej działa narzędzie analityczne takie jak choćby Google Analytics to będzie możliwe określenie z jakich źródeł przede wszystkim użytkownicy trafiali na nasze ogłoszenia.
Kluczowe jest aby pamiętać, że przy ocenianiu poszczególnych źródeł nie możemy skupiać całej uwagi tylko na tym ile ruchu dostarczyły. Musimy też uważnie przeanalizować jak ten ruch przekładał się na aplikowanie a więc mówiąc wprost, który kanał ruchu najskuteczniej dostarczał nam kandydatów.
Rejection rate – wskaźnik odrzuceń
Gdy już zaczynają napływać aplikacje od naszych kandydatów zaczyna się etap ich oceniania. W końcu duża liczba kandydatur jeszcze nic nie znaczy, kluczowe jest to ile z nich faktycznie dobrze odpowiada temu jakiego pracownika realnie potrzebuje firma. I to jest właśnie dość istotny aspekt w kontekście oceny tego jak sprawdzają się nasze ogłoszenia rekrutacyjne.
Analizując różne rodzaje naszych ogłoszeń a także to gdzie je publikujemy i jakimi kanałami do nich docierają użytkownicy weźmy też pod uwagę to ile kandydatur z danego źródła okazuje się faktycznie wartościowych. Wskaźnik odrzuceń (rejection rate) to bowiem procent kandydatur jakie już na etapie selekcji aplikacji odrzucamy ponieważ nie spełniają naszych wymagań.
Time to interview – czas do rozmowy z kandydatem
Z pewnością jednym z czynników jaki może wpływać na efektywność rekrutacji jest to jak długo kandydat będzie musiał czekać. Wskaźnik ten tak na dobrą sprawę można postrzegać dwojako.
Patrząc z perspektywy organizacji Time-to-Interview może określać jaki czas mija od momentu opublikowania ogłoszenia do momentu spotkań z wybranymi kandydatami. Jest więc określenie ile tak na dobrą sprawę zajmuje etap zbierania odpowiednich kandydatur.
Jednak warto też na ten wskaźnik spojrzeć z perspektywy kandydata a więc ile czasu mija od momentu wysłania przez niego aplikacji do chwili rozmowy rekrutacyjnej. Czas oczekiwania może bowiem w tym wypadku realnie wpłynąć na doświadczenia kandydata jakie wyniesie z procesu rekrutacji.
Time to hire – czas do zatrudnienia
Czas to miara bardzo ważna w kontekście procesu rekrutacji i to zarówno dla kandydata jak i dla samej organizacji. Z jednej bowiem strony każdy dzień gdy dane stanowisko pozostaje nieobsadzone to konkretny koszt dla firmy. Z drugiej strony każdy dodatkowy dzień procesu rekrutacyjnego wpływa również na doświadczenia kandydata i zwiększa ryzyko, że wybierze on ofertę innej firmy, która będzie od nas szybsza.
Dlatego tak ważne jest aby zwracać uwagę na to jaki czas do zatrudnienia (Time to hire) upływa od momentu opublikowania oferty pracy. Oczywiście mówimy w tym wypadku o wskaźniku, który jest tylko wstępem do dalszej analizy. W końcu sam fakt, że nas proces rekrutacyjny trwa zbyt długo to jedno a druga kwestia to odpowiedź na pytanie gdzie ewentualnie tkwi problem.
Time to fill – czas do wypełnienia wakatu
Wbrew temu co mogłoby się wydawać wskaźnik Time to hire nie daje nam jeszcze najszerszej perspektywy z jakiej możemy spojrzeć na proces rekrutacyjny. W końcu sam proces nie rozpoczyna się w momencie publikacji ogłoszenia rekrutacyjnego a jeszcze wcześniej. Za początek procesu rekrutacji można tak na dobrą sprawę przyjąć moment gdy firma dostrzega konieczność pozyskania nowej osoby.
W takim przypadku możemy mówić o czasie do wypełnienia wakatu (Time to fill) a więc czasie jaki upływa od momentu pojawienia się zapotrzebowania na nowego pracownika do chwili jego finalnego zatrudnienia.
Offer acceptance rate – przyjęcie ofert pracy
Zawsze istnieje ryzyko, że kandydat odpadnie nam dosłownie już na ostatniej prostej a więc w momencie gdy przedstawia się mu ofertę pracy. Przyczyn odrzucenia oferty pracy może być wiele.
Być może kandydat otrzymał od innej firmy bardziej atrakcyjną propozycję a może przeanalizował jeszcze raz kwestię zatrudnienia u nas i uznał, że jednak coś mu nie odpowiada. Mogłoby również tak, że rozczarowała go bezpośrednio sama oferta, która nie do końca pokrywa się z tym czego oczekiwał.
Powodów może być naprawdę wiele i warto monitorować jaki procent złożonych ofert pracy finalnie zostaje przyjętych. Wszelkie większe nieprawidłowości w tym obszarze powinny dawać do myślenia w kontekście tego gdzie ewentualnie po naszej stronie może być jakiś problem.
Candidate satisfaction – satysfakcja kandydata
Celem procesu rekrutacyjnego jest przede wszystkim pozyskanie odpowiedniego pracownika, który pozwoli zapełnić wakat w firmie. Pamiętać jednak trzeba, że poza tą osobą, którą być może uda się finalnie zatrudnić jest też wiele osób, które w procesie będą brały udział ale z różnych względów odpadają na pewnych jego etapach.
Takie osoby w przyszłości mogą być ponownie kandydatami aplikującymi do naszej firmy i być może wśród nich są też nasi przyszli pracownicy. Powinniśmy więc zainteresować się też tym jaki jest poziom satysfakcji kandydatów uczestniczących w naszych procesach rekrutacyjnych.
Hiring Manager satisfaction – poziom satysfakcji Hiring Managera
To Hiring Manager inicjuje proces rekrutacyjny przekazując zapotrzebowanie zatrudnienia konkretnej osoby. Dlatego tak ważne jest badanie tego na ile zadowolony jest z efektów prowadzonych procesów rekrutacyjnych a jednocześnie zbieranie feedbacku co do tego jakie ewentualnie problemy widać z jego perspektywy.
Cost per hire – koszt zatrudnienia
Pozyskanie kandydata to tylko jedna strona medalu jeśli chodzi o efektywność procesu rekrutacji. Wymieniono tutaj już wiele wskaźników, które pozwalają oceniać to jak efektywny jest proces rekrutacyjny i mogą być wstępem do tego aby szukać obszarów gdzie możliwa jest ewentualna poprawa.
Jednak firma jako taka patrzy też na rekrutację przez pryzmat kosztów. Oceniając proces rekrutacyjny nie można więc pominąć tego jaki jest koszt zatrudnienia pracownika. Oczywiście na koszt zatrudnienia składa się wiele czynników i brać należy pod uwagę choćby koszt pracy działu rekrutacji czy też zaangażowania wszelkich dodatkowych osób takich jak manager czy pracownik danego działu pomagający weryfikować merytoryczne kompetencje kandydata.
Cost of vacancy – koszt wakatu
Nie da się ukryć, że gdy firma się rozwija to regularnie potrzebować może nowych pracowników. Z jednej strony ilość pracy do wykonania będzie coraz większa, z drugiej zaś trzeba liczyć się z naturalną rotacją i faktem, że pewne stanowiska będą z czasem wymagały ponownego obsadzenia.
Tak czy inaczej nie da się ukryć, że bez względu na to czy wakat wynika z pojawienia się nowego stanowiska czy też odejścia pracownika z firmy to związany jest on z pewnym kosztem dla firmy. W końcu do momentu zatrudnienia odpowiedniej osoby pewne zadania muszą być realizowane przez innych a w niektórych przypadkach być może mowa nawet o zadaniach, które nie mogą być realizowane ponieważ brak w strukturach organizacji osoby o właściwych kompetencjach.
Bad hire cost – koszt błędnego zatrudnienia
Ten wskaźnik może nam jasno pokazać, że koszt nieobsadzonego miejsca (koszt wakatu) może nie być jedynym kosztem z jakim będzie musiała liczyć firma. Z jednej strony każdy chciałby aby proces rekrutacyjny mógł przebiegać jak najszybciej. W końcu na szybkim pozyskaniu odpowiedniego pracownika zależy firmie a i sam kandydat również chciałby szybko znać rezultat rekrutacji.
Jednak prawda jest taka, że pośpiech w rekrutacji nie jest zbyt dobrym doradcą i może prowadzić do błędnych decyzji. Jak doskonale wiemy błędne decyzje kosztują i właśnie do tych kosztów odnosi się koszt błędnego zatrudnienia (bad hire cost).
Quality of hire – jakość zatrudnienia
Nikt nie gwarantuje, że pracownik wybrany w procesie rekrutacji finalnie spełni pokładane w nim nadzieje i dobrze odnajdzie się w organizacji. Problemem niekoniecznie muszą się okazać kompetencje danej osoby ale choćby fakt, że nie będzie jej odpowiadać kultura organizacyjna czy też nie będzie mogła złapać dobrego kontaktu z zespołem, do którego trafiła.
Dlatego właśnie mierzenie efektywności rekrutacji nie powinno się kończyć na etapie podpisania przez nową osobę umowy o pracę. Kluczowe jest badanie tego czy nowo pozyskiwani pracownicy faktycznie pozostają w firmie.
Early employee turnover
Skoro mowa o pracownikach, których rekrutujemy i ich pozostawaniu w firmie to warto przyjrzeć się choćby temu ilu pracowników rezygnuje z zatrudnienia na poszczególnych etapach swojej przygody z naszą firmą.
Na początek sprawdźmy czy niektórzy nie rezygnują już na etapie onboardingu. Następnie zobaczmy jak wiele osób decyduje się pozostać dalej już po przejściu okresu próbnego. Kolejnymi takimi okresami do sprawdzenia może być pół roku czy też rok.
Oczywiście tutaj trzeba brać również pod uwagę kontekst a więc analizować tego typu dane choćby w ujęciu poszczególnych działów. Oczywiście fakt, że stwierdzimy iż w danym dziale jest zauważalna silna rotacja pracowników o stosunkowo krótkim stażu pracy wcale nie musi oznaczać błędów na poziomie samej rekrutacji.
Problem równie dobrze może tkwić w procesie onboardingu, atmosferze w organizacji czy też temu jak bardzo oczekiwania pracownika rozmijają się z realiami panującymi w firmie. Niemniej jednak warto się bliżej przyjrzeć takiej sytuacji gdy zauważymy tutaj problemy.
