Rekrutacja zakończona i co dalej?
Warto sobie zdać sprawę z tego, że onboarding pracownika rozpoczyna się tak naprawdę wraz z domknięciem procesu rekrutacji. W końcu od momentu zakończenie rekrutacji do chwili, gdy pracownik rozpoczyna pracę w naszej firmie, mija trochę czasu i wato byłoby go wykorzystać na to, by nową osobę już zacząć przygotowywać do tego, co czeka ją u nas.
O czym należy pamiętać jeszcze przed pierwszym dniem pracownika w firmie?
Już na tym etapie jest tak naprawdę wiele zadań, które w ostatecznym rozrachunku mogą mieć wpływ na to, jak nowa osoba zostanie wprowadzona do organizacji. Warto więc punkt po punkcie przejść przez kluczowe aspekty:
Zadbanie o właściwą komunikację z nowym działem zatrudnionej osoby
Osoby z danego działu już na tym etapie warto poinformować, że będą mieć nowego kolegę lub koleżankę. Często za ten aspekt będzie odpowiadał już manager danego działu, ale HR powinien trzymać rękę na pulsie
Zadbanie o komunikację z nowym pracownikiem po zakończeniu procesu rekrutacji, stopniowo przekazuj mu informacje na temat firmy, jego nowego działu i obowiązków
Warto skonsultować z managerem danego działu kwestię tego, jakie informacje można przekazać już przed pierwszym dniem pracy. Może będą to jakieś dodatkowe materiały, które pozwolą się nowej osobie lepiej przygotować do podjęcia swoich obowiązków, a może konkretne wytyczne, co powinna jeszcze zrobić przed pierwszym dniem w pracy.
Przygotowanie miejsca dla nowej osoby
Czy nowy pracownik ma dedykowane miejsce pracy, które jest właściwie przygotowane? Może się to wydawać niezwykle trywialne, jednak co sobie pomyśli pracownik, gdy pierwszego dnia każe mu się siąść przy obdrapanym biurku, a krzesło będzie rozregulowane?
W przypadku pracy zdalnej może się wydawać, że punkt ten traci na znaczeniu lub też może wręcz wypaść z listy punktów. Jednak warto się najpierw dobrze zastanowić czy aby na pewno w przypadku konkretnej organizacji aspekt ten jest całkowicie nieistotny. Może być tak, że pracownik pracować będzie zdalnie, ale mimo wszystko będzie mieć przypisane w firmie miejsce, które będzie mógł zająć, gdyby jednak zechciał popracować z biura. W takiej sytuacji tak powinno się odpowiednio zadbać o to, aby to miejsce było właściwie przygotowane i wyposażone.
Zgłoszenie zapotrzebowania i przygotowanie niezbędnego sprzętu
W pracy biurowej często podstawą będzie tutaj laptop, a także wszelki dodatkowy sprzęt, niezbędny pracownikowi do wykonywania swoich obowiązków.
Zgłoszenie potrzeby nadania dostępów
Gdy mowa o pracy biurowej to w zasadzie całym odrębnym tematem wymagającym odpowiedniego zaopiekowania się będą wszelkiego rodzaju dostępy. Podstawową kwestią będzie sam dostęp do biura bowiem w biurowcach i nie tylko standardem już jest, że aby wejść na teren biura, konieczne jest posiadanie specjalnej karty dostępowej. Do tego oczywiście dojdą dostępy choćby do poczty firmowej czy też wszelkich narzędzi oraz systemów niezbędnych w pracy na danym stanowisku.
Wyznaczenie buddy’iego
Buddy to w wielu organizacjach nadal nowość, która dopiero stopniowo się przyjmuje. Jednak są i takie firmy gdzie taka funkcja jest czymś naturalnym. W największym skrócie buddy to osoba, której zadaniem jest “opieka” nad nowym pracownikiem i bycie przewodnikiem po firmie. Warto odpowiednio wcześnie zadbać o właściwe przygotowanie osoby wyznaczonej do tej roli do pełnienia swojej funkcji.
Pierwszy dzień w firmie
Pierwszy dzień w firmie to zawsze stresujący moment, a więc warto się dobrze do niego przygotować, aby nie stresować dodatkowo nowego pracownika. Nowa osoba w firmie może czuć się zagubiona i jest to zupełnie naturalne.
O czym warto pamiętać?
To właśnie pierwszy dzień nowego pracownika tak nierozłącznie kojarzy się z wejściem w ten fundamentalny etap onboardingu. Jednak pomimo to, że większość osób właśnie z tym momentem kojarzy onboarding to i tak zdarza się, że ten początek pracownika w nowej firmie nie jest odpowiednio przygotowany.
Wysyłka kluczowych informacji na temat pierwszego dnia w pracy przynajmniej na kilka dni przed rozpoczęciem
W przypadku pracy stacjonarnej takie informacje powinny obejmować:
- dokładną godzinę, o jakiej pracownik ma się pojawić
- gdzie i do kogo ma się zgłosić
- jaki jest orientacyjny plan pierwszego dnia
Z kolei w przypadku pracy zdalnej warto porozumieć się wcześniej w kwestiach takich jak:
- termin dostarczenia sprzętu przez kuriera
- przekazanie danych do poczty firmowej
Dostarcz welcome pack
Pierwszy dzień pracy może się też okazać idealnym momentem na to, aby dostarczyć pracownikowi welcome pack. Może on tak naprawdę przybierać przeróżną formę i zawierać firmową bluzę, tshirt czy nawet kapcie, może być w nim culture book firmy, o ile dana organizacja taki posiada, a także coś słodkiego, karta podarunkowa do jednej z firm dowożących jedzenie, drogerii czy po prostu jakiegoś sklepu. Tutaj tak naprawdę wszystko zależy od kreatywności ludzi w danych firmie odpowiedzialnych za przygotowanie koncepcji welcome packa.
Zapoznanie z buddym i przełożonym
Kolejny krok onboardingu pracownika to zapoznanie z buddym, który będzie pomagał mu odnaleźć się w firmie i stopniową ją poznawać. Drugą osobą, z którą już na starcie powinien spotkać się nowy pracownik, jest jego przełożony, choć akurat to w wielu sytuacjach będzie już osoba, którą zna z procesu rekrutacyjnego i być może komunikacji jeszcze przed pierwszym dniem, o ile o nią zadbano.
Zwiedzanie biura
Akurat ten punkt jest wyjątkowo mocno determinowany przez to, jaki model pracy przyjęła dana firma. W obecnych realiach pracy zdalnej można to jednak zastąpić w sprytny sposób, przygotowując wirtualny spacer po biurze. W końcu nawet w przypadku pracy w modelu zdalnym istnieje prawdopodobieństwo, że pracownik kiedyś będzie chciał popracować w biura i mimo wszystko dobrze byłoby, aby mógł się w nim odnaleźć.
Przygotowanie niezbędnych dokumentów
Pierwszy dzień zazwyczaj oznacza również wiele formalności związanych z podpisaniem umowy i różnymi dodatkowymi formalnymi obowiązkami związanymi choćby z wypełnianiem dokumentacji potrzebnej do kadr. Przy tej okazji niemal na pewno pojawi się wiele pytań, a więc dobrze byłoby, aby nowa osoba miała kogo zapytać o wszelkie kwestie budzące wątpliwości.
Zapoznanie z zespołem
Nie może oczywiście zabraknąć spotkania z zespołem i oficjalnego przedstawienia nowego członka działu przez przełożonego. Na tym etapie dobrze byłoby, aby manager lub buddy (o ile jest akurat z tego samego działu) zadbali o przedstawienie struktury działu i dokładne objaśnienie kto, za co w nim odpowiada.
Niezbędne szkolenia – czy na pewno niezbędne?
Szkolenia ą nieodłącznym elementem kojarzonym z procesem onboardingu, a zwłaszcza z pierwszymi dniami w nowej firmie, które często spędza się przede wszystkim właśnie na różnego rodzaju szkoleniach. Oczywiste jest, że w czasach pracy zdalnej nowy pracownik często będzie szkolony w formie online jednak warto się zawczasu zastanowić czy wszystkie szkolenia są, aby na pewno potrzebne.
W tej sprawie przydatny może być feedback bezpośrednio od nowych pracowników. Gdy ich zapytamy, po powiedzmy miesiącu od szkoleń, które z nich dostarczyły im wiedzy, która naprawdę była potrzebna w tym pierwszym miesiącu, to już to może doprowadzić nas do cennych wniosków.
Może się okazać choćby, że o ile z pewnych szkoleń nie można całkowicie zrezygnować, to wcale nie trzeba ich przeprowadzać już pierwszego czy drugiego dnia. Być może w przypadku części z nich można je umieścić w postaci materiałów dostępnych w firmowej bazie wiedzy, do których nowy pracownik sięgnie w odpowiednim czasie.
Takie szkolenie przerobione nieco później może nawet przynieść lepsze efekty. Gdy pracownik już na spokojnie siądzie, aby przyswoić dany materiał w momencie, gdy zejdzie z niego ten pierwszy stres związany z rozpoczęciem nowej pracy, to taka nauka może być bardziej efektywna. W tym obszarze mamy też szerokie możliwości wprowadzenia grywalizacji, która może znacznie uprzyjemnić proces przechodzenia szkoleń.
O czym szczególnie warto pamiętać w kontekście onboardingu?
Konkretne kroki, które trzeba mieć na uwadze prowadząc cały proces onboardingowy to jedno. Jednak nawet ważniejsze jest, aby zmienić swój sposób myślenia o całym tym procesie. To nie jest kilka pierwszych dni czy nawet pierwszy tydzień, czy dwa w nowej firmie, podczas których pracownik wdraża się w swoje obowiązki.
To proces, który rozpoczyna się w zasadzie momencie wyboru konkretnego kandydata i przyjęcia przez niego naszej oferty pracy a trwać może i kilka miesięcy. Nie możemy tutaj mówić o jakimś granicznym terminie i zakładać, że po miesiącu pracownik już wie, co ma wiedzieć i proces onboardingu jest zakończony.
Kto właściwie odpowiada za proces onboardingu?
Problem z procesami onboardingu tkwi niekiedy w tym, że odpowiedzialność w tym procesie lubi się rozmywać. Z kwestie bardziej formalne odpowiada HR, za wprowadzenie nowego pracownika do firmy już manager konkretnego działu i niby wszystko jest jasne, a jednak zdarza się, że coś zawodzi, bo ktoś czegoś nie dopilnował.
Dlatego tak jak biznes współpracuj z HRem na etapie rekrutacji, tak samo ważne jest, aby ta współpraca była również ścisła w procesie wprowadzania nowej osoby do organizacji. Można sporządzić choćby wspólną listę zadań, które są do zrealizowania, na której każda ze stron będzie widzieć jakie zadania i sprawy są jeszcze do załatwienia i w jakim terminie.
Procesy i procedury
Zwłaszcza w większych organizacjach mnogość różnego rodzaju procesów i procedur jest czymś naturalnym. One właśnie stanowią jedno z wyzwań onboardingu, które może gdzieś umknąć w natłoku wielu zadań. Prawda jest taka, że nawet chcąc szkolić pracownika z tego, jak działają kluczowe procesy w firmie i jakie procedury mogą być szczególnie istotne z punktu widzenia tego konkretnego człowieka i tak staniemy przed dwoma wyzwaniami.
Procesy i procedury najlepiej poznaje się w praktyce
Procesy i procedury, nawet gdy są stosunkowo proste, to szybko wylatują z głowy, gdy się z nich nie korzysta na co dzień. Pierwszym przykładem z brzegu może być zgłaszanie delegacji. Załóżmy, że mamy do czynienia z firmą, która ma oddziały w różnych miastach i pracownik raz na jakiś czas będzie się musiał udać w delegację do innego miasta.
Być może szkolenie z tego, jaki jest proces składania wniosku o delegację będzie miał podczas onboardingu, jednak co z tego, gdy np. w pierwszą delegację uda się dopiero pół roku po tym szkoleniu i już nic z niego nie będzie pamiętał. Dlatego właśnie na etapie onboardingu trzeba się skupić przede wszystkim na tych procedurach i procesach, z którymi ktoś może mieć do czynienia już na samym początku i regularnie się z nimi stykać. Przykładem może być choćby procedura zgłaszania błędów czy awarii, jakie napotka się podczas pracy.
Nie da się przewidzieć wszystkich scenariuszy
Tak jak wspomnieliśmy, procesów i procedur w firmach potrafi być całe mnóstwo i nie da się przewidzieć wszystkich możliwych scenariuszy, które mogą prowadzić do konieczności skorzystania z konkretnej procedury lub procesu w firmie.
Pracownik w ramach swojej pracy może stykać się z różnymi zadaniami, wyzwaniami i problemami i nagle może okazać się, że dochodzi do punktu, gdy nie wie, co dalej robić. W takiej sytuacji może zapytać buddy’iego lub poszukać informacji na przykład w firmowym Intranecie. Jednak może się okazać, że w tej konkretnej sytuacji ma do czynienia z tematem, którym nikt w jego dziale czy bliskim otoczeniu się do tej pory nie zajmował i nawet ciężko jest określić do kogo w firmie zaadresować dany temat.
Może więc warto poświęcić nieco czasu mapowaniu procesów i procedur w naszej organizacji. Budowanie takiej bazy będzie pomocna nie tylko dla nowych pracowników, ale również dla tych już dłużej obecnych w organizacji bowiem również oni będą mogli zaoszczędzić czas, który czasami trzeba poświęcić na ustalenie, z kim w firmie można załatwić dany temat.
Zobacz jakie możliwości posiada i jak w kontekście onboardingu może Ci pomóc tomHRM:
