Ocenianie wielu z nas z pewnością kojarzy się jeszcze z czasami szkolnymi gdzie nasze wszelkie aktywności a przede wszystkim posiadaną przez nas wiedzę. Nic więc dziwnego, że ocenianie niekoniecznie kojarzy się dobrze zwłaszcza gdy okres nauki szkolnej przywodzi na myśl niezbyt dobre wspomnienia. Ocenianie jako takie może budzić pewne wątpliwości związane choćby z kryteriami samej oceny i tym czy są one jasne czy precyzyjne a także tym kto ocenia i czy osoba ta jest w stanie obiektywnie ocenić innego człowieka. Właśnie obiektywizm i brak jasnych kryteriów oceny prowadzić często do tego, że właśnie jeszcze w szkole mogliśmy mieć poczucie niesprawiedliwości związane z tym, że nasza praca została oceniona nieadekwatnie do tego ile wysiłku w nią włożyliśmy. Często też towarzyszyć nam mogły pytania związane z tym dlaczego ktoś inny został oceniony lepiej od nas pomimo tego, że w naszym zdaniem wcale nie wykazał się większą wiedzą czy większym wkładem pracy.

Ocena okresowa pracownika jako narzędzie kontroli?

Jednak szkoła to już dla wielu osób jedynie wspomnienie co wcale nie oznacza, że temat ocen już nas nie dotyczy. W końcu skoro pracujemy to nie ma nic dziwnego w tym, że nasz pracodawca chciałby mieć wgląd w to jak sprawdzamy się jako pracownik i czy faktycznie sprawnie radzimy sobie na swoim stanowisku z wyzwaniami jakie przed nami stają. Jednak mimo wszystko pracownik może mieć wrażenie, że ocenianie go ma na celu jedynie lepsze kontrolowanie go i tego co robi w firmie. W końcu właśnie tak bardzo często postrzegaliśmy system oceniania w szkole gdzie z uczniowskiej perspektywy pełnił on rolę narzędzia zmuszającego nas do intensywniejszej nauki. Odnosząc to już do świata zawodowego w organizacji mogą pojawić się obawy, że wnikliwej ocenie poddawane będzie każde, najmniejsze nawet potknięcie, które w rezultacie może okazać się dobrym pretekstem do zwolnienia.

Co nam daje ocena okresowa pracownika?

Patrząc z perspektywy pracodawcy ocena okresowa daje dostęp do informacji na temat tego jak pracownicy radzą sobie ze stawianymi przed nimi zadaniami. To pozwala zidentyfikować kto nie radzi sobie zbyt dobrze a kto osiąga ponad przeciętne rezultaty. W przypadku tej pierwszej grupy warto przyjrzeć się bliżej temu z czego mogą wynikać niskie wyniki danej osoby. Pamiętajmy o tym, że za każdą oceną kryje się tak naprawdę konkretny człowiek i musimy mieć też na uwadze ten ludzki aspekt a co za tym idzie mnogość czynników mogących wpływać na to, że czyjaś ocena nie prezentuje się zbyt dobrze.

Niska ocena niekoniecznie wynikać będzie z tego, że mamy do czynienia ze słabym pracownikiem bowiem wpływ na jego wyniki mieć może choćby poziom zaangażowania, który to z kolei determinowany przez wiele różnych czynników. Być może nasza organizacja nie daje poczucia stabilności a także wpływu na jej rozwój co już samo w sobie może przekładać się na poziom zaangażowania naszego pracownika a co za tym idzie jego ocenę. Problemem może być nawet sam sposób wprowadzenia pracownika do organizacji oraz specyfiki pracy na danym stanowisku i jeśli już na poziomie onboardingu nie zadbamy odpowiednio o wdrożenie nowej osoby to może się okazać, że nie będzie ona w stanie wykorzystać swojego pełnego potencjału właśnie w wyniku przeciągającego okresu wdrożenia.

Takie przykłady związane nie tylko z zaangażowaniem można byłoby mnożyć co tym bardziej powinno uświadomić nam, że na oceny pracowników powinniśmy patrzeć w głębszy sposób analizując w każdym przypadku co może mieć wpływ na taką a nie inną ocenę danego pracownika.

Jednak chwilę wcześniej wspomniałem też o identyfikowaniu pracowników, którzy osiągają ponad przeciętne rezultaty i to jest również temat, któremu warto poświęcić uwagę w kontekście ocen okresowych pracowników. Jeśli chcemy aby ocenianie nie wprowadzało tylko niepotrzebnej nerwowości związanej z tym, że prowadzić może do zwolnień to warto zadbać o to aby w organizacji przekonano się również o tym jak to ocenianie może pomagać w nagradzaniu osób wyróżniających się. Premia to oczywiście nie wszystko co można zaproponować takim osobom bowiem warto również przemyśleć ewentualną ścieżkę kariery, która pozwoli z jednej strony docenić takiego pracownika a jednocześnie jeszcze lepiej wykorzystać w organizacji drzemiący w nim potencjał.

To właśnie potencjał powinniśmy w istotny sposób brać pod uwagę przy ocenie pracownika. Warto zwrócić uwagę choćby na to jak wyniki poszczególnych osób zmieniają się na przestrzeni czasu. Które osoby w wyraźny sposób pną się do góry rozwijając się i nabywając nowe kompetencje a które osoby wydają się stać w miejscu lub wręcz „obniżać loty”. Ocena okresowa może być dla nas źródłem cennych informacji pozwalających wspierać naszych pracowników w rozwoju dbając przy tym o rozwój firmy.

Rodzaje oceny okresowej pracownika

Jednak to czy informacje z oceny okresowej faktycznie okażą się cenne zależy przede wszystkim od tego jak zabierzemy się do tematu oceny naszych pracowników. Obecnie mamy do czynienia z kilkoma podstawowymi typami ocen okresowych.

Ocena okresowa pracownika 90 stopni

Jest to typ najbardziej podstawowy oparty ocenę wystawioną przez jedną osobą. Z naturalnych względów osobą wystawiającą ocenę jest w tym wypadku przełożony ocenianego pracownika. Z oczywistych względów należy brać tutaj pod uwagę subiektywizm oceny wynikający choćby z napiętych relacji pomiędzy przełożonym a pracownikiem.

Ocena okresowa pracownika 180 stopni

W przypadku oceny okresowej 90 stopni mówiliśmy tak na dobrą sprawę o systemie oceniania opartym o tylko jedno źródło danych. Jak łatwo się domyślić może to rodzić podejrzenia o subiektywizm dokonywanej oceny choć sporo zależeć tu będzie od tego kim jest osoba oceniająca i na ile potrafi w neutralny sposób spojrzeć na pracownika i aspekty jego pracy podlegające ocenie. Jednak dla pełniejszego obrazu sytuacji warto rozważyć bazowanie na więcej niż jednym źródle informacji i utaj z pomocą przychodzi nam kolejny typ ocen a więc ocena okresowa 180 stopni. Jak sama nazwa wskazuje dzięki temu typowi ocen możemy uzyskać pełniejszy obraz pracownika oraz jego słabych i mocnych stron a także potencjału. W tym wypadku mamy do czynienia z dwoma źródłami informacji, na bazie których tworzona jest ocena.

Ocena okresowa pracownika 270 stopni

Nikt nie mówił jednak, że na dwóch źródłach informacji musimy poprzestać gdyż dokonując oceny 270 stopni dochodzi do tego kolejne źródło co może dostarczyć nam jeszcze więcej informacji o naszym pracowniku a także jego otoczeniu. Nie możemy w tym wszystkim zapominać, że w ramach oceny okresowej pracownika powinniśmy również patrzeć na informacje z poszczególnych źródeł w odniesieniu do siebie wzajemnie.

Ocena okresowa pracownika 360 stopni

Oczywiście możliwości oceniania wcale nie kończą się na ocenie 360 stopni, którą nadal traktować można jako punkt wyjścia do dalszego rozbudowywania systemu oceniania. Jeśli bowiem nawet w pełnej ocenie 360 stopni ograniczaliśmy się jedynie do osób z naszej organizacji to przy dalszym rozwoju zakresu oceny warto brać pod uwagę również osoby spoza firmy. Oczywiście mówimy w tym wypadku o osobach, które mogą mieć możliwość oceny danej osoby choćby ze względu na prowadzoną współpracę.

Kto powinien stanowić źródło informacji w ocenie okresowej pracownika?

Mamy już jakieś spojrzenie na to co nam właściwie daje ocena okresowa pracownika a także jakie są jej typy. Warto więc teraz pochylić się nad tym kto powinien być źródłem informacji do przygotowania takiej oceny. Nie ulega żadnej wątpliwości, że chcąc rzetelnie ocenić pracownika musimy dobrze zastanowić się nad tym kto powinien brać udział w procesie oceniania. Tak jak już wspomniano przy okazji omawiania typów ocen okresowych najbardziej oczywistym źródłem informacji jest przełożony. Jednak nawet w przypadku gdy mówimy o ocenie 90 stopni gdzie bazujemy tylko na jednym źródle informacji to tym źródłem niekoniecznie musi zawsze być akurat bezpośredni przełożony danego pracownika. Myśląc o tym kogo uwzględnić w procesie oceny powinnyśmy bowiem cały czas mieć przed oczami cel dokonywanej oceny i odpowiedź na pytanie co tak naprawdę chcemy poprzez nią osiągnąć i jakie dane chcemy uzyskać.

Szukając źródeł informacji w procesie oceny okresowej pracownika warto brać też pod uwagę:

  • samoocenę pracownika
  • ocenę współpracowników z działu
  • ocenę współpracowników z innych działów
  • ocenę kontrahentów/klientów firmy

Jak widać na pracę konkretnej osoby możemy spojrzeć z naprawdę różnych perspektyw i warto dobrze rozważyć, które z nich będą dla nas kluczowe w kontekście finalnej oceny. Najwięcej kontrowersji może w tym wypadku budzić branie pod uwagę samooceny pracownika bowiem w naturalny sposób pojawia się tutaj obawa o to, że okaże się ona mocno subiektywna. Jednak skoro najczęściej podstawowym źródłem informacji przy ocenianiu jest mimo wszystko przełożony to warto też jego opinię skonfrontować z tym jak pracę w firmie postrzega sam pracownik. Dodatkowo spojrzenie na firmę i funkcjonujące w niej procesy z perspektywy pracownika może być dla nas naprawdę cennym źródłem wiedzy na temat tego co ewentualnie nie funkcjonuje tak jak należy.

Co brać pod uwagę w ocenie okresowej pracownika?

Kolejną kwestią, która może budzić pewne wątpliwości jest to jakie kryteria powinniśmy brać pod uwagę dokonując oceny okresowej. Ile osób tyle zapewne byłoby pomysłów co do tego pod jakim kątem przede wszystkim należy oceniać pracownika. Warto pamiętać o tym, że kryteria oceny powinny być jasno zakomunikowane pracownikom a przede wszystkim dla nich zrozumiałe. Niejasne kryteria oceny mogą negatywnie wpływać na postrzeganie samego procesu oceny okresowej i prowadzić do pojawiania się wątpliwości w zakresie jej rzetelności.

Najbardziej naturalny element podlegający ocenie to umiejętności pracownika i posiadana przez niego wiedza co w kontekście oceny danej osoby może nam o niej sporo powiedzieć zwłaszcza wtedy gdy będziemy na to kryterium patrzyli z perspektywy czasu. W końcu jedną z pożądanych cech jest chęć rozwoju i to właśnie ten rozwój może podlegać ocenie gdy będziemy wraz z każdą kolejną oceną porównywali jej wyniki z wcześniejszymi i obserwowali czy pracownik aktywnie rozwija swoje kompetencje.

Skoro o kompetencjach mowa to oczywiście pod uwagę możemy brać nie tylko kompetencje twarde choć te akurat stosunkowo najłatwiej byłoby zmierzyć. Ocenie podlegać mogą również kompetencje miękkie choć tutaj kwestia oceniania ewentualnego rozwoju pracownika robi się już trudniejsza. Ocenie mogą podlegać choćby takie aspekty jak inicjatywa a więc choćby to na ile kreatywnie pracownik podchodzi do realizowanych zadań proponując samemu pewne rozwiązania, które mogą wpłynąć na sprawniejsze wywiązywanie się ze stawianych przed nim obowiązków. Innym aspektem może być umiejętność pracy zespołowej a więc choćby obszar taki jak komunikacja i jej wpływ zarówno na pracę tego konkretnego pracownika jak i efektywne działanie całego zespołu. Jak widać w ocenie okresowej możemy przyglądać się pracownikowi z wielu perspektyw jednak musimy uważać aby nie dać się zbytnio ponieść fantazji jeśli chodzi o ilość kryteriów. Każde kryterium oznacza opracowanie dodatkowych założeń określających jak w jego ramach pracownik jest oceniany.

Przykładem może być wspomniana wcześniej inicjatywa bowiem dla wielu pracodawców jej ocena może być interesująca gdyż poniekąd związana jest z poziomem zaangażowania pracownika. Jak jednak można ocenić coś takiego jak inicjatywa? Czym ona właściwie jest i jak można ocenić nie tylko to czy dany pracownik ją wykazuje lub też nie ale też poziomować określając, że dana osoba wykazuje się większą inicjatywą niż inna.

Jak często prowadzić ocenę okresową pracownika?

To jest jedno z tych pytań, na które nie można udzielić uniwersalnej odpowiedzi. W przypadku ocen okresowych musimy brać bowiem pod uwagę przede wszystkim specyfikę naszej organizacji i czy przeprowadzanie oceny okresowej np. raz na 3 miesiące nie będzie zbyt częste. W przypadku zbyt częstego prowadzenia oceny okresowej prawdopodobnie i tak nie uzyskamy danych mogących w realny sposób wpłynąć na możliwość optymalizacji funkcjonowania organizacji a być może wpłyniemy tylko negatywnie na nastroje pracowników, którzy czuć się będą zbytnio kontrolowani. Oczywiście nie jest wykluczona sytuacja gdy w danej firmie będzie konieczność dokonywania oceny okresowej raz na kwartał aczkolwiek mówimy tutaj przede wszystkim o organizacjach a właściwie to branżach o bardzo dużej dynamice zmian.

Myśląc o tym jak często prowadzić ocenę pracowniczą firmy zazwyczaj biorą pod uwagę okresy 3, 6 lub 12 miesięcy co przekłada się na ocenianie pracowników od jednego do nawet 4 razy w ciągu roku. Warto zatem spojrzeć w sposób indywidualny na swoją organizację i specyfikę jej działania oraz branży, w której funkcjonuje. Do tego należy też brać pod uwagę nastroje pracownicze i możliwy wpływ oceny okresowej na ich zmianę a także to jakie dane przede wszystkim pragniemy pozyskać i jak chcemy je w praktyce wykorzystać. Nie da się ukryć, że jeśli mamy dobrze przemyślaną kwestię tego co przede wszystkim chcemy uzyskać poprzez system ocen okresowych pracowników to częstsze ocenianie ta możliwość bardziej dynamicznego prowadzenia pewnych działań wynikających z uzyskanych informacji. Za sprawą większej częstotliwości ocen będziemy również mogli szybciej pozyskiwać dane na temat naszych działań, które podjęliśmy na przykład bazując na wynikach wcześniejszych ocen okresowych.

Musimy być świadomi tego, że ocenę okresową pracowników prowadzimy w jakimś celu. Z jednej strony chcemy spojrzeć na organizację na poziomie poszczególnych pracowników aby przekonać się jak możemy im pomóc w realizowaniu się w naszej firmie i lepszym wykorzystaniu potencjału, który posiadają. Z drugiej strony informacje pozyskane dzięki takim ocenom mogą też doprowadzić do wniosku, ze konieczne są pewne zmiany na poziomie całej organizacji czy choćby konkretnych jej obszarów. Między innymi dlatego, że ocena okresowa pracowników pozwala spojrzeć na funkcjonowanie firmy w sposób naprawdę wielopłaszczyznowy warto zadać sobie pytanie czy z oceną naszych decyzji i wprowadzanych zmian możemy czekać aż 12 miesięcy do czasu kolejnej oceny okresowej?

Trendy w wykorzystaniu oceny okresowej pracownika

Dużo już powiedzieliśmy sobie na temat oceny okresowej pozwalającej monitorować rozwój pracownika i to na ile wykorzystuje swój potencjał. Jednak to monitorowanie kojarzy się przede wszystkim z kontrolą. Dlatego właśnie gdy spojrzymy na to z perspektywy pracownika to cały system ocen pracowniczych może kojarzyć się przede wszystkim z formą bezpośredniej kontroli, której wyniki decydować będzie o tym kto zasłuży na awans czy podwyżkę a kto być może zostanie zwolniony jeśli jego wyniki nie będą satysfakcjonujące dla przełożonych.

Potencjalnych problemów jest wiele bowiem już u samych podstaw można popełnić poważne błędy związane choćby ze zdefiniowaniem realnych potrzeb co do systemu okresowej oceny pracowniczej. Co właściwie chcemy uzyskać? Jakie aspekty pracy pracownika mają podlegać ocenie? Jakie są kryteria oceny? Jakich danych potrzebujemy? Liczne pytania, które powinniśmy sobie zadać już na samym początku zapewne długo można byłoby jeszcze mnożyć. Jednak należy na nie sobie szczerze odpowiedzieć gdyż niejasne kryteria oceny czy zbyt rozbudowany system ocen skupiający się na zbieraniu danych, z których część i tak nie okaże się nam realnie potrzebna sprawią, że ocena okresowa pracownika nie będzie efektywnym narzędziem pozwalającym nam podejmować jakichkolwiek realnych działań.

Skoro o działaniach mowa to dla wielu organizacji ocena okresowa może być też przeżytkiem ze względu na stopień bezwładności bowiem zbieranie informacji raz na kilka miesięcy, pół roku czy nawet w dynamicznie zmieniającym się świecie nie pozwolą reagować odpowiednio szybko. Z drugiej strony im częściej ocenialibyśmy tym większą uciążliwością byłoby to zarówno dla samych pracowników jak i dla osób, które mają je oceniać.

Dlatego właśnie na ocenę okresową pracownika powinniśmy spojrzeć od strony założeń a więc tego co nas właściwie popycha do myślenia o wprowadzeniu systemu oceniania w organizacji albo dalszego utrzymywania go jeśli już funkcjonuje. Być może same założenia a więc chęć lepszego wykorzystania potencjału pracowników czy też reagowania na zmiany zachodzące wewnątrz firmy są słuszne a narzędzie po jakie sięgamy w postaci ocen okresowych nie jest już w obecnych czasach najlepszym wyborem?

Wspomnieliśmy już o dynamice z jaką zmienia się świat a co za tym idzie również realia w jakich działamy. W tym wszystkim nie wolno jednak zapominać o człowieku a więc istocie tak złożonej, że ciężko tak naprawdę w ocenach ciężko uchwycić tą złożoność i wszystkie czynniki wpływające na to jakim ktoś jest pracownikiem. Łatwo sobie z tego zdać sprawę choćby przy okazji rozważań nad tym co będzie brane pod uwagę w okresowej ocenie pracowniczej.

Gdy spojrzymy jednak na trendy dotyczące oceny okresowej pracownika to dostrzec możemy pewien paradoks bowiem choć jest to metoda jak na obecny już dość archaiczna i nie przystają do współczesnych realiów to i tak wiele organizacji nadal się na niej opiera. Z jednej strony może to wynikać z przywiązania do dość oczywistych założeń na jakich się to opiera a wiec przede wszystkim przywiązania do liczb, wskaźników i metryk dających poczucie kontroli nad tym co się dzieje i pozornie upraszczających podejmowanie decyzji. Niestety decyzyjność oparta na wskaźnikach to nie jest dobry kierunek.

Znacznie lepiej iść w stronę organizacji budowanej na wartościach i komunikacji gdzie nikt nikogo nie musi specjalnie kontrolować – wydaje się to utopią? Być może tak jednak pamiętajmy o tym, że aby ludzie mogli w naszej firmie funkcjonować niczym sprawny organizm to musimy im do tego stworzyć odpowiednie warunki budując w nich poczucie roli jaką pełnią w organizacji. Niestety poprzez system oceny okresowej zwłaszcza gdy wprowadzimy go w nieprzemyślany do końca sposób tą rolę potencjalnie możemy deprecjonować sprawiając, że ktoś poczuje się jedynie niczym kolejna komórka w Excelu.

Tak więc myśląc o temacie oceny okresowej pracownika naprawdę dobrze skonfrontujmy sobie wszystkie za i przeciw. Może się okazać, że ewentualne wady związane choćby z wpływem na morale pracowników nie są wcale warte potencjalnych korzyści wynikających z wprowadzenia systemu ocen.