Jak LMS zmienia szkolenia na udaną inwestycję: dlaczego tak istotne jest mierzenie ROI programów szkoleniowych?

Szkolenia korporacyjne odgrywają ważną rolę w poprawie wyników biznesowych. Na przykład badania Deloitte pokazują, że firmy, które wdrożyły kompleksowe programy szkoleń korporacyjnych, mają o 218% wyższe dochody na pracownika niż te, które tego nie zrobiły. Jednak nawet przy takich wynikach zespoły HR i L&D często stają przed wyzwaniami związanymi z uzasadnieniem budżetów szkoleniowych. 

Główne trudności wynikają z potrzeby wykazania jasnego zwrotu z inwestycji (ROI), powiązania programów szkoleniowych ze wskaźnikami biznesowymi oraz przekonania kierownictwa o długoterminowej wartości rozwoju talentów w świecie, w którym krótkoterminowe wyniki są często traktowane jako priorytet. 

W dzisiejszym artykule my, zespół LMS Collaborator, chcielibyśmy przyjrzeć się głównym wyzwaniom związanym z mierzeniem ROI programów szkoleniowych, omówić rolę platformy szkoleniowej w takich zadaniach i podzielić się wskazówkami, jak sprawić z pomocą LMS, by szkolenia były jak najbardziej udaną inwestycją. 

https://www.pexels.com

Główne wyzwania związane z mierzeniem zwrotu z inwestycji programów szkoleniowych 

• Brak dokładnych metryk 

Jednym z głównych wyzwań, z jakimi mierzą się działy HR i L&D podczas mierzenia ROI programów szkoleniowych, jest brak dobrze opracowanych narzędzi pozwalających określić, jak i co wpłynęło na produktywność pracowników. Aby śledzić takie zmiany, warto stworzyć konkretne mierniki efektywności szkoleń i wdrożyć analizę porównawczą „przed” i „po” szkoleniu. Na przykład pomiar wskaźników przed online szkoleniem (takich jak ilość wykonanej pracy, odsetek błędów lub szybkość realizacji zadań) i porównanie ich z wynikami po szkoleniu pomoże dostrzec rzeczywiste zmiany.

Ponadto firmy powinny na bieżąco przeglądać swoje metryki, aby upewnić się, że pozostają one istotne i odzwierciedlają rzeczywiste cele biznesowe. Posiadanie klarownych metryk pomoże uczynić proces szkoleń bardziej przejrzystym i efektywnym, a jego wyniki mierzalnymi i zrozumiałymi dla kierownictwa.  

• Oddzielenie wskaźników szkoleniowych od celów biznesowych

Programy szkoleniowe są często tworzone bez uwzględnienia konkretnych celów biznesowych, co oznacza, że wyniki szkoleń nie są bezpośrednio powiązane z wynikami finansowymi firmy. Zespoły HR i L&D mogą skupiać się na liczbie ukończonych kursów, certyfikatów lub wysokich ocenach uczestników, ale wskaźniki te nie zawsze odzwierciedlają wpływ na kluczowe wskaźniki biznesowe, takie jak wzrost przychodów, produktywność lub zmniejszenie wydatków. 

Dlatego ważne jest, aby zintegrować programy szkoleniowe z kluczowymi celami biznesowymi. Na przykład, jeśli celem biznesowym jest zwiększenie sprzedaży, wskaźnikiem udanego szkolenia będzie wzrost liczby pomyślnie zakończonych umów lub skrócenie cyklu sprzedaży. Dla każdego programu należy zdefiniować konkretne cele, które można łatwo śledzić za pomocą liczb, a nie tylko za pomocą ankiet lub opinii uczestników.

• Niski poziom automatyzacji przy zbieraniu danych na temat efektów szkoleń

Firmom często brakuje nowoczesnych narzędzi do zautomatyzowanego gromadzenia i analizy danych, co ogranicza ich zdolność do oceny skuteczności programów szkoleniowych. Zazwyczaj takie pomiary ograniczają się do prostych rzeczy, takich jak liczba uczestników szkoleń, liczba ukończonych programów lub wydanych certyfikatów. Nie dają one jednak pełnego obrazu i z pewnością nie mówią kierownictwu wszystkiego, co powinni wiedzieć o korzyściach płynących ze szkoleń dla ich firmy. 

Jednak wskaźniki takie jak produktywność, zmniejszenie liczby błędów lub poprawa pracy zespołowej stają się coraz bardziej wartościowe w ocenie skuteczności szkoleń. Ale jak zbierać takie dane, jeśli proces ten jest zbyt czasochłonny i niedokładny? W tym miejscu wkraczają zespoły HR i L&D z pomocą narzędzi do automatyzacji, które pozwalają im gromadzić, analizować, a nawet wizualizować dane. Mówimy tu o integracjach LMS (Learning Management System) i HRIS (Human Resource Information System), które pomagają mierzyć wpływ szkoleń na wyniki biznesowe: produktywność, adaptację i zaangażowanie pracowników.  

 

• Nieefektywne wydatki budżetowe, spadek zaufania do inicjatyw szkoleniowych

Nieefektywne wykorzystanie budżetu często wynika z faktu, że firmy inwestują w drogie kursy lub programy, podążając za trendami, a nie analizując rzeczywiste wyzwania w swoim biznesie. W rezultacie firma ponosi straty, zarówno finansowe, jak i moralne. Programy L&D przestają być postrzegane jako inwestycja. Widząc brak skuteczności, kierownictwo może po prostu obciąć budżety szkoleniowe w przyszłości lub nawet podważyć sensowność takich programów. Aby tego uniknąć, należy zawsze pamiętać o dokładnej analizie potrzeb pracowników oraz trendów i innowacji. 

A przy okazji, obecnie zespół LMS Collaborator oferuje swoim klientom bezpłatną analizę szkoleń, po której firma otrzymuje indywidualny plan przygotowany specjalnie dla niej. Oferta potrwa do czerwca 2025 roku, więc nie warto wahać się przed wysłaniem wiadomości e-mail z tekstem „Analiza szkoleń korporacyjnych” na adres alona.yavorska@equalteam.net. 

Jak LMS może pomóc przy mierzeniu ROI 

Więc jak możemy uniknąć wyżej wymienionych trudności przy mierzeniu ROI i jaką rolę może tu odegrać platforma LMS? Oto ściąga od LMS Collaborator: 

• Zautomatyzowane gromadzenie i analiza danych szkoleniowych

LMS pozwala zautomatyzować gromadzenie danych na temat udziału pracowników w programach szkoleniowych. Pomaga to śledzić postępy pracowników w czasie rzeczywistym, zmniejszając potrzebę ręcznego przetwarzania danych. Obejmuje to dane dotyczące frekwencji, ukończenia programów i interakcji z materiałami szkoleniowymi (np. czytanie artykułów, rozwiązywanie testów lub udział w dyskusjach na forum). Takie podejście zapewnia dokładność i przejrzystość w gromadzeniu informacji, które są podstawą do oceny efektywności szkoleń.

Ponadto LMS Collaborator umożliwia, na przykład, tworzenie szczegółowych raportów, które można łatwo dostosować do prezentacji dla zespołów HR i L&D. W ten sposób można jasno przedstawić kierownictwu korzyści i postępy w zakresie szkoleń korporacyjnych. 

 

LMS Collaborator zapewnia kompleksowe rozwiązanie i nie ogranicza się tylko do szkoleń, co jest szczególnie ważne, gdy firmy chcą zmaksymalizować efektywność swoich inwestycji szkoleniowych.

Kluczową zaletą systemu jest jego wielopoziomowa analityka, która pozwala śledzić zarówno wskaźniki ilościowe, jak i jakościowe. Na poziomie raportowania platforma zapewnia automatyczne łączenie danych dotyczących ukończenia kursu, wyników szkoleniowych, czasu spędzonego na szkoleniu i postępów pracowników. Umożliwia to menedżerom HR i specjalistom ds. e-learningu szybką ocenę zaangażowania pracowników i skuteczności programów szkoleniowych.

System ankiet w LMS Collaborator został zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwić ocenę szkolenia na czterech poziomach: reakcji, nauki, zachowania i wyników. Szczególnie cenna jest możliwość tworzenia niestandardowych formularzy oceny, które uwzględniają specyfikę danej organizacji i cele szkoleniowe.

Ważnym elementem jest system zbierania i analizowania informacji zwrotnych. Funkcja oceny 360 stopni pozwala na otrzymywanie kompleksowych informacji zwrotnych od menedżerów, współpracowników i podwładnych (czwarta to samoocena) na temat zastosowania zdobytej wiedzy w praktyce.

Integracja z DataStudio w LMS Collaborator zapewnia wizualizację w czasie rzeczywistym wszystkich kluczowych metryk, co upraszcza proces podejmowania decyzji w zakresie optymalizacji programów szkoleniowych i budżetów szkoleniowych. 

• Ocena postępów

Jedną z głównych zalet LMS jest możliwość oceny postępów pracowników poprzez porównanie ich poziomu wiedzy lub umiejętności przed i po szkoleniu. Jest to możliwe dzięki testom, programom certyfikacji i ocenom zadań praktycznych. Na przykład, aby sprawdzić osiągnięcia pracowników, można przeprowadzić test wstępny i powtórzyć go po ukończeniu kursu, zauważając w ten sposób postęp w wiedzy.

LMS może również śledzić wskaźniki zaangażowania, takie jak poziom aktywności podczas kursów szkoleniowych lub liczba ukończonych zadań. W ten sposób można zobaczyć ogólne trendy wśród użytkowników i osobisty sukces każdego pracownika. Zebrane informacje będą przydatne do wizualizacji wyników szkoleń (w celu budowania zaufania kierownictwa do inicjatyw L&D).

• Integracja z metrykami biznesowymi

LMS Collaborator może integrować się z innymi systemami korporacyjnymi za pomocą REST API. Może to również pomóc w integracji nauki ze wskaźnikami biznesowymi. Na przykład, jeśli pracownik ukończył kurs na temat technik sprzedaży, system może śledzić wpływ na jego wydajność: wzrost liczby transakcji, wzrost średniego paragonu lub skrócenie czasu potrzebnego na sfinalizowanie umowy.

Takie połączenie pomoże kierownictwu śledzić i oceniać skuteczność szkoleń w bezpośrednim osiąganiu celów firmy. Innymi słowy, LMS staje się narzędziem, które pomoże zrozumieć, czy szkolenie przyniosło rezultaty i jak można je ulepszyć (w tym poprzez tworzenie indywidualnych planów szkoleniowych dla pracownika). 

Dodatkowym „bonusem” LMS przy mierzeniu zwrotu z inwestycji będzie również: 

• Automatyzacja raportowania — wszystkie raporty są generowane automatycznie w czasie rzeczywistym, co znacznie oszczędza zasoby do analizy efektywności. To z kolei pomaga szybko reagować, identyfikować kluczowe trendy, podejmować decyzje, a nawet zmniejszać ryzyko związane z nieaktualnymi szkoleniami lub niedokładnymi informacjami. 

 

• Wizualizacja danych — wszystkie raporty można łatwo wizualizować w postaci wykresów, diagramów lub infografik. Narzędzie to sprawia, że pomiar ROI jest bardziej ilustracyjny dla kierownictwa i pomaga uprościć postrzeganie złożonych informacji poprzez skupienie się na głównych aspektach zagadnienia. W rezultacie działy HR i L&D mogą skuteczniej komunikować się z kierownictwem firmy na temat szkoleń.  

Wskazówki dotyczące skutecznego korzystania z LMS w celu pomiaru ROI 

• Określanie mierzalnych celów szkoleniowych (podejście SMART)

Aby w pełni wykorzystać możliwości platformy LMS, ważne jest zdefiniowanie celów szkoleniowych. Najlepszym sposobem na to jest zastosowanie podejścia SMART. Jest to formuła Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound. Oznacza to, że nie należy formułować zadania w stylu „chcemy poprawić wiedzę pracowników”. Powinno być ono sformułowane następująco: „do maja 2025 roku chcemy osiągnąć 70% poprawy skuteczności testów z wiedzy sprzedażowej wśród pracowników”.

W ten sposób uzyskamy jasny, mierzalny cel. A pracownicy lepiej zrozumieją oczekiwania wobec nich.  

• Wybór LMS z odpowiednimi funkcjami 

Warto poświęcić czas na zapoznanie się z możliwościami platformy LMS. To właśnie ono decyduje o skuteczności szkolenia. Wybierając LMS, należy zwrócić uwagę na narzędzia analityczne i możliwość integracji z innymi platformami. Dodatkowo należy ocenić możliwość tworzenia niestandardowych raportów, wsparcie dla różnych formatów szkoleń ( filmiki, testy, itp.). Na przykład LMS Collaborator oferuje funkcje zarządzania kursami online, automatyzacji procesów szkoleniowych, analizowania postępów użytkowników i zbierania informacji zwrotnych. 

A dzięki możliwości generowania automatycznych raportów, wizualizacji informacji i elastycznemu podejściu do kursów, platforma pozwala ocenić skuteczność i skorelować wyniki szkolenia z celami biznesowymi.

• Zapewnienie integracji z systemami biznesowymi

Aby w pełni zmierzyć ROI szkoleń, konieczna jest integracja platformy LMS z systemami biznesowymi lub systemami zarządzania zasobami ludzkimi (LMS Collaborator zapewnia możliwość integracji z nimi za pomocą REST API). Zapewnienie takiej integracji pozwoli porównać dane szkoleniowe z rzeczywistymi wskaźnikami biznesowymi i zautomatyzować przetwarzanie danych. Jednocześnie zmniejsza to ryzyko błędów i skraca czas na analizę. 

Dzięki takiemu podejściu można monitorować zmiany w produktywności pracowników, sprzedaży czy zadowoleniu klientów.

• Zbieranie danych i informacji zwrotnych

Jednym z kluczowych aspektów pomiaru zwrotu z inwestycji w szkolenia jest gromadzenie i analiza danych. Aby stworzyć kluczowe wskaźniki, należy wziąć pod uwagę poziom wiedzy pracowników (na przykład wyniki testów), ich zaangażowanie (częstotliwość uczestnictwa w kursach, częstotliwość przeglądania materiałów) oraz wyniki (czyli praktyczne zastosowanie wiedzy, wpływ na produktywność). Gromadzenie takich danych pozwala ocenić skuteczność programów szkoleniowych.

Najlepszym sposobem gromadzenia takich informacji są dwa sposoby: poprzez generowanie automatycznych raportów na platformie LMS oraz poprzez ankiety. Te ostatnie mogą być również organizowane automatycznie poprzez komunikację w formie formularzy, dyskusji czy wątków na forum. Wszystko to pozwala monitorować wyniki szkoleń i poprawiać ich skuteczność w odpowiednim czasie. 

 Wnioski: 

— Korporacyjne szkolenia odgrywają ważną rolę w osiąganiu wyników biznesowych, ale mimo to zespoły HR i L&D często spotykają się z brakiem zrozumienia potrzeby inwestowania w szkolenia; 

— Aby stale ulepszać szkolenia, a także zrozumieć ich wartość, ważne jest, aby mierzyć zwrot z inwestycji (ROI) w programy szkoleniowe;

— Główne wyzwania związane z mierzeniem ROI to brak jasnych wskaźników, oddzielenie wskaźników szkoleniowych od celów biznesowych, niski poziom automatyzacji i nieefektywne planowanie budżetu; 

— Aby szkolenia stały się udaną inwestycją, należy wybrać odpowiednią platformę LMS, która spełni wszystkie potrzeby; 

— LMS może pomóc w pomiarze ROI poprzez zautomatyzowane raportowanie, ocenę i integrację z innymi platformami biznesowymi;

— LMS Collaborator oferuje szeroką gamę narzędzi, które pomogą nie tylko usprawnić proces szkolenia, ale także zmierzyć jego skuteczność: raportowanie, wizualizacja, gromadzenie danych i informacje zwrotne; 

— Najważniejszą rzeczą w mierzeniu ROI programów szkoleniowych jest prawidłowe zdefiniowanie celów szkoleniowych i stworzenie odpowiednich metryk.