Skąd pomysł na HRappkę? Jak doszło do jej powstania?
HRappka początkowo powstawała jako program dedykowany dla firm zatrudniających setki pracowników (głównie agencji pracy) i generujących tysiące deklaracji PIT. Szybko jednak okazało się, że branża HR ma dużo większe potrzeby, które wymagały automatyzacji całego procesu zatrudnienia – od rekrutacji po rozliczenia. Rozwiązanie, które tworzymy, stało się wyjątkowo innowacyjne, ponieważ łączy w sobie funkcjonowanie wielu systemów jednocześnie. Jednocześnie integruje miękki HR (rekrutację, onboarding) z twardym HR (m.in. legalizacja cudzoziemców, ewidencja czasu pracy, kadry i płace). Pozwala szybko przeprowadzić cały proces rekrutacji, zatrudnienia i obsługi kadrowej pracowników.
Na rynku jest wiele różnorodnych narzędzi HR, czym HRappka wyróżnia się na ich tle?
Kompleksowością – nie ma drugiego takiego systemu dopasowanego do polskiego prawa, który łączy w sobie kluczowe procesy związane z szeroko pojętym HRem – rekrutację, onboarding pracowników, (coraz popularniejszą) legalizację cudzoziemców, ewidencje czasu pracy, wnioski urlopowe, portal dla pracowników oraz kadry i płace. Wybór odpowiednich modułów pozwala na pełne dopasowanie systemu do potrzeb firmy.
Połączenie kluczowych procesów HR w jednym systemie zostało szczególnie docenione w czasie pandemii, kiedy wiele firm zdecydowało się na przejście w tryb pracy zdalnej, czy hybrydowej. Pozwoliło to ograniczyć gubienie danych, dokumentów, czy tworzenie się luk informacyjnych (m.in. pomiędzy procesem rekrutacji a zatrudnieniem pracownika).
Jakie są główne korzyści z wykorzystania narzędzia takiego jak HRappka?
Korzystanie z systemu HRappka to ogromna oszczędność czasu i wygoda. Automatyzacja wszystkich procesów związanych z zatrudnianiem pracowników i przeniesienie ich w strefę online, znacznie usprawnia pracę działów HR. Ilość modułów HRappki pozwala na swobodne zarządzanie zasobami ludzkimi w jednym miejscu.
HRappka sprzyja lepszej komunikacji między pracownikami i kadrami, a co za tym idzie – zwiększa zadowolenie i efektywność wykonywanych zadań.
Wśród opinii na temat HRappki znaleźć można takie mówiące o ciągłym rozwoju narzędzia i wzbogacaniu go o nowe funkcjonalności. Jak więc wygląda proces rozwoju narzędzia, skąd czerpiecie pomysły na nowe funkcjonalności i jak oceniacie, które przede wszystkim warto wprowadzić?
Pomysły na nowe funkcjonalności czerpiemy przede wszystkim od naszych Klientów oraz potrzeb, jakie rodzą się w branży HR.
HRappkę tworzy interdyscyplinarny zespół pasjonatów. Wspólnie słuchamy potrzeb naszych Klientów, analizujemy je i staramy się usprawnić ich procesy poprzez wprowadzanie do systemu nowych funkcjonalności. Po wdrożeniu nowości, sprawdzamy zadowolenie Klientów i wprowadzamy ewentualne usprawnienia. Cały proces pozwala nam tworzyć intuicyjne moduły, zaprojektowane we współpracy z praktykami z branży HR.
Gdy w Polsce zaczęło brakować rąk do pracy i firmy zaczęły masowo zatrudniać cudzoziemców, stworzyliśmy moduł legalizacji cudzoziemców. Podczas pandemii proces wdrożenia pracownika online stał się mocno problematyczny, dlatego zdecydowaliśmy się wdrożyć moduł automatyzacji procesów onboardingu. Co więcej, coraz większy nacisk w branży HR kładziony jest na zadowolenie pracowników i kandydatów – moduł ankiet w HRappce pozwala sprawnie przeprowadzić badania candidate oraz employee experience.
Obecnie pracujemy nad rozwiązaniami, które automatyzują proces rozwoju pracownika w ramach organizacji – m.in. planowanie szkoleń oraz oceny pracowniczej 360.
Poza HRappką tworzymy również inne projekty, które wspomagają pracę działów HR. Jest to m.in. Baza pytań rekrutacyjnych, która zawiera przykładowe pytania rekrutacyjne podzielone na kategorie oraz ich analizę. Co więcej, uwzględnia również pytania pozwalające badać Candidate Experience oraz przygotować się do pytań, jakie mogą zadać kandydaci.
Drugim projektem jest Kalendarz kadrowego, który zawiera kalendarz z kluczowymi terminami kadrowymi oraz ich opisem. Pozwala on sprawnie zaplanować pracę osoby kadrowej oraz pamiętać o terminach. Obecnie tworzymy również system ekspertowy legalizacji cudzoziemców (na podstawie udzielonych odpowiedzi o cudzoziemcach, pokazuje metody legalizacji ich pracy w Polsce) oraz słowniczek HR, zawierający podstawowe terminy związane z pracą w branży HR. W planach, których na razie nie możemy zdradzić, mamy kolejne ekscytujące projekty dedykowane branży HR.
Zwłaszcza w dużych firmach pracownicy mogą mieć niekiedy poczucie, że dla działów HR są jedynie tylko cyframi w zestawieniach. W jaki sposób narzędzia takie jak HRappka mogą więc pomóc działowi HR lepiej dbać o pracowników i ich potrzeby?
HRappka pozwala być w stałym kontakcie zarówno z kandydatami, jak i pracownikami, co ma pozytywny wpływ na candidate experience i zadowolenie pracowników. Co ważne, wszystkie procesy, które kandydaci i pracownicy doceniają, są zautomatyzowane po stronie działu HR, dzięki czemu go nie obciążają.
Zaczynając od procesu rekrutacji, gdzie autorespondery pozwalają być w stałym kontakcie z kandydatem, poprzez proces onboardingu (dzięki któremu pracownik znacznie lepiej odnajduje się w pracy).
Funkcjonalność portalu pracowniczego umożliwia pracownikom wysyłkę zapytań do kadr, dostęp do firmowej bazy wiedzy, swoich danych osobowych, urlopowych, umów oraz pasków wynagrodzeń. Wiele potrzeb pracowników jest spełnionych po zalogowaniu się do konta pracowniczego, dzięki czemu nie narzekają oni na długie kolejki do działu HR, czy wolne odpisywanie na wiadomości mailowe.
Ponadto, możliwość wysyłania ankiet pozwala masowo weryfikować zadowolenie pracowników, ale również wychwycić problematyczne elementy i kontaktować się z pracownikami, których odpowiedzi były niepokojące.
W czasach gdy tak gwałtownie wzrosło znaczenie pracy zdalnej, jeszcze większym wyzwaniem okazuje się efektywny onboarding nowych pracowników. W jaki sposób HRappka ułatwia życie działom HR w tym zakresie?
HRappka umożliwia tworzenie procesów onboardingu, które potem można wielokrotnie udostępniać pracownikom. Pozwala to znacznie oszczędzić czas osób wprowadzających nowych pracowników w organizację oraz ograniczyć luki informacyjne. Co więcej, proces onboardingu pracownika może być przydzielony do pracownika automatycznie, np. po wygenerowaniu umowy. Jest on dostępny na jego koncie nawet po zakończeniu procesu wdrożenia, dzięki czemu w każdym momencie może on wrócić do informacji, których może potrzebować (np. jak zgłosić wniosek urlopowy).
HRappka oferuje moduł dedykowany zespołom rekrutacyjnym. Jak doskonale wiadomo rekrutacja to obecnie złożony proces, który zaczyna się tak właściwie już na poziomie działań Employer Brandingowych i nie kończy się na samej rekrutacji. W końcu mamy też choćby kwestię Candidate Experience czy feedbacku. Jak realnie Wasze narzędzie może wspierać rekrutację z perspektywy takiego rozbudowanego procesu?
HRappka posiada funkcjonalności, które wpływają na budowanie profesjonalnego wizerunku firmy oraz pozytywnego candidate expierience.
Po pierwsze, widget rekrutacyjny pozwala automatycznie wyświetlać na stronie www jedynie aktualne informacje o rekrutacjach. Nie trzeba pamiętać o dodawaniu i usuwaniu rekrutacji ze strony www. Pozytywnie wpływa to doświadczenia kandydatów w kontekście aplikowania jedynie na aktualne procesy rekrutacyjne, przez co nie tracą czasu na historyczne rekrutacje. Jest to spore usprawnienie i oszczędność czasu. Wygląd i dane na widgecie można dopasować do swoich potrzeb i wyświetlać kluczowe informacje (np. datę zakończenia aplikacji, datę rozpoczęcia pracy, lokalizację).
W pełni konfigurowalne formularze aplikacyjne pozwalają dopasować wygląd formularza do brandingu i potrzeb firmy. Mamy oczywiście domyślne formularze, jednak ich budowa pozwala na pełną personalizację.
Automatyczne autorespondery pozwalają od razu wysłać kandydatowi potwierdzenie aplikacji. W mailu można m.in. opisać kolejne kroki rekrutacji oraz przedstawić rekrutera prowadzącego proces rekrutacji. Dzięki temu kandydat czuje się zaopiekowany. Aby być w bliższym kontakcie z kandydatem, można automatycznie po zaaplikowaniu założyć mu konto kandydata w systemie.
Szablony maili pozwalają sprawniej wysyłać spersonalizowane wiadomości poprzez automatyczne pobieranie danych kandydata (jak imię, nazwa stanowiska). Zautomatyzowaliśmy również proces wysyłki maili podczas zmiany statusu aplikacji kandydata, wobec tego rekruter nie potrzebuje dużo czasu, aby udzielić kandydatowi odpowiedzi zwrotnej.
Badanie candidate experience również jest zautomatyzowane – możemy masowo wysłać ankietę zadowolenia do wybranych kandydatów. Raport odpowiedzi kandydatów przedstawiany jest w formie przejrzystych diagramów.
Nie moglibyśmy tu nie wspomnieć również o płynnym procesie przejścia z rekrutacji do zatrudnienia. Po zaakceptowaniu kandydata istnieje możliwość mailowego wysłania mu ankiety do zatrudnienia (która uzupełnia profil pracownika o dane potrzebne do umowy). Po wygenerowaniu w systemie umowy umożliwiamy jej wysyłkę do podpisu elektronicznego przez kandydata. Całe flow od rekrutacji do zatrudnienia to coś co pozwala firmie budować wizerunek nowoczesnego pracodawcy i zacząć współpracę od pozytywnego employee experience. Nie ukrywamy, że takie holistyczne podejście i możliwość przejścia przez proces zatrudnienia całkowicie zdalnie zostały szczególnie docenione przez naszych Klientów w czasie pandemii 🙂
Rozmowa została przeprowadzona z przedstawicielem HRappka, nie znacie jeszcze tego narzędzia? Najwyższa pora to nadrobić!
