Gdy na scenę wkracza Przemek Wolski to pewne jest, że będzie okazja posłuchać o sourcingu i to od bardzo merytorycznej strony. Również i tym razem w tym aspekcie nie zawiódł aczkolwiek jak to on spojrzał na temat od nieco innej strony niż można byłoby się spodziewać gdy mowa o sourcingu.
Czego można się było spodziewać po prezentacji dotyczącej sourcingu?
W końcu gdy pada hasło sourcing czy w to w kontekście prezentacji czy też szkolenia to należałoby się spodziewać, że poznamy jakie ciekawe metody na wyszukiwanie kandydatów. Być może uda się dowiedzieć jak jeszcze efektywnie wyszukiwać miejsca gdzie warto prowadzić research osób, którymi moglibyśmy być zainteresowani w ramach prowadzonych procesów rekrutacyjnych.
Jednak Przemek w swoich prezentacjach nie zwykł podążać tak oczywistymi ścieżkami i to akurat bardzo dobrze. Tym razem postanowił on zwrócić uwagę na temat swoistej higieny pracy sourcera. W końcu myśląc o takie prezentacji zapewne spodziewamy się, że poznamy nowe techniki sourcingowe, które będziemy mogli tuż po evencie wykorzystać i uczynić naszą pracę efektywniejszą.
Efektywna praca sourcera
Tutaj właśnie pojawia się słowo klucz a mianowicie efektywność bowiem Przemek już przez sam dobór tematu słusznie dał do myślenia, że przecież efektywność w pracy sourcera to szersze pojęcie niż mogłoby się nam wydawać. Odkrywanie coraz to nowych sposobów poszukiwania kandydatów, poznawanie nowych narzędzi i miejsc gdzie możemy szukać odpowiednich osób to nie wszystko.
Faktem jest, że to właśnie sam proces poszukiwania kandydatów jest w sourcingu kwestią fundamentalną. Jednak nawet gdy poznamy najbardziej skuteczne metody wyszukiwania profili osób, które mogą być w kręgu naszego zainteresowania to na co nam się one zdadzą gdy nasza codzienna praca nie będzie wystarczająco efektywna.
W końcu patrząc na wszystko tylko przez pryzmat procesu wyszukiwania kandydata patrzymy na wycinek całości naszej pracy. Jest to oczywiście bardzo istotna część tego co robimy ale to nie wszystko. Zadajmy sobie bowiem kilka pytań taki jak: “co poprzedza sam proces wyszukiwania?”, “co gdy już dotrzemy do odpowiednich kandydatów?”.
Rekrutacja to cały proces, którym trzeba umieć dobrze zarządzać. Do tego dochodzi przecież jeszcze kwestia skali bowiem w ramach jednego procesu tych kandydatów mamy niekiedy naprawdę wielu a do tego najczęściej w jednym czasie na naszych barkach spoczywa więcej niż jeden proces rekrutacyjny.
Tak więc możemy się skupiać na optymalizowaniu w nieskończoność samego procesu poszukiwania kandydatów ale co z resztą? Co z tego, że będziemy potrafili sprawnie znaleźć odpowiednich ludzi do konkretnych rekrutacji jeśli w którymś momencie zacznie przytłaczać nasz ilość informacji, którymi musimy zarządzać.
Wystarczy Excel?
Ktoś w tym momencie mógłby pomyśleć: “wow, poznam za chwilę poznam jakieś super techniki, które uczynią moją pracę znacznie wydajniejszą” i jeśli ktoś tak pomyślał to już na samym początku mógłby wydać z siebie jęk niezadowolenia gdy Przemek odpalił Google Spreadsheet.
Arkusz kalkulacyjny ma być tym co uczyni pracę efektywniejszą? Przecież większość z nas korzysta z niego na co dzień. To zapewne pierwsze myśli kotłujące się w głowie wielu osób, które spojrzałyby na to w powierzchowny sposób. Jednak nie o samo narzędzie tutaj chodzi a sposób w jaki je wykorzystamy bowiem w tym właśnie tkwi sekret.
Przemek nie miał typowej prezentacji bowiem głównie pokazywał tabelki, które u niektórych wywołują zapewne gęsią skórkę i kojarzą się z najbardziej monotonnymi aspektami pracy biurowej. Jednak on podczas tych kilkunastu minut pokazał jak te tabelki mogą nam w realny sposób ułatwić życie i sprawić, że będziemy znacznie lepiej odnajdywać się w natłoku informacji.
Sourcing ujęty w tabelkach
Już w pierwszej tabelce Przemek zademonstrował od czego można zacząć sobie organizację pracy czy to przy wykorzystaniu Excel czy Google Spreadsheet. Pierwsza tabelka przedstawiała bowiem szerokie ujęcie tematu prowadzonych rekrutacji a więc konkretnie to ile osób potrzebujemy zrekrutować w danym miesiącu i ile się już udało.
Czarno na białym widzimy więc jaki konkretnie mamy cel i jak daleko od niego obecnie jesteśmy.
O ile pierwsza tabelka stanowiła takie szerokie spojrzenie na temat na pewnym poziomie ogólności to już II tabelka to prawdziwy konkret pozwalający nam “wgryźć” się głębiej w temat.
W niej mieliśmy już wymienione konkretne stanowiska, na które obecnie prowadzone są rekrutacje. Te które są w danym tygodniu priorytetowe są dodatkowo pogrubione jako kluczowe.
Zarządzając pracą nad konkretnymi procesami rekrutacyjnymi musimy jednak wiedzieć nie tylko to, które procesy rekrutacyjne są kluczowe ale również ile czasu możemy na nie poświęcić.
Przemek w swoim arkuszu wykorzystał systemu punktowy gdzie 100 pkt oznaczało pełen etap jednej osoby. Przypisując 100 pkt przypisujemy 40 godzin pracy tygodniowo jednego sourcera. Jeśli więc ktoś w danym tygodniu na konkretny proces przeznaczy np. tylko 20 godzin to automatycznie oznacza to 50 pkt. według tej skali.
Kolejne dwie kolumny określały to ile osób potrzebujemy zatrudnić w ramach danego stanowiska oraz ile jeszcze potrzeba.
W dalszej kolejności tabela ta zawierała następujące kolumny:
- HH – czy wykorzystywana jest agencja head huntingowa?
- Out – czy dane stanowisko możemy outsorcuować?
- Push – czy wykorzystujemy ambasadorów Employer Brandingowych?
- Płatne – czy płatnie promujemy ofertę?
- Firma – nazwa firmy podawana w przypadku korzystania z agencji head huntingowej lub outsourcingu
Już na pierwszy rzut oka w takiej tabeli mamy więc wgląd w kluczowe aspekty rekrutacji na dane stanowisko. Wiemy na jakim jest obecnie etapie a także czy jest dla nas priorytetowa. Na bazie tych informacji możemy także zdecydować czy nie warto dodatkowo podpromować ofertę albo wykorzystać ambasadorów marki w ramach działań Employer Brandingowych jeśli dotąd nie było to jeszcze zrobione.
W dalszej kolejności dochodzimy do kwestii finansów, zakładając w odniesieniu do każdego stanowiska jakie revenue może nam przynieść praca zatrudnionej osoby. Są to istotne dane choćby w kontekście tego ile można zainwestować w proces poszukiwania.
Kolejna dwie kolumny odnoszą się do projektu pod kątem którego prowadzona jest dana rekrutacja. Jedna określa prawdopodobieństwo, że dany projekt wystartuje a kolejna odnosi się do typu projektu wskazując czy mamy do czynienia z rozwijaniem już istniejącego w organizacji projektu czy też z zupełnie nowym przedsięwzięciem.
Obecność kolumny Hiring Manager jest dość oczywista i wskazuje kto za dany proces odpowiada jako Hiring Manager.
W zarządzaniu takimi procesami nie może też zabraknąć dat i im poświęcone są trzy kolejne kolumny:
- Data zgłoszenia – data kiedy potrzeba została zgłoszona
- Czas realizacji – do kiedy osoba ma być “zaklepana”
- Data zamknięcia – kiedy faktycznie kandydat został zatrudniony
Dzięki tym kolumnom można jasno określić horyzont czasowy w jaki działamy. W dodatku mogą nam się w istotny sposób przydać informacje zawarte w tych kolumnach choćby do określenia ile może potrwać dany proces rekrutacyjny gdy w przeszłości prowadziliśmy już podobne.
W tabeli nie może też zabraknąć wykorzystania tych punktów o których mowa była na początku. Jeśli na dany proces przydzielimy np. 100 pkt. a więc 40 godzin w tygodniu to warto też rozpisać przydział punktów na osoby w zespole rekrutacyjnym. Dzięki temu w elastyczny sposób można zarządzać prowadzonymi procesami mając jednocześnie wgląd w to jak obłożone pracą są wszystkie osoby w zespole.
Warto pamiętać w tym miejscu o braniu pod uwagę tego czy dana osoba ze względu na swoje obowiązki jest w stanie w danym tygodniu przeznaczyć taką ilość czasu jak zaplanowaliśmy na zajęcie się daną rekrutacją.
Tabelka z kandydatami przydatna w sourcingu
Zarządzanie informacjami o stanowiskach, na które poszukujemy pracowników oraz o konkretnych procesach, które obecnie są prowadzone to jednak nie wszystko. Przemek zademonstrował również jak możemy Google Spreadsheet wykorzystać do zarządzania informacjami o znalezionych kandydatach.
Nie ma co rozwodzić się nad najbardziej oczywistymi informacjami, które znajdą się w takim arkuszu bowiem imię i nazwisko czy link do profilu na LinkedIn oraz informacje kontaktowe to podstawa.
Jednak planując stworzenie takiego arkusza warto brać pod uwagę informację o oczekiwanej pensji czy też rodzaju preferowanej umowy. Takie informacje mogą choćby pomóc określić poziom oczekiwanego wynagrodzenia na danym stanowisku. Może to nam choćby dać odpowiedź na pytanie czy pensja obecnie przewidziana dla osoby poszukiwanej w ramach danej rekrutacji daje szansę na znalezienie i zatrudnienie kogoś. Oczywiście takie dane są również niezwykle użyteczne w kontekście planowania kolejnych rekrutacji i budżetu płacowego.
Dobrze byłoby też zapisać sobie dwie kluczowe daty a więc datą znalezienia danego kandydata oraz informację o tym kiedy ostatni raz się z nim kontaktowano wraz z dopiskiem, który rekruter w firmie za ten kontakt odpowiadał.
Ciekawym rozwiązaniem, które Przemek przedstawił na przykładzie swojego arkusza jest system oznaczeń symbolizujących status danego kandydata. System ten opiera się o cyfrę i kolor, przykładowo cyfra 1 i kolor niebieski oznaczają kandydatów, z którymi skontaktowano się za pośrednictwem LinkedIn. Z kolei cyfra 5 i kolor czerwony to kandydat, z którym wprawdzie udało się skontaktować ale wprost odrzucił on przedstawioną mu ofertę.
W przykładzie pokazanym podczas prezentacji arkusz obejmował też informację o tym czy kandydat trafił już do firmowego ATSa a także kolumnę w której podawało się ewentualny powód odrzucenia oferty przez kandydata – czy była to np. za sika proponowana pensja?
W kontekście działań sourcingowych kolumną szczególnie wartą uwzględnienia w takim arkuszu jest kolumna “Method”. Oczywiście nazewnictwo jest tu już kwestią umowną, takie akurat stosował Przemek ale tak czy inaczej w kolumnie tej przechowujemy wzór zapytania, które zostało wykorzystanie do znalezienia danego kandydata. Może to być bardzo pomocne gdy za jakiś czas będziemy szukać kolejnej osoby na takie samo czy podobne stanowisko.
Zbuduj bazę potrzeb informacyjnych
Jak pokazał Przemek podczas swojej prezentacji arkusz może być też bardzo przydatny do budowy swojej listy pytań pozwalającej realnie określić potrzeby danej rekrutacji i oczekiwania wobec kandydata.
Tak lista gdy zostanie dobrze przygotowana może być bardzo pomocna już na etapie samego przygotowania ogłoszenia rekrutacyjnego i określenia kogo właściwie szukamy. Z drugiej strony czym więcej informacji będziemy posiadać tym skuteczniej będzie można odpowiadać na wszelkie pytania kandydata dotyczące choćby możliwości pracy zdalnej i zakresu takiego trybu pracy.
Twoje potrzeby – Twój arkusz
Oczywiście arkusz, który podczas swojej prezentacji pokazał Przemek to tylko przykład tego jak możemy wykorzystać Google Spreadsheet czy też Excela do zarządzania procesami rekrutacyjnymi i sourcingiem kandydatów.
To o czym opowiadał Przemek powinno być dla nas impulsem do zastanowienia się nad tym jak my obecnie zarządzamy takimi procesami w swojej firmie. Czy wykorzystujemy dedykowane oprogramowanie czy może też wspieramy się właśnie arkuszem.
Jednak nawet jeśli już wykorzystujemy arkusz kalkulacyjny do zarządzania zadaniami i konkretnymi procesami to zastanówmy się czy jego architektura informacji jest faktycznie optymalna. Czy dobrze spełnia on swoją rolę i stanowi dla nas realną pomoc czy tak naprawdę wypełnienie go to tylko dodatkowy obowiązek, który z perspektywy efektywności naszej pracy nie wnosi nic pozytywnego.
Zastanówmy się więc dobrze nad tym czego realnie potrzebujemy i jakie informacje zgromadzone w jednym miejscu i przedstawione w przejrzysty sposób mogłyby nam ułatwić pracę. Tworzenie swojego własnego arkusza zacznijmy właśnie od realnego przepracowania swoich potrzeb.
