Konferencja HR Session 2024

KPI to słowo klucz w kontekście prezentacji jaką podczas ROCDay Online przedstawił Dariusz Rak. Tematem jego prezentacji było to jak optymalizować czas rekrutacji a więc właśnie jeden ze wskaźników z perspektywy, którego możemy oceniać procesy rekrutacyjne prowadzone w organizacji.

Czym jest KPI w rekrutacji?

Zanim jednak przeszliśmy do meritum trzeba sobie było powiedzieć czym właściwie jest KPI. W kontekście rekrutacji mówimy tutaj o wskaźnikach pozwalających na skuteczne mierzenie i monitoring, jakości a także wyników działań rekrutacyjnych.

Oczywiście warunkiem jest tutaj prawidłowe wykorzystanie tych wskaźników i oraz określenie odpowiednich celów. W końcu jedną z zasad ustalania właściwych celów swoich swoich działań jest to aby były one mierzalne. Warto więc zastanowić się co możemy a także co warto mierzyć w rekrutacji.

Co możemy mierzyć w rekrutacji?

Kolejną część swojej prezentacji Dariusz poświęcił przybliżeniu kluczowych wskaźników, które możemy mierzyć w ramach procesów rekrutacyjnych. Możemy tutaj bowiem wyróżnić choćby wskaźniki takie jak:

  • Time to interview
  • Time to hire
  • Cost per hire
  • Rejection rate
  • Channel Efectiveness
  • Quality of Hire
  • Candidate Satsfaction
  • Early Employee turnover
  • Quality of Hire
  • Candidate Satisfaction
  • Early employee turnover
  • Cost of Vacancy
  • Offer Rate
  • Offer Acceptance Rate
  • Hiring Manager Satisfaction

Jak optymalizować czas w rekrutacji?

Nadszedł czas aby odpowiedzieć na pytanie zadane już w samym tytule prezentacji a więc jak mierzyć, oszczędzać oraz optymalizować czas w rekrutacji? Sporo się mówi o tym, że czas to pieniądz i bez wątpienia w zakresie rekrutacji jest to szczególnie odczuwalne. Tutaj każdy przeciągający się proces nie tylko generuje wyższe związane z trwającym wakatem na danym stanowiskiem.

Zdaniem naszego prelegenta podstawa to ATS, którego wykorzystanie to już niby standard aczkolwiek nadal w każdej organizacji jest to taka oczywistość. Jednak ATS nie wykona za nas całej pracy zwłaszcza gdy nie jest odpowiednio dobrany do naszych potrzeb.

W końcu ciężko już sobie wyobrazić odnajdywanie się w tych wszystkich procesach i dziesiątkach kandydatów, z którymi ma się styczność bez możliwości zbierania wszystkich danych w ATSie.

Analiza danych to podstawa optymalizacji wszelkich procesów i rekrutacja nie jest tutaj wyjątkiem. Jednak Dariusz zwrócił uwagę na ciekawe dane, według których świadomość w zakresie znaczenia danych i ich wpływu na efektywność działania HRu jest dość wysoka (71% firm uznaje analitykę HR za jedną z priorytetowych kwestii). Jednak problem pojawia się jeśli chodzi o realne wykorzystanie tych danych (8% respondentów badań przyznaje, że posiada użyteczne dane).

Dopiero gdy mamy konkretne dane możemy myśleć o tym co dalej i w jakich obszarach trzeba wprowadzić zmiany. Bez dobrej analityki optymalizowanie procesów HR może być niczym błądzenie we mgle i trudno wtedy oczekiwać konkretnych efektów.

Czynniki wpływające na czas rekrutacji

Sporo uwagi poświęciliśmy wskaźnikom i analityce ale w końcu musi pojawić się pytanie o to co realnie ma wpływ na czas rekrutacji. Nasz prelegent przedstawił tutaj jasny podział na czynniki zewnętrzne i wewnętrzne.

Czynniki wewnętrzne to:

  • Poprawna koordynacja zapotrzebowania na pracę
  • Przemyślany wybór zespołu rekrutacyjnego
  • Dobrze przygotowana Pula Talentów
  • Przypisanie odpowiednich ról i uprawnień w procesie
  • Opracowanie scenariusza działań dla zespołu (czas reakcji, podział ról)
  • Jasne i przejrzyste kryteria wstępnej selekcji kandydatów
  • Doskonałe kryteria oceny kandydatów po rozmowie rekrutacyjnej
  • Automatyzacja procesu komunikacji wewnętrznej (czat, powiadomienia)
  • Idealna współpraca zespołu rekrutacyjnego – aplikacja mobilna

Czynniki zewnętrzne to:

  • Strona kariery
  • Feedback – rekomendacje
  • Formularz aplikacyjny
  • Perfekcyjna optymalizacja na urządzenia mobilne
  • Czas reakcji
  • Spersonalizowana automatyzacja komunikacji

Jak widać w przypadku obu grup HR ma istotny wpływ na to jak funkcjonuje dany obszar w kontekście procesu rekrutacji. To co z pewnością odróżnia te dwie grupy to fakt, że w przypadku czynników zewnętrznych mówimy przede wszystkim o tych aspektach samej rekrutacji, które są niejako widoczne/odczuwalne przez kandydata. Z kolei mówiąc o czynnikach wewnętrznych mówimy o tych, związanych z tą częścią całego procesu, która odbywa się “pod płaszczykiem” tego wszystkiego z czym do czynienia ma kandydat.

Wpływ czynników zewnętrznych na rekrutację

Nie ulega bowiem wątpliwości, że kwestie takie jak strona kariery, formularz aplikacyjny czy optymalizacja pod urządzenia mobilne mogą mieć istotny wpływ na to czy kandydat w ogóle zdecyduje się aplikować.

Jeśli na stronie naszej organizacji jest wprawdzie zakładka kariera a lekko intuicyjna obsługa to ostatnie określenie jakiego można byłoby wobec niej użyć to nie dziwmy się, że już samo to może odstraszać kandydatów. Podobnie jest zresztą z formularzem aplikacyjnym, który może straszyć mnogością zbędnych pól do wypełnienia czy też obsługą na smartfonach, które wyraźnie może w naszym przypadku “kuleć”.

Dodatkowo za koniecznością pełniejszego spojrzenia na stronę kariery przemawiają konkretne dane, które zaprezentowane zostały podczas prezentacji. Jak się bowiem okazuje aż 86% kandydatów nie aplikuje bezpośrednio na oferty pracy ale pragnie najpierw uzyskać więcej informacji na temat potencjalnego pracodawcy. 76% ankietowanych twierdzi z kolei, że informacje zawarte bezpośrednio z ofercie pracy są zbyt skromne aby pozwolić na podjęcie decyzji o aplikowaniu.

Dane z badań Softgarden pokazują, że temat optymalizacji na urządzenia mobilne również istotnie przekłada się na efektywność zakładki kariera. 73 % użytkowników chce mieć możliwość aplikowania z wykorzystaniem urządzenia mobilnego. Jednocześnie 85 % oczekuje, że aplikowanie na mobile’u zajmie maksymalnie 10 minut gdyż tylko będą mogli ocenić taki proces jako satysfakcjonujący.

To nadal nie wszystko jeśli chodzi o dane przedstawione podczas tej prezentacji. Wyniki badań pokazują bowiem, że aż 80% potencjalnych kandydatów może nie zdecydować na aplikowanie przez sam fakt braku optymalizacji oferty na urządzenia mobilne. Z kolei 58% osób przerwało już kiedyś proces aplikowania gdyż pomimo zainteresowania ofertą zniechęcił ich właśnie brak optymalizacji tego procesu na urządzenia mobilne.

Jak widać mamy więc czarno na białym konkretne dane a pamiętać należy, że mówimy tutaj zaledwie o kilku z całej palety czynników a już one same mogą wpłynąć wydatne na czas rekrutacji za sprawą zniechęcenia części kandydatów do udziału w procesie.

Gdy do tego dodamy brak feedbacku albo bardzo długi czas reakcji z naszej strony a kandydat musi wręcz tygodniami czekać na jakąkolwiek informację co dalej z procesem to trudno się dziwić, że rekrutacja ciągnie się w nieskończoność a firma musi liczyć się z przedłużającymi się wakatami na konkretnych stanowiskach.

Wpływ czynników wewnętrznych na rekrutację

Pojawia się jednak pytanie co ma realny wpływ na to jak rekrutacja wygląda po stronie kandydata. Tutaj w grę wchodzą właśnie czynniki wewnętrzne ponieważ to właśnie one bardzo często sprawiają, że proces niepotrzebnie się przedłuża.

Dariusz zwrócił uwagę na to to, że podstawa to tak naprawdę dobrze określone zapotrzebowanie na pracę. Jeśli biznes potrafi konkretnie określić kogo potrzebuje to ułatwia to rekrutację. Gdy już rusza proces poszukiwania właściwego kandydata to warto zwrócić uwagę na to kto zajmie się tymi poszukiwaniami gdyż jak wskazał nasz prelegent również odpowiedni dobór zespołu rekrutacyjnego odgrywa istotną rolę w efektywności całego procesu.

Każda rekrutacja opiera się konkretnych kryteriach na bazie których oceniani są kandydaci i podejmowane są decyzje co do tego na ile konkretne osoby odpowiadają naszym potrzebom. Jednak aby te kryteria spełniały dobrze swoją rolę muszą być dobrane w przemyślany sposób.

Tutaj z kolei niejako wracamy do punktu początkowego ponieważ dobór tych kryteriów jest ściśle związany z tym jakie potrzeby ma biznes, który musi wiedzieć kogo tak naprawdę potrzebuje. Niby to oczywiste a jak pokazuje życie to nie zawsze w praktyce wszystko wygląda idealnie i już na tym poziomie potrafią pojawiać się problemy.

Mając już kryteria konieczne jest jeszcze określenie ich wag ponieważ jasno trzeba sobie powiedzieć, że nie wszystkie czynniki są tak samo istotne.

Kolejny krok to zaplanowanie całego procesu rekrutacji, który należy w konkretnych ramach czasowych. Zrobić to trzeba w oparciu o realne możliwości znalezienia odpowiednich kandydatów a także oczekiwania biznesu w zakresie zapełnienia obecnego wakatu. Niezwykle istotne jest aby cały proces podzielić na segmenty, które determinować będą między innymi to kiedy odpowiednie osoby będą włączane w proces rekrutacji.

Przy tej okazji warto też zaplanować system powiadomień tak aby komunikacja wewnętrzna była jak najbardziej efektywna i pozwalała na szybki przepływ informacji. Trzeba bowiem brać pod uwagę fakt, że managerowie mają też na głowie inne obowiązki niż tylko rekrutacja więc komunikacja z nimi powinna dotyczyć kwestii naprawdę z ich perspektywy kluczowych.

Spójrz na proces rekrutacji wielowymiarowo

Jak więc widać na rekrutację możemy patrzeć z perspektywy naprawdę wielu czynników a czas jest tylko jednym z nich. Jednak już sama kwestia czasu rekrutacji dobitnie pokazuje, że mówimy tutaj o pewnym systemie zależności, w którym wiele czynników wpływa na efekt końcowy.

Podczas samej prezentacji było zresztą omówione to jak wyglądają czynniki zewnętrzne w rekrutacji a jak czynniki wewnętrzne i to już pokazuje, że mamy tutaj do czynienia z przynajmniej dwiema płaszczyznami postrzegania rekrutacji.

Przede wszystkim mamy perspektywę kandydata, który z różnych względów odbiera nasz proces rekrutacyjny tak a nie inaczej i decyduje się brać w nim udział lub też nie. Właśnie te czynniki zewnętrzne dotykające bezpośrednio kandydatów są ciekawym aspektem analizowania czasu rekrutacji. Mogłoby się wydawać, że nie mają one bezpośrednio wpływu bowiem to wewnętrzne procesy i my sami prowadząc dany proces wpływamy na czas jego trwania.

Jednak czynniki zewnętrzne w istotny sposób determinują to jakie doświadczenia będzie miał kandydat w związku z uczestniczeniem w naszym procesie. Jeśli Candidate Experience będzie kiepskie to czas poszukiwania odpowiedniej osoby może się znacznie wydłużyć. Wynika to z faktu, że wiele osób tracić będziemy już na wstępie naszego procesu gdyż będą zniechęcone tym jak on wygląda.

Część osób nie zdecyduje się nawet aplikować ze względu na brak w ramach naszej zakładki kariera o których mowa był podczas prezentacji. Inni potencjalni kandydaci być może odpadną już na etapie aplikowania gdy okaże się, że formularz aplikacyjny zawiera błędy lub jest zbyt złożony a jeszcze inni zniechęceni będą brakiem jakiegokolwiek feedbacku.

Druga płaszczyzna postrzegania procesu rekrutacyjnego to nasza perspektywa jako osób zajmujących się tym procesem. Trzeba pamiętać, że to jak rekrutacja wygląda z perspektywy kandydata w znacznym stopniu wynika z tego jak mamy poukładane nasze procesy wewnętrzne. W końcu to w głównej mierze między innymi od tego jak przebiega komunikacja wewnętrzna zależy jak szybko kandydat otrzyma odpowiedź. Mówiąc wprost to co dzieje się wewnątrz naszej organizacji w zakresie procesów rekrutacyjnych ma silne przełożenie na to jak wyglądają one „na zewnątrz” a więc z perspektywy kandydata.