W obecnych czasach wiele uwagi poświęca się poszukiwaniu odpowiednich pracowników i w zasadzie całemu procesowi rekrutacji począwszy od określenia kogo właściwie szukamy poprzez same poszukiwanie i rekrutowanie osób, które najlepiej odpowiadają potrzebom organizacji. Właśnie potrzeby są tutaj kluczową kwestią bowiem podczas rekrutacji obie strony procesu mają swoje określone potrzeby i oczekiwania. Po pierwsze mamy firmę, która choćby przez wzgląd na swój rozwój potrzebuje nowych ludzi mogących pomóc w dalszej ekspansji na rynku. W oczywisty sposób firma ma określoną wizję jaka powinna być taka osoba aby sprostać oczekiwaniom wobec niej.
Po drugie mamy pracownika, który sam zgłosił się do działu rekrutacji lub takiego, do którego udało się dotrzeć poprzez działania sourcingowe. Skoro decyduje się on brać udział w rekrutacji ma określone potrzeby w zakresie rozwoju swojej kariery i liczy na to, że zmieniając pracę zostaną one zaspokojone. Dlatego właśnie taka osoba od samego początku ma pewne oczekiwania wobec organizacji i pracy w niej. Na tym etapie mówimy jednak dopiero o pewnym wyobrażeniu, które posiada kandydat choćby na podstawie informacji znalezionych w sieci. Rozmowa rekrutacyjna w siedzibie firmy jest zazwyczaj pierwszą okazją do tego aby zderzyć te wyobrażenia z rzeczywistością i przekonać się gdzie potencjalnie będzie można trafić.
Mogą się zdarzyć sytuacje gdy to właśnie to zderzenie wyobrażeń z rzeczywistością okaże się kluczowe i kandydat nie zdecyduje się na dołączenie do firmy. Możemy też mieć do czynienia z sytuacją gdy to sama organizacja odrzuci danego kandydata ponieważ wyobrażenie na temat jego i umiejętności jakie posiada zbudowane na podstawie CV będzie się miało nijak do stanu rzeczywistego. Jest to naturalny stan rzeczy i oczywistym jest, że takie sytuacje będą miały miejsce i rekrutacja ma za zadanie między innymi właśnie zidentyfikować osoby, które najlepiej pasują do organizacji nie tylko jeśli chodzi o posiadane umiejętności ale też pod kątem dopasowania do zespołu w jakim przyjdzie pracować przyszłym pracownikom. Jednak zapominamy często o tym, że rekrutacja to też proces, który powinien pomóc kandydatowi określić czy faktycznie ma do czynienia z firmą, w której naprawdę będzie chciał pracować.
Jak wyobrażamy sobie onboarding pracownika?
Myśląc o onbardingu zazwyczaj oczywiste dla nas jest, że zaczyna się on wraz z przyjściem pracownika do firmy. Czy jednak słusznie przyjmuje właśnie ten moment za faktycznie początek wdrażania danej osoby w realia funkcjonowania w naszej organizacji? Czy mimo wszystko nie dzieje się to za późno a pierwsze miesiące w nowej pracy są dopiero takim czasem na realne weryfikowanie swoich oczekiwań i wyobrażeń?
Aby odpowiedzieć sobie na to pytania musimy się zastanowić nad tym jak my właściwie postrzegamy onboarding. Czy na kwestię wprowadzenia do firmy nowego pracownika patrzymy powierzchownie a więc tylko od strony takiego organizacyjnego pokazania co i jak? Mowa tutaj o kwestiach takich jak omawianie wszelkich procedur dotyczących na przykład tego jak wygląda zgłaszanie urlopu czy do kogo ma się zwrócić w konkretnej sprawie? W takim przypadku w zasadzie można byłoby uznać, że wystarczy się tym zająć gdy nowa osoba już przyjdzie pierwszego dnia do pracy.
Jednak bardzo często to wcale nie takie kwestie organizacyjne decydują o tym, że niekiedy nawet i po paru miesiącach ktoś decyduje się opuścić organizację bo stwierdza, że jednak nie tak wyobrażał sobie pracę tutaj i oczekiwał zupełnie czegoś innego. Można byłoby próbować tłumaczyć sytuacje tym, że takie są współczesne realia rynku i być może ktoś po prostu dostał lepszą ofertę a więc nie ma sensu drążyć tematu i szukać dziury w całym. Jednak nie będziemy w stanie tak tłumaczyć w pełni wszystkich sytuacji zwłaszcza wtedy gdy nie zadamy sobie pytania o to czy za konkretnym odejściem nie kryje się jednak coś więcej.
Myśląc o typowym procesie onboardingu, w ramach którego przez pierwszych kilka dni pokazujemy pracownikowi jak ma funkcjonować w nowych dla siebie realiach myślimy tak naprawdę o jego potrzebach w krótkiej perspektywie. Zwłaszcza na początku to właśnie różnego rodzaju kwestie czysto organizacyjne będą tym co może potencjalnie uprzykrzać życie osobie, która jest nowa w firmie. Działa tutaj prosty system zależności bowiem na przykład w sytuacji gdy napotka się jakiś problem dotyczący choćby stanowiska pracy to gdy będzie wiadomo do kogo się zgłosić i problem zostanie szybko rozwiązany to nie odbije się to aż tak mocno na tym jak pracownik postrzega firmę.
Jednak z czasem i kolejnymi miesiącami spędzonymi w pracy potrzeby pracownika będą się zmieniać tak samo jak zmianie ulegać będą ewentualne problemy czy wyzwania przed jakimi staje. Czy będzie on stanie im sprostać i czy w ogóle będzie się spodziewał ich wystąpienia? Czy będą to problemy, którym choćby dzięki posiadanej wiedzy i doświadczeniu można sprostać w pojedynkę czy to w ramach zespołu? Czy jednak w pewnym momencie dotrze do przysłowiowej ściany gdzie jego oczekiwania i wyobrażenia rozbiją się o mur ograniczeń zbudowany na nieefektywnych procedurach a czasami wręcz konkretnych osobach i ich przekonaniach. Sporo tych pytań a to tylko wycinek wątpliwości jakie mogą się pojawić, które jednak łączy to, że finalnie prowadzić mogą do zniechęcenia.
W kontekście tego zniechęcenia musimy też być świadomi tego, że z samym tematem onboardingu bardzo mocno związane jest zaangażowanie. W końcu jednym z celów całego procesu „przyjmowania na pokład” nowego pracownika jest właśnie takie wprowadzenie go aby mógł bez przeszkód zaangażować się w życie firmy i być jej częścią. Gdybyśmy chcieli spojrzeć na onboarding przez pryzmat wskaźników, które powiedzą nam coś więcej na temat tego czy jest prowadzony dobrze czy źle to między innymi właśnie zaangażowanie powinno zwrócić naszą uwagę. Samo w sobie być może nie powie nam zbyt wiele aczkolwiek gdy spojrzymy sobie na to jak prezentuje się z perspektywy stażu pracy w firmie to tutaj już może się zacząć robić ciekawie.
Przypomnijmy sobie to o czym wspominałem nieco wcześniej a więc fakt, że w typowym procesie onboardingu realnie odpowiadamy na te potrzeby, które występują u pracownika w kontekście zorganizowania się w strukturach nowej firmy. Tutaj dochodzimy tak naprawdę do punktu, w którym trzeba sobie uświadomić, cała ścieżka kariery pracownika w ramach danej organizacji jest podzielona na pewne etapy.
Czym tak naprawdę powinien być onboarding?
Przychodzi więc czas na to aby zastanowić się czym tak naprawdę powinien być onboarding. Czy nadal powinniśmy go postrzegać na poziomie wprowadzenia pracownika w realia funkcjonowania w firmie w okresie pierwszych paru dni czy może maks miesiąca? Jeśli chcemy sobie skutecznie odpowiedzieć na to pytanie i określić jasno definicję onboardingu musimy zastanowić jaki właściwie jest cel działań onboardingowych.
Skuteczne wprowadzenie pracownika do firmy tak aby jak najszybciej był w stanie realizować zadania jakie są przed nim postawione – to chyba odpowiedź, która w najbardziej oczywisty sposób ciśnie się tutaj na usta. Mowa o skutecznym wprowadzeniu ale co właściwie w tym wypadku będziemy mogli powiedzieć, że proces wprowadzania pracownika do firmy był skuteczny albo nie, co w tym wypadku jest realnym miernikiem tej skuteczności?
Rola onboardingu pracownika w budowania jego zaangażowania
Słowo klucz to tutaj zaangażowanie i to ono powinno przyświecać nam jako cel, do którego dążymy poprzez swoje działania. Badania zaangażowania w firmach nie są dziś czymś specjalnie zaskakującym aczkolwiek pojawia się kwestie tego na ile dogłębnie firmy analizują wyniki takich badań. Czy wyciągając jakiekolwiek wnioski potrafi się spojrzeć na dostępne dane z szerszej perspektywy? Musimy być świadomi tego, że współczesne środowisko pracy to tak naprawdę niezwykle złożony ekosystem oparty często na ogromnej ilości przeróżnych zależności. Dodatkowo wiele tych zależności trzeba jeszcze umieć postrzegać z perspektywy szerszego horyzontu czasowego.
Coś co dzieje się teraz a więc na przykład właśnie spadek tego zaangażowania pracownika wcale nie musi być w bezpośredni sposób efektem tego co dzieje się tu i teraz. Być może aby poszukać przyczyn tej obecnej sytuacji należy cofnąć się sporo wstecz gdyż mogła mieć swój zaczątek wiele tygodni temu. Kto wie czy na przykład do pojawienia się jakiegoś realnego problemu nie doprowadził brak jakiegoś szkolenia czy też wytłumaczenia pewnych kwestii. Patrząc z jeszcze szerszej perspektywy weźmy pod uwagę fakt, że problemem samym w sobie mogło być już wyobrażenia na temat firmy i swojego stanowiska jakie dana osoba miała w momencie przyjścia do firmy.
Z oczekiwaniami i wyobrażeniami mamy do czynienia po obu stronach a więc zarówno od strony firmy wobec pracownika, którego się zatrudnia jak i od strony pracownika wobec firmy. Firma zatrudniając kogoś oczekuje że zyskuje osobę, która stanie się częścią społeczności organizacji i poprzez swoje kompetencje, doświadczenie i wartości wniesie wartość dodaną. Jednak nie zawsze wszystko idzie idealnie i czasami już na etapie rekrutacji widać, że wizerunek kandydata wykreowany przez niego w CV jednak rozmija się z rzeczywistością.
Czasami też już po zatrudnieniu okazuje się, że dana osoba jednak nie dogaduje się odpowiednio z zespołem albo pomimo posiadania naprawdę dobrych kompetencji nie potrafi z jakiegoś powodu ich właściwie wykorzystać. W takim wypadku można byłoby stwierdzić, że firma miała określone wyobrażenie pracownika i oczekiwania wobec niego lecz niestety poległy one w zderzeniu z rzeczywistością. Kwestią otwartą było to co było przyczyną takiego stanu rzeczy, czy wpływ na to miał sposób w jaki kandydat sam kreował swój wizerunek być może wręcz przeceniając to co ma realnie do zaoferowania.
Jednak dokładnie taki sam mechanizm działa też w drugą stronę gdy spojrzymy na to z perspektywy kandydata a potem pracownika. Skoro ktoś decyduje się szukać sobie nowej pracy to stoją za tym jakieś konkretne powody, na temat których z pewnością można byłoby stworzyć naprawdę obszerne opracowanie. Dla jednej osoby powód zmiany pracy będzie najbardziej oczywisty a więc będą to finanse, dla innej będzie to środowisko pracy a dla jeszcze innej brak możliwości rozwoju w miejscu gdzie obecnie pracuje.
Onboarding pracownika jako droga od oczekiwań do rzeczywistości
Bez względu na powód odejścia z firmy będą z niego w oczywisty sposób wynikały pewne oczekiwania z jakimi dana osoba będzie przystępowała do rozglądania się za nową pracą. Mają one znaczenie już na samym początku procesu poszukiwania nowego miejsca zatrudnienia gdyż właśnie te oczekiwania będą determinowały to do jakich firm ktoś będzie gotowy kandydować a jakie już na starcie być może zdecyduje się odrzucić. Sporą rolę w tym wszystkim będzie odgrywało wyobrażenie na temat danej firmy bo przecież to właśnie ono będzie konfrontowane z oczekiwaniami kandydata i będzie zapadała konkretna decyzja związana z tym czy warto sobie w ogóle zawracać głowę tematem aplikowania do danej firmy czy to zdecydowanie nie jest to czego oczekuje.
Gdy te wyobrażenia i oczekiwania jednak będą się ze sobą w miarę pokrywać to jest realna szansa, że taka osoba będzie zainteresowana pracą w danej firmie. Wtedy przychodzi czas na rekrutację będącą idealną okazją do tego aby bezpośrednio skonfrontować te oczekiwania i wyobrażenia obydwu stron. To właśnie rekrutacja pełni rolę takiego filtra mającego najlepiej już na wstępnym etapie odsiać osoby, które nijak nie pasują do organizacji i oczekiwań na danym stanowisku. Tych etapów rekrutacji niekiedy jest nawet kilka i służą one zazwyczaj weryfikacji tego co realnie kandydat może zaoferować organizacji i czy jest naprawdę najlepszą osobą na stanowisko, na które obecnie jest wakat.
Onboarding nie zaczyna się pierwszego dnia w firmie – to dłuższy proces
Tak więc patrząc tak na to łatwo dostrzec, że od pierwszego kontaktu z marką swojego potencjalnego pracodawcy do pierwszego dnia w nowej firmie wiedzie pewien proces. Już w ramach tego procesu poprzez wiele punktów styku dana osoba może poznawać firmę i budować sobie w głowie jakieś jej wyobrażenie dotyczące nawet tego jak potencjalnie będzie wyglądał ten pierwszy dzień. W ten sposób również kandydat zyskuje pewne oczekiwania wynikające choćby z tego jak firma sama się kreuje poprzez media społecznościowe czy inne kanały komunikacji.
To jest właśnie kluczowe jeśli chcemy odpowiedzieć sobie na pytanie: „Czym tak naprawdę powinien być onboarding?” bowiem powinien on być ścieżką, która wprowadza kogoś w świat organizacji pełniąc już na pierwszych swoich etapach również rolę filtra poprzez przedstawianie odbiorcy rzeczywistych realiów z jakimi będzie musiał się mierzyć tak aby sam odpowiedział sobie na pytanie czy chce pracować w tej konkretnej firmie i z tymi ludźmi. Dlatego Employer Branding oraz rekrutacja powinny być traktowane jako elementarna część procesu onboardingowego mając do odegrania w nim określone role.
Rola Employer Brandingu w onboardingu
Wspomniałem już o tym, że onboarding, który rozciąga się od momentu pierwszego kontaktu odbiorcy z marką pracodawcy. Można więc śmiało powiedzieć, że tak naprawdę pierwsze kroki w procesie onboardingowym stawia się już na poziomie strategii EB. Poprzez świadome budowanie marki pracodawcy możemy skutecznie zaprosić użytkownika do świata naszej marki pokazując mu „od środka” jak funkcjonuje organizacja i budując stopniowo tą świadomość tego na co będzie musiał być gotowy gdyby zdecydował się pracować dla nas.
Myśląc o naszej marce w kontekście przyciągnięcia kandydatów musimy już na etapie planowania wszelkich działań spojrzeć na ten temat bardziej wielowymiarowo. Celem Employer Brandingu jest nie tylko przyciągnięcie uwagi potencjalnych kandydatów ale też stopniowe wprowadzanie już w świat organizacji tych, którzy mają mocne przekonanie, że warto podjąć u nas pracę. Niby w strategii EB jest to standard bowiem jednym z jej założeń jest przecież pokazywanie firmy „od środka”.
Zazwyczaj jednak wszelkie działania w ramach procesu budowania marki pracodawcy realizujemy przede wszystkim w perspektywie przyciągnięcia kogoś przez co nie jest wcale takie pewne, że przy tej okazji uda się również skutecznie pokazać firmę komuś kto został już przez nas skutecznie przyciągnięty. Czy myślimy o naszych odbiorcach tylko jako o kandydatach czy już jako o pracownikach? Wydaje się, że to przecież stosunkowo niewielka różnica aczkolwiek w procesie onboardingu może mieć fundamentalne znaczenie.
W tym miejscu możemy też natrafić na spory problem dotyczący marki pracodawcy związany z tym na ile to jak się kreujemy ma pokrycie w rzeczywistości. Czy tworzymy tak naprawdę nierealny wręcz obraz tego jak funkcjonujemy, który dla osoby przychodzącej do nas okazuje się brutalnym zderzeniem ze ścianą? Nie powinno być dla nikogo niczym odkrywczym, że w ramach Employer Brandingu powinniśmy przede wszystkim stawiać na autentyczność. Kreowanie odrealnionego wizerunku pociąga za sobą nie tylko ryzyko wizerunkowe ale też może przełożyć się na zaangażowanie bo istnieć będzie ryzyko, że do organizacji trafiać będą osoby spodziewające się zupełnie czegoś innego niż zastaną w rzeczywistości.
W kontekście Employer Brandingu i onboardingu pamiętajmy zatem przede wszystkim o tym aby planując działania patrzeć na odbiorców naszych działań nie tylko w kontekście przekształcenia ich w kandydatów ale również później w pracowników.
Rekrutacja jako element onboardingu
Employer Branding, o którym była mowa przed chwilą oczywiście jest niezwykle ważny w kontekście onboardingu aczkolwiek musimy pamiętać o tym, że to jeszcze nie wszystko. Z jednej strony mamy obszar EB mający za zadanie być magnesem przyciągającym kandydatów a z drugiej strony świat pracownika, który już przychodzi do organizacji. Jest jednak jeszcze coś pomiędzy i tym czymś jest rekrutacja, która jest ważnym ogniwem w łańcuchu powiązań pomiędzy „światem zewnętrznym” a wnętrzem organizacji. W końcu to właśnie rekrutacja jest dla osoby, która dojrzała już do decyzji o aplikowaniu pierwszym, realnym kontaktem z tym jak firma, o której do tej pory miało się tylko jakieś wyobrażenie wygląda od środka.
Jeśli w ramach działań Employer Brandingowych zbytnio naginaliśmy rzeczywistość to na etapie rekrutacji następuje pierwsza weryfikacja tego jaki wizerunek sobie wykreowaliśmy. To jest ten etap gdy jako firma decydujemy czy chcemy z kimś pracować czy też nie. Jednocześnie tak samo w tym momencie nasz kandydat decyduje o tym czy faktycznie chce pracować dla nas. Dopytując i obserwując przebieg samego procesu oraz naszą organizację, którą może odwiedzić przy okazji rozmowy rekrutacyjnej kandydat uzyskuje informacje dopełniające jego dotychczasowe wyobrażenie naszej firmy.
Musimy zatem być świadomi tego, że rekrutacja jest istotną częścią naszych działań na wielu płaszczyznach. Najbardziej oczywiste zadanie jakie stawiane jest przed działem rekrutacji to pozyskiwanie najlepszych pracowników odpowiadających swoimi kompetencjami potrzebom jakie mamy w kontekście danego stanowiska. Gdy jednak spojrzymy nieco głębiej dostrzeżemy, że jest to kwestia o wiele bardziej złożona bowiem rekrutacja jest też elementarną częścią naszego Employer Brandingu. W końcu nawet jeśli kandydata nie zatrudnimy to wraca on rynek z określonymi doświadczeniami związanymi z procesem rekrutacyjnym w którym uczestniczył a one przekładają się na to jak postrzega naszą firmę.
Mamy oczywiście też sytuację gdy dana osoba zostaje zatrudniona i w takim wypadku to właśnie rekrutacja jest już początkiem budowania jego doświadczeń jako pracownika i przygotowania do tego co go czeka.
Od rekrutacji do pierwszego dnia – zapomniany etap onboardingu pracownika
Dzięki działaniom Employer Brandingowym udało nam się dotrzeć do odpowiednich kandydatów i poprzez przemyślany proces rekrutacyjny udało nam się zrekrutować tych najlepszych naszym zdaniem. Przychodzi wreszcie moment prawdy a więc pierwszy dzień nowych pracowników w firmie a więc moment gdy wreszcie można spotkać swój zespół i pogadać z ludźmi, którymi spędzi się kolejne miesiące a nawet i lata. Zazwyczaj to też moment gdy można zobaczyć całe biuro i spędzić w nim pierwszy pełny dzień. Nowe otoczenie, nowi ludzi a być może też zupełnie nowe obowiązki a więc dla wielu tak naprawdę zetknięcie z nową dla siebie rzeczywistością. Nic zatem dziwnego, że przed tym pierwszym dniem odczuwa się strach, będący w dużej mierze obawą przed nieznanym bo w końcu nie wiemy jaki będzie ten pierwszy dzień i co nas tak naprawdę wtedy czeka.
Nie zapominajmy, że te obawy są częścią doświadczenia pracownika i choć są naturalne to możemy spróbować je zredukować tak aby doświadczenie, które już na tym etapie będzie miał było jak najbardziej pozytywne. Wiele w tym zakresie można zrobić już na poziomie Employer Brandingu a więc od pierwszego momentu kontaktu z naszą marką. W końcu EB pełni między innymi rolę informacyjną dostarczając informacji na temat naszej firmy i odpowiadająca wręcz na pewne pytania oraz rozwiewając wątpliwości jakie mogą się pojawiać. Podobnie jest z rekrutacją w przypadku której też jednym z zadań jest a przynajmniej powinno być rozwianie wszelkich wątpliwości jakie jeszcze może mieć kandydat.
Rekrutacja się jednak kończy i co dalej? Zostaje wybrana konkretna osoba, która jednak w zdecydowanej większości przypadku nie zaczyna pracy natychmiastowo tylko ma pewien okres wypowiedzenia, który musi minąć abyśmy mogli już powitać ją oficjalnie w naszych progach jako nowego pracownika. Zwyczajowo można założyć, że będzie to miesiąc i przez ten miesiąc jeszcze nasz nowy pracownik będzie w takim swoistym zawieszeniu niby już będzie naszym nowym pracownikiem aczkolwiek jeszcze nie będzie mógł się w pełni czuć częścią naszej organizacji. Dopiero gdy przyjdzie pierwszego dnia dostanie potrzebne dostępy i będzie wdrażany w to jak korzystać z narzędzi jakie otrzyma do dyspozycji.
Czas jaki mija od zakończenia rekrutacji do pierwszego dnia w naszej firmie można z powodzeniem wykorzystać do tego aby już dbać o zaangażowanie pracownika i choćby bliższe przedstawianie mu co go czeka. Wiele tutaj zależy od naszej kreatywności i tego jak efektywnie wykorzystamy ten czas aby z jednej strony już w jakimś stopniu wdrożyć pracownika w zakres jego obowiązków angażując go przy tym tak aby już na tym etapie czuł się częścią organizacji poznając już lepiej wartości na jakich opieramy swoje działanie w praktyce.
Pierwszy dzień w firmie jako kluczowy moment onboardingu pracownika?
Ten pierwszy dzień jest wręcz mityczny w kontekście onboardingu bo to on jest zazwyczaj kojarzony jako początek procesu onboardingowego. Napotykamy tutaj jednak na zasadniczy problem związany przede wszystkim z tym jak często wygląda ten „typowy” onboarding. Mnóstwo informacji, zasad, procedur serwowanych w skondensowanej dawce na przestrzeni kilku dni. To bez wątpienia nie brzmi zachęcająco i niestety można mieć wątpliwości co do takiej formy zapoznawania pracownika z zasadami funkcjonowania w firmie i dostarczaniem mu wszelkiej wiedzy, która to funkcjonowanie może ułatwić.
Zazwyczaj podczas takich szkoleń mających na celu wprowadzenie pracownika w różne niuanse pracy można zadawać pytania i jest się wręcz do tego zachęcanym. Problem jednak w tym, że ta ilość informacji z jakimi nowa osoba się styka jest na tyle duża, że potrzebny jest czas aby na spokojnie sobie to wszystko poukładać. Dlatego właśnie pytania mogą się pojawić dopiero po pewnym czasie zwłaszcza w sytuacji gdy mówimy o kwestiach czysto praktycznych gdy wiedza, która nie jest w praktyce wykorzystywana może szybko przepaść w zakamarkach pamięci. Jeśli wiec proces przyswajania takiej wiedzy rozłożymy bardziej w czasie i rozpoczniemy go jeszcze przed pierwszym dniem w firmie to realnie zwiększamy szansę na to, że pracownik pierwszego dnia przyjdzie już z konkretnymi pytaniami czy wręcz listą kwestii, które budzą jego wątpliwości a szkolenia czy spotkania onboardingowe będą mogły być lepiej ukierunkowane już na konkretne jego potrzeby.
Myśląc o tym rozciąganiu procesu przyswajania wiedzy potrzebnej do odnalezienia się w nowych realiach powinniśmy popatrzeć w dwie strony. Mówimy tutaj o aspekcie onboardingu kojarzonym z pierwszymi dniami w nowej firmie. Spójrzmy zatem wstecz a więc na wspomniany już dosłownie chwilę wcześniej okres pomiędzy zakończeniem rekrutacji a początkiem pracy – jakie mamy możliwości dostarczenia już pewnych informacji na tym etapie nie musząc czekać z nimi wcale do momentu aż dana osoba pojawi się już w firmie? Pomyślmy też o rozciągnięciu horyzontu czasowego, w ramach którego serwujemy te wszystkie informacje w drugą stronę.
Warto w tym miejscu przemyśleć założenie, że te wszystkie informacje muszą być przekazane koniecznie w ciągu pierwszych 2 czy 3 dni. Być może z pewnej wiedzy pracownik i tak nie będzie miał okazji skorzystać już na samym początku i nic się nie stanie gdy zdobędzie ja nieco później. Warto byłoby priorytetyzować szkolenia z jakimi musi się mierzyć nowy pracownik skupiając się na początku na tych, które faktycznie dotyczą aspektów jego codziennego funkcjonowania w firmie a więc na przykład systemów, z których będzie korzystał w ramach realizowania swoich obowiązków.
Kiedy kończy się onboarding pracownika?
Przeszliśmy już praktycznie przez całą ścieżkę onboardingu, który jak widać nie jest jedynie tym skromnym wycinkiem mającym swój początek w ramach przyjścia do firmy i kończącym się kilka dni później. Pora zatem na zadanie sobie pytania: kiedy właściwie kończy się ten proces onboardingowy? W końcu patrząc na to z perspektywy roli jaką jest wprowadzenie nowej osoby w realia funkcjonowania w strukturach organizacji to kiedyś przychodzi ten moment gdy jest on już w pełni gotowy do realizowania swoich obowiązków. Po pewnym czasie pracownik może działać w pełni efektywnie mając wszelkie potrzebne dostępy i wiedzę między innymi na temat kluczowych procedur. Jednak czy takie postrzeganie roli onboardingu jest właściwe? Już wcześniej przekonaliśmy się, że warto spojrzeć na niego z szerszej perspektywy zwłaszcza w kontekście zaangażowania ludzi pracujących w naszej firmie.
Stopniowe odkrywanie firmy jako podstawa onboardingu pracownika
Co by było gdybyśmy założyli, że onboarding jest tak naprawdę procesem odkrywania firmy krok po kroku gdzie każde następne posunięcie zmierza do rozwiązania jakiejś zagadki. Taki proces uświadamia jak wiele jeszcze jest do odkrycia angażując pracownika w coraz lepsze poznawanie organizacji, która niczym człowiek skrywa swoje sekrety i tajemnice. Postrzeganie tematu od tej strony w naturalny sposób łączy się też z tematem rozwoju i zdobywania nowej wiedzy gdyż właśnie poprzez proces onboardingowy rozumiany w ten sposób można dodatkowo stymulować rozwój pracownika i jego głód wiedzy. Z pewnością niezłym pomysłem mogłoby być uczynienie z procesu onboardingu takiej wewnętrznej gry, w ramach której przed daną osobą stawiane są coraz to nowe misje. W końcu grywalizacja potrafi być naprawdę angażująca stawiając w perspektywie szereg wyzwań i jasno wskazując kolejne cele, za którymi wprost idzie rozwój różnych kompetencji.
W ramach onboardingu pracownika nie nauczymy go wszystkiego natychmiast
Nie zapominajmy również o tym, że nigdy nie da się nauczyć wszystkiego wiele tematów wychodzi „w praniu” w ramach realizacji bieżących zadań. Mogą to być mniej typowe sytuacje/wyzwania, których wystąpienia nie dało się tak łatwo przewidzieć. Jednak rolą dobrze zaprojektowanego procesu onboardingu jest reagowanie na takie sytuacje. Niezwykle użyteczna może być tutaj również baza wiedzy, która z jednej strony odnosi się do tematów poruszanych w ramach typowych szkoleń onboardingowych a z drugiej rozwija wiele tematów i porusza dodatkowe. Warto popracować tutaj nad formą a więc nie ograniczać się tylko to treści tekstowych ale pomyśleć też o tutorialach wideo pokazujących krok po kroku jak radzić sobie z określonymi wyzwaniami.
Onboarding to wsparcie a to nigdy się nie kończy
Onboarding to też sztuka reagowania na wyzwania z jakimi pracownik musi mierzyć się w toku kariery w organizacji bowiem po naszej stronie jest zapewnienie mu właściwego wsparcia. Dlatego właśnie to też jest w pewien sposób odpowiedź na pytania kiedy kończy się ten cały proces wdrażania nowego pracownika bowiem czy możemy przestać wspierać osobę będącą częścią naszej firmy? Faktem jest, że w pewnym momencie nowa osoba powinna stać się w pełni samodzielna i nie możemy na każdym kroku wskazywać palcem co i gdzie ma zrobić jednak powinna czuć, że w razie potrzeby może liczyć na wsparcie organizacji.
Pasywny a aktywny onboarding pracownika
W kontekście onboardingu warto jeszcze zwrócić uwagę na jego pasywne oraz aktywne oblicze. Myśląc o aktywnym mówimy o tych wszystkich działaniach, które podejmujemy z własnej inicjatywy chcąc jak najlepiej przygotować pracownika. W tym przypadku mowa o aktywnym onboardingu jednak trzeba być świadomym również tego, że będziemy mieli do czynienia z sytuacjami gdy to pracownik będzie wychodził z inicjatywą i komunikował konkretne potrzeby w kontekście niezbędnych mu informacji czy wiedzy. Musimy odpowiednio wcześniej zadbać o przygotowanie na takie sytuacje projektując różne ścieżki postępowania. Takie ścieżki powinny jasno przewidywać tok postępowania w konkretnych sytuacjach prowadząc na przykład do konkretnych materiałów we wspomnianej już wcześniej bazie wiedzy. Należy mieć świadomość, że baza wiedzy ma pewien skończony zasób informacji przygotowanych w oparciu o potrzeby, których jesteśmy świadomi. wskazujące jasno do kogo ewentualnie można zaadresować jakiś problem czy potrzebę jeśli taka wiedza nie jest powszechnie dostępna w organizacji a dodatkowo jakiś problem jest wyjątkowo specyficzny.
Rola Intranetu w onboardingu pracownika
Intranet w firmie nadal często jest postrzegany w kategoriach „jest to jest” i wielu pracowników sporadycznie do niego zagląda nie widząc realnej wartości dla siebie. Jest to przede wszystkim jeden z podstawowych kanałów komunikacji pomiędzy organizacją a pracującymi w niej osobami. Komunikacja to jednak tylko wstęp do prawdziwych możliwości jakie może zaoferować Intranet. Temat bazy wiedzy przewijał się już wcześniej i myśląc o tym jak taką bazę wiedzy wdrożyć właśnie warto przychylnym okiem spojrzeć na firmowy Intranet. To właśnie z niego można uczynić takie miejsce gdzie znaleźć można wszelkie kluczowe informacje i wiele firm właśnie tak już teraz robi. Czy jednak dostęp do tych informacji jest intuicyjny a więc czy mając konkretny problem lub pytanie da się szybko uzyskać odpowiedź?
Projektując Intranet czy to patrząc na niego całościowo czy z perspektywy bazy wiedzy powinniśmy właśnie zwrócić uwagę na to jakie mogą być ścieżki poruszania się po nim użytkowników. Dla niektórych kluczowym aspektem pozwalającym na dotarcie do wszystkiego co istotne będzie przemyślana nawigacja oparta na logicznej strukturze różnych obszarów treści jakie dostarczamy pracownikom. Jednak ktoś inny będzie wolał skorzystać z wyszukiwarki wpisując konkretne zapytanie i oczekując rzetelnej odpowiedzi w postaci, których potrzebuje informacji. Kwestią otwartą pozostaje w tym wypadku to jakie wyniki wyszukiwania otrzyma taki użytkownik i czy spełnią one jego oczekiwania.
Bez względu na to czy ktoś woli wyszukiwarkę czy jednak nawigowanie po konkretnych tematach lub kategoriach kluczowe jest to aby zdawać sobie sprawę z tego, że za ścieżkami poruszania się użytkowników po Intranecie stoi konkretna wartość informacyjna. Dzięki analizie tego jak użytkownicy korzystają z takiej bazy informacji w firmie przede wszystkim możemy ją udoskonalać tak aby docieranie do konkretnych informacji było jeszcze łatwiejsze. Jednocześnie możemy lepiej przyjrzeć się potrzebom osób w naszej organizacji analizując jakie materiały w bazie wiedzy cieszą się szczególnym zainteresowaniem a także na jakie inne podstrony przeklikują się co pozwala lepiej poznać zależności pomiędzy potrzebami a także to jak jedna potrzeba może wynikać z innej. Dzięki temu możemy zyskać cenną wiedzę dotyczącą tego czy na przykład w jakiś obszarach nie powinniśmy usprawnić naszej komunikacji albo czy jakieś zagadnienia nie wymagają objęcia dodatkowym pakietem szkoleń.
W kontekście cennych danych prawdziwą skarbnicą wiedzy na temat naszej organizacji może się okazać wewnętrzna wyszukiwarka. Żyjemy w epoce Google gdy dla ludzi korzystanie z wyszukiwarek jest czymś zupełnie oczywistym i stanowią one dla nich naturalny interfejs dostępu do informacji. W Intranecie poprzez taką wyszukiwarkę ludzie mogą pytać o przeróżne rzeczy a gdy na te zapytania spojrzymy w kontekście onboardingu to będziemy mogli się przekonać jakich informacji w naszym procesie być może brakuje. Zastanówmy się na tej podstawie czego w naszym procesie onboardingowym mogło zabraknąć albo na co nie został położony dostatecznie duży nacisk.
W kontekście oceny efektywności onboardingu pracowników w firmie Intranet może się okazać znacznie cenniejszym źródłem informacji niż najlepsze nawet ankiety. W końcu w Intranecie użytkownik dostarcza nam informacji na swój temat niejako przy okazji realizowania swoich potrzeb a więc gdy zaoferujemy mu realną wartość w zamian dostaniemy bezcenne informacje wynikające z jego aktywności.
Onboarding pracownika przy wykorzystaniu maila?
Skoro przy okazji Intranetu zeszliśmy już z onboardingiem na warstwę komunikacyjną w organizacji to zwróćmy uwagę również na maile. W końcu email to podobnie jak Intranet również jeden z kanałów komunikacji pomiędzy organizacją a pracownikiem. Można zatem przemyśleć na ile dałoby się i ten kanał wykorzystać w kontekście wprowadzania do organizacji nowej osoby. Jedno z najbardziej oczywistych zastosowań to wykorzystanie odpowiednio przygotowanego mailingu do wskazania jak korzystać z Intranetu i gdzie w nim są najważniejsze informacje na początek.
Można również przygotować serię maili, które zwłaszcza w początkowym okresie pobytu w firmie będą stanowiły formę dodatkowego tutoriala na temat tego jak poradzić sobie w firmie. Oczywiście warto pamiętać aby tymi mailami nie bombardować zbytnio pracowników bowiem za duża ilość wiadomości sprawi, że zaczną one być ignorowane. Musimy też pamiętać o tym aby w danym mailu nie przesadzać z ilością informacji jakich chcemy dostarczyć. Komunikacja onboardingowa w tym kanale powinna być rzeczowa i konkretna a po więcej informacji możemy na przykład kierować do bazy wiedzy w naszym Intranecie.
Faktem bowiem jest, że nie każda informacja zawarta w takim onboardingowym mailingu będzie tak samo istotna dla każdego nowego pracownika. Osoby na różnych stanowiskach mają różny zakres obowiązków i stają przed różnymi wyzwaniami związanymi z różnymi potrzebami w zakresie informacji jakie mogą im być potrzebne do realizacji nawet tych codziennych wyzwań. Dlatego mailing onboardingowy traktujmy raczej w kategoriach takiego swego rodzaju drogowskazu, który dostarcza tylko najbardziej podstawowych informacji a przede wszystkim wskazuje gdzie i co można znaleźć.
W kontekście maili możemy też wykorzystać dane jakich dostarcza nam Intranet jeśli chodzi o potrzeby pracowników, które widać poprzez to czego w nim szukają. Warto rozważyć możliwość wysyłki takiego cyklicznego mailingu, w którym będziemy poruszać kwestie, którymi zainteresowanie wyraźnie widać w danych. Dzięki takiemu podejściu możemy skutecznie zadbać nie tylko o te osoby, które rozpoczynają karierę w naszej organizacji ale również te będące już u nas jakiś czas mające również swoje pewne potrzeby czy problemy, które będziemy mogli właśnie lepiej poznać i zaadresować dzięki danym z naszego Intranetu.
