Co to jest ATS?
Zacznijmy od tego, że jak łatwo się domyślić jest to skrót a jego rozwinięcie to applicant tracking system, a więc system śledzenia kandydatów. W czasach gdy tyle mówi się o prywatności, wzmianka o śledzeniu może nasuwać złe skojarzenia, jednak spokojnie w tym wypadku śledzenie należy postrzegać nieco inaczej.
Jak wygląda rekrutacja?
Zadaniem systemu ATS jest pomóc w sprawnym zarządzaniu procesami rekrutacyjnymi prowadzonymi w firmie. Wyobraźmy sobie taki typowy proces rekrutacyjny, na jego początku mamy ogłoszenie rekrutacyjne, które trzeba przygotować i opublikować często w wielu miejscach.
Po publikacji ogłoszenia zaczynają spływać CV, z których trzeba wyławiać interesujących kandydatów. Gdy już mamy kandydatów, którzy wydają się dobrze pasować na dane stanowisko, trzeba się z nimi skontaktować, a następnie umawiać rozmowy rekrutacyjne.
Oczywiście komunikacja nie kończy się na pierwszym kontakcie i może być prowadzona telefonicznie, za pośrednictwem SMSów, a także mailowo. Do tego kandydaci podlegają ocenie a co do poszczególnych kandydatur czy to po analizie CV, czy już na etapie rozmowy rekrutacyjnej ma się konkretne uwagi, które dobrze byłoby gdzieś zachować.
Warto tutaj jeszcze wspomnieć o fakcie, że w proces rekrutacyjny często zazwyczaj zaangażowanych jest więcej osób, a nie tylko sam rekruter. W końcu w tym wypadku klientem działu rekrutacji jest biznes, który zgłasza zapotrzebowanie na konkretnego pracownika i bardzo często będzie chciał uczestniczyć choćby w ocenianiu kandydatów.
Często potrzebna jest też osoba, która weryfikować będzie kompetencje kandydata w kontekście stanowiska, na jakie aplikuje. To wszystko sprawia, że trzeba w rekrutacji uwzględnić także obszar komunikacji pomiędzy osobami, które są zaangażowane w dany proces rekrutacyjny po stronie firmy.
Do tego dochodzi jeszcze baza kandydatów, którą warto prowadzić, gdyż może się okazać, że ktoś, kogo odrzuciliśmy kiedyś w jakimś procesie rekrutacyjnym, teraz idealnie pasuje do aktualnej rekrutacji i profilu pracownika, jakiego poszukujemy.
Jak działa ATS?
Patrząc z perspektywy tego całego procesu rekrutacji, warto spojrzeć na to, jak działa system ATS bowiem może on cały proces naprawdę bardzo wspomóc. Pamiętajmy o tym, że działy rekrutacji niekiedy prowadzą naprawdę wiele rekrutacji jednocześnie, a to nie ułatwia sprawnego zarządzania tak złożonym procesem.
ATS daje możliwość multipublikowania ogłoszeń rekrutacyjnych
Przede wszystkim ATS daje nam możliwość publikowania ogłoszenia rekrutacyjnego w wielu miejscach. Jest to więc idealne rozwiązanie, gdy chcemy nasze ogłoszenie rekrutacyjne opublikować na kilku wiodących portalach z ogłoszeniami o pracę a do tego jeszcze a kilku specjalistycznych job boardach i dodatkowo dodać informację w mediach społecznościowych.
Za sprawą wykorzystania systemu ATS możemy zaoszczędzić naprawdę sporo czasu. Mówiąc wprost, w takim przypadku przygotowujemy nasze ogłoszenie rekrutacyjne, a następnie wybieramy tylko, gdzie ma zostać opublikowane i gotowe, nasze ogłoszenie wkrótce widoczne będzie w wielu miejscach, gdzie trafić na nie mogą potencjalni kandydaci.
Możemy zarządzać zakładką kariera z poziomu systemu ATS
Miejscem, gdzie zazwyczaj lądują nasze ogłoszenia rekrutacyjne, jest również strona internetowa naszej firmy a konkretnie zakładka kariera. W końcu to tam w dość naturalny sposób kandydaci mogą szukać informacji o tym, na jakie stanowiska obecnie rekrutujemy.
Jednak aktualizowanie zakładki kariera na stronie internetowej kojarzyć się może z koniecznością ręcznego dodawania nowych ogłoszeń i usuwania starych, a to w oczywisty sposób zajmuje czas.
Jednak wykorzystując system ATS możemy zautomatyzować ten proces i poziomu systemu zarządzać również ogłoszeniami widocznymi na stronie internetowej naszej firmy.
Analiza CV w systemie ATS
Kiedyś mogłoby to być wręcz nie do pomyślenia, ale obecnie rozwój technologii daje nam możliwość automatycznego analizowania napływających CV. W przypadku dużej liczby napływających kandydatur może to być wręcz nieoceniona funkcja ATSa, ponieważ z jednej strony znacznie ułatwia dodawanie kandydatów do bazy, a z drugiej daje jeszcze większe możliwości porównywania kandydatur.
ATS a zarządzanie bazą kandydatów
Baza kandydatów to jedna z kluczowych funkcji systemów ATS, gdyż sprawne zarządzanie kandydatami i komunikacją z nimi to podstawa efektywnej rekrutacji. Z jednej strony musimy mieć możliwość efektywnego zarządzania kandydaturami, jakie napływać będą po dodaniu ogłoszenia rekrutacyjnego.
Wcześniej już wspomnieliśmy o automatycznym analizowaniu CV, ale istotna jest też możliwość tagowania w ATSie kandydatur, oceniania ich czy też dodawania notatek. W kontekście procesu rekrutacyjnego i poszczególnych jego etapów niezwykle przydatna jest także możliwość łatwego nadawania statusów konkretnym kandydatom. Dzięki temu wiemy, którzy kandydaci zostali już odrzuceni na danym etapie, a którzy przeszli dalej i konieczne może być np. umówienie następnych rozmów rekrutacyjnych.
Oczywiście baza nie byłaby w pełni użyteczna, gdyby nie możliwość jej przeszukiwania i w tym aspekcie systemy ATS wręcz prześcigają się w zakresie oferowanych funkcjonalności. Oczywiście im więcej kryteriów wyszukiwania udostępnia nam konkretne narzędzie tym lepiej.
Warto przy okazji zwrócić również uwagę na te ATSy, które nawet idą krok do przodu i potrafią same choćby na podstawie umiejętności podpowiadać nam, którzy kandydaci rozpatrywani przy okazji wcześniejszych rekrutacji są warci uwagi przy okazji aktualnego procesu.
Sprawna komunikacja z pomocą systemu ATS
To na co często zdarza się narzekać kandydatom w kontekście rekrutacji, w których uczestniczą to kwestia komunikacji i zwłaszcza feedbacku od rekrutera. Kwestią na osobny artykuł jest to czy brak feedbacku wynika bardziej z braku czasu i zbytniego obłożenia rekrutera zadaniami, czy też braku dobrej woli.
Tak czy inaczej, w zakresie komunikacji system ATS może bardzo wspomóc rekrutera. Przede wszystkim dzięki niemu w jednym miejscu mamy całą historię korespondencji z każdym kandydatem. Dzięki temu w razie potrzeby łatwo jest odszukać wiadomość z jakimiś istotnymi informacjami, a także zarządzać tym, komu już odpisaliśmy, a z kim trzeba się skontaktować.
Rekruter musi jednak często komunikować się nie tylko z kandydatami, ale też z osobami wewnątrz firmy. Mowa tutaj choćby o przełożonym osoby, która będzie zatrudniania czy też osobach, które biorą udział w weryfikacji kompetencji kandydata. Również tutaj sprawna komunikacja jest niezwykle ważna i przepływ informacji może mieć istotny wpływ na to, jak sprawnie przebiegnie dana rekrutacja.
Obsługa systemu poleceń poprzez ATS
Nie da się ukryć, że ciekawą metodą na pozyskiwanie kandydatów jest również system poleceń pracowniczych. W końcu polecenia naszych pracowników czy też ludzi z zewnątrz mogą nam pomóc dotrzeć do osób, do których inaczej moglibyśmy nie trafić, choćby ze względu na fakt, że będą to kandydaci pasywni. Takie osoby same być może dowiedzą się o naszej organizacji właśnie od kogoś, kto nas poleci jako ciekawe miejsce pracy.
Systemy ATS oferują rozwiązania wspierające zarządzanie programem poleceń i to zarówno gdy mowa o systemie wewnętrznym, jak i zewnętrznym. Bez względu więc na to, czy będziemy opierać się na poleceniach pracowników naszej firmy, czy ludzi z zewnątrz ATS może znacznie nas wspomóc, oferując gotowe rozwiązania dające możliwość wdrożenia takiego systemu.